Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Vaststellingsprocedure selectielijsten

De procedure voor het opstellen van een selectielijst is gebaseerd op de artikelen 5 en 9 van de Archiefwet 1995 en in de artikelen 2 t/m 5 van het Archiefbesluit. Een overheidsorgaan is zelf verantwoordelijk voor het opstellen en indienen van een (ontwerp-)selectielijst die voldoet aan de wettelijke eisen.

Start vaststellingstraject

Namens de algemene rijksarchivaris begeleidt het Nationaal Archief het vaststellingstraject. Het overheidsorgaan neemt eerst schriftelijk contact op met de algemene rijksarchivaris. Nadat contact is gelegd met het Nationaal Archief, moet de zorgdrager een formeel verzoek tot vaststelling van de selectielijst (laten) indienen bij de minister van OCW. Voor dit verzoek, dat loopt via de algemene rijksarchivaris, zijn een productbeschrijving en 2 modellen beschikbaar; een model-indieningsbrief voor een primaire zorgdrager en een model-indieningsbrief voor een secundaire zorgdrager.

Vervolgstappen

Het Nationaal Archief voert in eerste instantie een kwaliteitstoets uit, waarin wordt nagegaan of de selectielijst voldoet aan formele voorwaarden. Indien nodig laat het Nationaal Archief door een deskundige een historisch-maatschappelijke analyse uitvoeren. In het driehoeksoverleg worden vervolgens de gemaakte keuzes met betrekking tot de waardering van archiefbescheiden besproken door de verschillende betrokken partijen. Als een akkoord is bereikt over de selectielijst, gaat deze 6 weken ter inzage. Ook wordt de Raad voor Cultuur gevraagd om advies te geven over de selectielijst. Wanneer de eventuele vragen voortgekomen uit de terinzagelegging en het advies van de Raad voor Cultuur zijn beantwoord, kan de lijst worden vastgesteld.