Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Wat is selectie?

Een archief 'opschonen' gebeurt door middel van selectie. Selectie is een noodzakelijk onderdeel van een goede informatiehuishouding. Het stelt een informatiebeheerder in staat om archiefbescheiden te verwijderen die voor zijn organisatie overbodig zijn.
Bij de overheid is archiefselectie verplicht. Alleen door middel van selectie is het mogelijk een overheidsarchief in de wettelijk vereiste, goede, geordende en toegankelijke staat te houden of te brengen. Volgens de Archiefwet moet elk overheidsorgaan selectielijsten opstellen voor zowel de papieren als digitale archieven. Deze lijsten bestrijken alle door de overheid geproduceerde informatie.

Vernietiging of overbrenging

Selectie bepaalt de bestemming van archiefbescheiden: ze worden ofwel vernietigd (V) ofwel bewaard (B). Bescheiden die zijn aangemerkt voor blijvende bewaring, moeten na twintig jaar worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, zoals het Nationaal Archief. Een te bewaren dossier wordt overgebracht als het laatste stuk twintig jaar oud is. Daarnaast is ook vervroegde overbrenging of opschorting van overbrenging mogelijk.

Bij de bescheiden die in aanmerking komen voor vernietiging, moet in de selectielijst een termijn worden vermeld. Termijnen voor vernietiging lopen uiteen voor verschillende soorten archiefbescheiden en variĆ«ren tussen de drie en de vijfenzeventig jaar.

Een informatiebeheerder bij de overheid heeft dus twee mogelijkheden voor het verwijderen van bescheiden en het op orde houden van de informatiehuishouding:

  • vernietiging
  • overbrenging.

Openbaar voor burgers

Selectielijsten kunnen ook voor burgers belangrijk zijn. De lijsten zijn openbaar en geven een goed overzicht van de informatie die bij de overheid ligt, welke informatie de overheid bewaart en wanneer bepaalde informatie wordt vernietigd. Die kennis kan bijvoorbeeld belangrijk zijn bij het indienen van een verzoek om inzage in overheidsinformatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob-verzoek). Met een selectielijst kan de burger ook achterhalen of bepaalde informatie al in een openbare archiefbewaarplaats aanwezig is of zou moeten zijn.

Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat te vernietigen informatie ook werkelijk wordt vernietigd en daarmee echt verdwijnt. Als een bewaartermijn is verstreken, moeten de bescheiden zo snel mogelijk worden vernietigd. Dat kan alleen aan de hand van de selectielijst. Overheidsbescheiden die niet in een selectielijst zijn opgenomen, mogen tot die tijd niet worden vernietigd. De overheid mag dus niet zomaar informatie laten verdwijnen. Lees meer over de regels voor vernietiging.

Het vaststellen van een selectielijst gaat bij besluit, en een belanghebbende kan daartegen beroep aantekenen. Burgers hebben dus inspraak voordat een selectielijst wordt vastgesteld. Lees meer over de procedure bij het opstellen en vaststellen van een selectielijst.