Alle archieven of delen daarvan (de zogenaamde archiefbescheiden) die voldoen aan de geldende normen van goede, geordende en toegankelijke staat komen in aanmerking voor overdracht. Deze normen staan beschreven in de volgende brochures:
Duurzaamheid
Gebruik van archiefmateriaal
Goed archiefbeheer vereist het gebruik van deugdelijk materiaal. De eisen aan het archiefmateriaal waren opgenomen in de ministeriële regeling duurzaamheid archiefbescheiden. Per 1 april 2010 is de Archiefregeling 2009 leidend.