Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Persoonsgegevens bewaren?

Bijzondere persoonsgegevens

Vaak wordt gedacht dat de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vernietiging van met name bijzondere persoonsgegevens verplicht stelt. Dat is niet zo. De Wbp stelt dat bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld over ras of politieke gezindheid) moeten worden verwijderd als ze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor de verantwoordelijke organisatie ze heeft verwerkt. Verwijdering kan echter ook plaatsvinden door overbrenging van het betreffende bestand naar een archiefbewaarplaats. Dit is vastgelegd in artikel 2a van de Archiefwet.

Toegankelijkheid

Of een bestand of bestanddeel met bijzondere persoonsgegevens uiteindelijk in een archiefbewaarplaats terechtkomt of wordt vernietigd, hangt af van de waardering die dat bestand heeft gekregen volgens een vastgestelde selectielijst. Na overbrenging naar een archiefbewaarplaats is zo'n archiefbestand of deel daarvan voorlopig alleen toegankelijk voor (of met toestemming van) de betrokkenen en voor wetenschappelijk onderzoek. Als de betrokken personen zijn overleden, mag in de regel iedereen het bestand raadplegen.

Criteria

Omdat persoonsgegevens voor later historisch onderzoek vaak van groot belang zijn, heeft het Nationaal Archief in samenwerking met het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis (ING) een aantal criteria geformuleerd voor het steekproefsgewijs bewaren van door de overheid gevormde persoonsdossiers. De criteria zijn vastgelegd in de nota Persoonsdossiers: een geval apart en moeten worden gehanteerd bij het waarderen van bestanden die uit persoonsdossiers bestaan.