Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Vervreemding en dequisitie

Vervreemding

Vervreemding is het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager. Vervreemding is geregeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 (AW) en in artikel 7 van het Archiefbesluit. 1995 (AB). Er zijn 2 soorten.

1. Vervreemding vóór overdracht aan een openbare archiefbewaarplaats.

Hiervoor is een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist. Voordat er een machtiging kan worden gegeven, beoordeelt de minister of na vervreemding de toegankelijkheid en openbaarheid van de archiefbescheiden is gewaarborgd. In beginsel wordt alleen een machtiging voor vervreemding aan een zorgdrager (in de zin van de Archiefwet) verleend. Vervreemding aan archiefbeherende instellingen en documentatiecentra is niet uitgesloten. In dat geval moet de betreffende zorgdrager daarbij eerst dezelfde deskundigen betrekken als bij het ontwerpen van een selectielijst. Zie: artikel 2 van het Archiefbesluit.

Een aanvraag voor een machtiging kan schriftelijk worden gericht aan de algemene rijksarchivaris, postbus 90520, 2509 LM Den Haag.

2. Vervreemding ná overdracht aan een openbare archiefbewaarplaats 

Vervreemding van een in een openbare archiefbewaarplaats liggend overheidsarchief kan alleen na machtiging van degene die opdracht tot overbrenging heeft gegeven.

Om het cultuurhistorisch erfgoed te spreiden is voor bepaalde categorieën archieven door de voormalige zorgdragers een machtiging gegeven voor vervreemding. Het gaat om::

  • DTB-registers, Registers van Eigendomsovergang, Archieven van Gaarders en Ontvangers der Gemene Middelen en Archieven van Weeskamers; machtiging van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur d.d. 13-1-1997, kenmerk 97.19.FCJK/CB
  • Rechterlijk Archieven van vóór 1811, Notariële Archieven van vóór en ná 1811 en de in enkelvoud opgemaakte bijlagen bij aktes van de Burgerlijke Stand; machtiging van de minister van Justitie d.d. 1-12-1997 kenmerk 658954/897
  • Archieven van de Kamers van Koophandel van vóór 1922; machtiging van de minister van Economische Zaken dd. 12-09-1996 kenmerk IZ/DIV 96056066.

Een verzoek tot vervreemding van een archief behorend tot een van de bovengenoemde categorieën moet schriftelijk worden ingediend bij de algemene rijksarchivaris door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente in kwestie of de door deze gemachtigde gemeentearchivaris, directeur van een RHC of door het dagelijks bestuur van een streekarchief.

Dequisitie

Behalve door vervreemding kunnen archieven ook om andere redenen permanent worden verwijderd uit de eigen collectie. Het gaat voornamelijk om:

  • opzeggen van een overeenkomst van bewaring van een particulier archief
  • overbrenging van een archief van het Rijk naar een bewaarplaats in een andere provincie vanwege wijziging van provinciegrenzen.