Ook al is een archiefstuk niet openbaar, toch kan men in bepaalde gevallen inzage krijgen. Dat is in de Archiefwet geregeld.
In de meeste gevallen moet men daarvoor aan enkele voorwaarden voldoen. Voorbeelden zijn: een bewijs van overlijden van de betrokkene of een bewijs van diens toestemming voor inzage.
De Archiefwet biedt de mogelijkheid om archieven eerder of later dan de genoemde termijn over te brengen. Een reden voor vervroegde overbrenging kan zijn dat de archieven niet meer worden gebruikt in de overheidsadministratie en bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats makkelijker voor het publiek ter beschikking komen.
Vóór de overbrenging zal het Nationaal Archief ook formeel een advies geven over de Openbaarheid en toegankelijkheid van het archief na de overdracht. Bovendien moeten ook formele stappen worden genomen voordat de overbrening kan worden afgerond, met name de verklaring van overbrenging.
De overheid vormt archieven tijdens werkprocessen. Daarmee documenteert ze hoe taken zijn verricht. Alle overheidsorganen vallen onder de Archiefwet. Dit betekent dat ze moeten voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen ten aanzien van hun archiefvorming en -beheer.
Met overheidsorganen bedoelen we:
Een archief maakt pas deel uit van de rijkscollectie als het aan het Nationaal Archief is overgedragen. Na overdracht wordt het archief ter beschikking gesteld aan het publiek. Dat kan fysiek op de studiezaal, digitaal via de website, of beide.
De archiefinspecties van het Rijk (Erfgoedinspectie), de provincies en de gemeenten houden toezicht op overheidsarchieven: www.archiefinspectie.nl.