De archiefwetgeving beschrijft niet welke archiefbescheiden van de overheid blijvend moeten worden bewaard. Ook geeft de Archiefwet geen bewaartermijnen aan. Wel is voorgeschreven met welke belangen en waarden rekening moet worden gehouden bij het opstellen en vaststellen van een selectielijst. Het afwegen van waarden en belangen noemen we de waardering van archiefbescheiden. De waardering gaat vooraf aan de selectie.
Bij het aanmerken voor blijvende bewaring en bij het toekennen van bewaartermijnen moet volgens het Archiefbesluit rekening worden gehouden met:
- de taak van het overheidsorgaan;
- de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
- de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
- het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor:
- overheidsorganen
- recht- of bewijszoekenden
- historisch onderzoek.
Verantwoording afleggen
Bij de waardering wordt niet alleen gelet op het (al dan niet tijdelijke) belang van de gegevens voor de bedrijfsvoering van een organisatie. Het gaat er vooral om dat de informatiewaarde voor de overheid als geheel in het oog wordt gehouden. Om nu en in de toekomst het handelen van de overheid te kunnen verantwoorden, moet daarnaast ook rekening worden gehouden met de waarde van de archiefbescheiden. Een overheidsorganisatie moet bijvoorbeeld verantwoording afleggen bij een parlementair onderzoek of een rechtszaak. De overheid moet ook altijd in staat zijn verantwoording af te leggen als de rechten van een individuele burger of het algemeen belang in het geding zijn. Bepaalde informatie moet daarom lange tijd voorhanden blijven.
Maatschappelijke waarde
Bij de waardering van archiefbescheiden draait het niet alleen om overheid of bestuur. Overheidsinformatie heeft c.q. krijgt ook maatschappelijke waarde. Daarom wordt ook gelet op het belang dat recht- en bewijszoekende burgers hebben bij het bewaren van bepaalde informatie. Voor iemand die is geadopteerd is het adoptiedossier bijvoorbeeld van veel waarde, terwijl dat dossier voor de overheid geen waarde meer heeft.
De maatschappelijke waarde van overheidsarchief loopt door tot in de verre toekomst. De archiefbescheiden worden daarom ook gewaardeerd op hun:
- belang voor toekomstig historisch onderzoek
- bijdrage aan het cultureel erfgoed
Vooral op die gronden worden archiefbescheiden aangemerkt voor blijvende bewaring. Omdat niemand kan weten welke informatie in de toekomst van belang zal zijn, komt die waardering neer op een goed onderbouwd antwoord op de vraag:
welke informatie over onze samenleving willen wij in - het algemeen belang - nalaten aan volgende generaties?
Als goede ‘erflaters' moeten we ons realiseren dat we toekomstige generaties opzadelen met een ongevraagde last: het beheer van alle door ons geselecteerde te bewaren informatie. Daarom is een goed selectiebeleid kritisch en zo objectief mogelijk, ook als rekening wordt gehouden met de waarde van archiefbescheiden op lange termijn.
Het Nationaal Archief test momenteel een waarderingsmethodiek die de gewenste kritische en objectieve waardering en selectie van archiefbescheiden voor blijvende bewaring benadert. Kijk hiervoor ook onder Projecten.