Eisen selectielijst
De verplichting tot het ontwerpen van een selectielijst is uitgewerkt in de artikelen 2 t/m 5 van het Archiefbesluit 1995. De volgende eisen betreffen de vorm en inhoud van een selectielijst:
- De lijst is voorzien van een titel die duidelijk aangeeft op welk overheidsorgaan de selectielijst betrekking heeft;
- De lijst bevat een opsomming van de taken van het overheidsorgaan;
- De kern van de lijst is een systematische opsomming van zowel de te bewaren als de te vernietigen categorieën archiefbescheiden;
- Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, vermeldt de lijst na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd;
- De categorieën kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld, bijvoorbeeld:
- naar de organisatie en daarbinnen naar verschillende categorieën archiefbescheiden die naar hun inhoud gelijksoortig zijn
- naar beleidsterreinen en daarbinnen naar actoren, taken en handelingen
- naar beleidsterreinen en daarbinnen naar informatiestromen waarin archiefbescheiden een functie vervullen
- De lijst is voorzien van een toelichting die verantwoordt op welke wijze bij het opstellen van de lijst rekening is gehouden met:
- de taak van het overheidsorgaan
- de verhouding van het overheidsorgaan tot andere overheidsorganen
- de waarde die de archiefbescheiden hebben als bestanddeel van het cultuurhistorisch erfgoed
- het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek
- De toelichting bevat een verslag van het over de lijst gevoerde driehoeksoverleg en een verslag van de bij het ter inzage leggen van de conceptlijst gevolgde procedure.