Beperkingen openbaarheid

In reactie op vragen van Tweede Kamerlid Roemer over het dossier van Klaas-Carel Faber dat zich in het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging op het Nationaal Archief bevindt, heeft de minister-president op 27 oktober jl. een brief aan de Tweede Kamer gestuurd. Daarin zegde hij toe dat de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap nader onderzoek zou verrichten naar de mogelijkheid van ontheffing van het verbod op raadpleging van dit dossier voor slachtoffers en nabestaanden. Dat onderzoek is inmiddels afgerond. Op 25 november stuurde staatssecretaris Zijlstra de Tweede Kamer een brief, waarin hij de resultaten van zijn onderzoek en de specifieke mogelijkheid tot inzage van het CABR-dossier van Faber toelicht.

De overheid houdt teveel documenten onnodig geheim, aldus de heer Davids tijdens de achtste Ketelaarlezing. De voorzitter van de Commissie van Onderzoek besluitvorming Irak, mr. Willibrord Davids, hield op 7 oktober de jaarlijkse Ketelaarlezing. Daarin sprak hij kritische woorden over de rubricering en derubricering van overheidsdocumenten.

Voor archieven die zijn gevormd door een particulier persoon of instelling, kan de openbaarheid uitsluitend beperkt zijn, in de overeenkomst die is gesloten met de eigenaar van het archief.

Ook al is een archiefstuk niet openbaar, toch kan men in bepaalde gevallen inzage krijgen. Dat is in de Archiefwet geregeld.

In de meeste gevallen moet men daarvoor aan enkele voorwaarden voldoen. Voorbeelden zijn: een bewijs van overlijden van de betrokkene of een bewijs van diens toestemming voor inzage.

Het overgrote deel van de archieven die in het Nationaal Archief worden bewaard, is volledig openbaar. Al deze stukken zijn zonder meer door bezoekers in te zien in de studiezaal.

De afweging of een particulier archief al dan niet opgenomen wordt in de collectie van het Nationaal Archief, wordt gemaakt op basis van het acquisitieprofiel van de archiefbewaarplaats.

Ook de eigenaar van een particulier archief  - een persoon, familie, stichting of vereniging - wil soms de openbaarheid van het archief beperken, bijvoorbeeld in verband met de priva

Volgens artikel 15 t/m 17 van de Archiefwet kan de zorgdrager, dat is de persoon of instantie die de archieven gecreëerd heeft,  bij de overbrenging van archiefmaterialen beperkingen stellen aan de openbaarheid. Hiervoor moet de zorgdrager advies vragen aan de beheerder van de archiefbewaarplaats. De zorgdrager geeft, met redenen omkleed, de gewenste beperking op de openbaarheid aan waarna de beheerder van de archiefbewaarplaats advies (zoals bedoeld in de Algemene Wet Bestuursrecht) uitbrengt.

De algemene regel is dat de archieven in archiefbewaarplaatsen openbaar zijn en kosteloos kunnen worden geraadpleegd. Op de openbaarheid kunnen zowel bij overheidsarchieven als bij particuliere archieven echter uitzonderingen van toepassing zijn.