Opdracht
In 2013 heeft de minister van OCW aan het Nationaal Archief opdracht gegeven voor het ontwikkelen van duurzaamheidseisen voor overheidsinformatie. Dit en meer staat in de kamerbrief 33400-VIII-168 van 9 september 2013.
De opdracht was gericht op het Rijk. Maar in samenspraak met de koepelorganisaties van gemeenten, provincies en waterschappen zijn de DUTO-eisen zo opgesteld dat ze ook toepasbaar zijn voor decentrale overheden.
Totstandkoming
De inhoud van de DUTO-eisen is gebaseerd op gezaghebbende bronnen. Zoals wet- en regelgeving, beleidsstukken, standaarden, conventies, handreikingen, best practices, wetenschappelijk onderzoek en kennis van experts. Bij elke eis en definitie van DUTO staat een bronvermelding.
Uitleg over de relatie met wetgeving, standaarden en andere normenkaders
Totstandkoming en aanpassing van de DUTO-eisen is gebeurd in verschillende verbanden, in samenwerking met vertegenwoordigers van de doelgroep van DUTO (DUTO-community). Consultatie is gebeurd middels individuele consultatie van experts, (online) discussies en (thema)bijeenkomsten.
De ontwikkeling van de DUTO-eisen is gebeurd in afstemming met het tactisch beraad DUTO. Dit beraad bestond uit circa 35 (CIO) adviseurs van ministeries, ZBO's, Hoge Colleges van Staat en de koepels van de decentrale overheden. In het tactisch beraad werd kennis gedeeld, ontwikkelingen rond de DUTO-eisen afgestemd en gereflecteerd op de resultaten. Vragen en antwoorden werden in het tactisch beraad besproken en zo mogelijk verwerkt in de DUTO-eisen. Het tactisch beraad adviseerde ook over ingebrachte wijzigingen.
Governance en beheer
De ontwikkeling van de DUTO-eisen maakte deel uit van een breder pakket maatregelen, samengebracht in het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) van het Nationaal Archief. De sturing op de ontwikkeling van de DUTO-eisen gebeurde door de stuurgroep voor het project DUTO, waarop op 12 januari 2017 decharge is verleend. In het CIO-beraad van 22 maart 2017 is DUTO vastgesteld als handreiking.
Het beheer van de DUTO-eisen is daarna is ondergebracht bij het Nationaal Archief en wordt in samenhang met het beheer op de andere kennisproducten van het Nationaal Archief uitgevoerd. De sturing op DUTO en de andere kennisproducten gebeurt door de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief.
De praktijktoetsing van de bruikbaarheid van de DUTO-eisen in de praktijk is aanvankelijk gebeurd via de ontwikkeling en toepassing van de DUTO-scan bij zowel centrale als decentrale overheden en uitvoeringsorganisaties van de overheid. Inmiddels is de DUTO-scan doorontwikkeld tot een instrument voor overheidsorganisaties die een start willen maken met de toepassing van de DUTO-eisen.