Direct naar Navigatie Direct naar Zoeken Direct naar Inhoud

Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Vernietiging

Wat?

Op basis van artikel 3 van de Archiefwet 1995 hebben zorgdragers de plicht archiefbescheiden die in een vastgestelde selectielijst zijn aangemerkt als ‘te vernietigen’ ook werkelijk te vernietigen. Daarnaast stelt artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 dat van de vernietiging een verklaring met een specificatie van vernietigde archiefbescheiden moet worden opgesteld.

Waarom en hoe?

De specificatie geeft niet alleen aan om welke archiefbescheiden het gaat maar ook op welke grond en op welke manier ze zijn vernietigd. Het Nationaal Archief gaat uit van een specificatie per categorie archiefbescheiden. In verband met de bewaartermijnen is het belangrijk dat in de specificatie ook de data van de archiefbescheiden zijn opgenomen. De verklaring moet zorgvuldig worden bewaard in het archief van de organisatie.

Afweging?

De vernietiging van archiefbescheiden moet altijd een wettelijke grondslag hebben. Archiefbescheiden mogen dan ook alleen worden vernietigd op basis van de vastgestelde selectielijst. Aan archiefbescheiden van de overheid kleven vaak belangen voor de personen die daarin voorkomen. Het zou daarom niet behoorlijk zijn als informatie van de overheid vernietigd wordt zonder dat daaraan een zorgvuldige afweging vooraf is gegaan.