Belangen goed afwegen
Bij het opstellen van een selectielijst moet rekening worden gehouden met de belangen die kleven aan archiefbescheiden. Lees hierover meer bij Waardering en selectie: waar gaat het om? Om die belangen goed te kunnen afwegen, moeten alle betrokkenen hun inbreng kunnen leveren. Daarom bepaalt het Archiefbesluit in artikel 3 dat bij het ontwerpen van een selectielijst met betrekking tot overheidsinformatie specifieke deskundigen worden betrokken:
- een of meer functionarissen die op de hoogte zijn van de organisatie en taken van de betreffende organisatie;
- een of meer functionarissen die kennis hebben van de informatiehuishouding en de aard van de informatie, naast informatiebeheerders kan bijvoorbeeld ook een WOB-functionaris of privacy-officer worden ingeschakeld;
- (een vertegenwoordiger van) de algemene rijksarchivaris.
Driehoeksoverleg
Vanwege de betrokkenheid van deze drie partijen staat deze fase van het vaststellingstraject bekend als het driehoeksoverleg. De deelnemers aan het driehoeksoverleg doen waarderingsvoorstellen voor de handelingen die zijn opgenomen in de betreffende selectielijst. Als de ingediende selectielijst betrekking heeft op archiefbescheiden van gemeenten, provincies en waterschappen, moeten ook de provinciale archiefinspecteurs en in bepaalde gevallen een waterschapsarchivaris of een gemeentearchivaris worden betrokken bij het overleg.