Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Pilot prioritering en versnelling archiefbewerking

In totaal is 148 miljoen euro beschikbaar gesteld om binnen tien jaar schoon schip te maken en de papieren archieven van rijksoverheid (circa 800 km) die tussen 1976 en 2005 zijn gevormd te waarderen, te selecteren, te bewerken dan wel te vernietigen. Zonder een grondige aanpassing van de selectiemethode zal naar schatting 50 jaar nodig zijn om deze enorme hoeveelheid archieven te selecteren en te bewerken. Dat is niet alleen onbetaalbaar, maar maatschappelijk gezien volstrekt onaanvaardbaar. Overheidsarchieven uit de periode 1976-2005 die pas 30, 40 of 50 jaar na dato beschikbaar komen, zijn nauwelijks betekenisvol als instrument waarmee verantwoording voor het handelen kan worden afgelegd. Een nieuwe selectieaanpak voor de overheidsarchieven is daarom een vereiste, een aanpak die een versnelling oplevert zonder dat aan kwaliteit wordt ingeboet. 

De doelstelling

Voor de toekomstige informatiehuishouding van het rijk ontwikkelt het Nationaal Archief momenteel een nieuwe methode van selecteren en waarderen die bestaat uit drie waarderingsinstrumenten: een systeemanalyse, een trendanalyse en een risicoanalyse. In deze pilot worden deze waarderingsinstrumenten toegepast op reeds gevormde archieven en wordt onderzocht of hiermee een versnelling in de archiefbewerking gerealiseerd kan worden. Die versnelling wordt gezocht in het prioriteren van archiefbestanden voor bewerking. Zo kan er voor worden gezorgd dat de meest waardevolle archiefbestanden voor het kunnen reconstrueren van het overheidshandelen worden geïdentificeerd en veiliggesteld door deze voorrang te geven in de bewerking.

Betrokken partijen

Het ministerie van VROM en het Nationaal Archief hebben gezamenlijk de opdracht verstrekt voor de pilot. Naast deze twee partijen had de Projectorganisatie Doc-direkt i.o. zitting in de Stuurgroep van de pilot. Bij de uitvoering van onderdelen van de pilot waren de Centrale Archiefselectiedienst en de Haagse Vestiging Archiefbewerking betrokken.

De pilot en de instrumenten

Voor de pilot diende het archief van het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) als testcase (ca. 15 kilometer). Het waarderingsinstrumentarium bestond uit drie analyses: de systeemanalyse, de trendanalyse en de risicoanalyse.
De systeemanalyse zorgde voor een solide basis. Met deze analyse werden de informatieobjecten aangewezen, die van belang zijn om het handelen van de overheid op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren. Tevens werden de basisregistraties aangewezen, die van cruciaal belang zijn als bron voor de Nederlandse samenleving.
Doel van de historische trendanalyse was om de informatieobjecten aan te wijzen, die verband houden met een bijzondere maatschappelijke ontwikkeling of kwestie.
De risicoanalyse bracht in kaart welke informatie voor de zorgdrager van vitaal belang is. Vanuit een risicogestuurd perspectief werd beoordeeld welke informatie voor het ministerie onontbeerlijk is om te functioneren (bedrijfsvoering) en naar behoren verantwoording af te kunnen leggen (zowel in juridische, politieke, financiële als maatschappelijke zin).

Dit waarderingsinstrumentarium is toegepast op de resultaten van de zogenaamde prioriteringsschouw: het overzicht van de archiefbestanden bij VROM met basisgegevens over archiefbestand en archiefvormer. 

De aanpak

  1. Uitvoering en toepassing van de drie analyses van het waarderingsinstrumentarium. Tevens uitvoering van de prioriteringsschouw
  2. Uitkomsten van de waarderingsinstrumenten koppelen aan de resultaten van de prioriteringsschouw
  3. Opstellen van de conclusies.

Eindrapport

Het eindrapport van de pilot is in september 2010 verschenen.

Lees het Eindrapport Pilot prioritering en versnelling archiefbewerking en bijlage 4 daarbij, de Trendanalyse Milieu 1976-2005 (uitgevoerd door onderzoeksbureau Research voor Beleid).