Digitaal archief overbrengen

De overheid produceert grote hoeveelheden data, zoals tekstbestanden, Excelsheets, websites, digitale foto’s, filmpjes, tweets en apps. En papieren documenten die gescand worden. Net als papieren overheidsinformatie houden we digitale informatie duurzaam toegankelijk.

In ons e-Depot beheren we de digitale informatie duurzaam toegankelijk. Maar het is meer dan alleen geheugenruimte. Het zijn ook alle processen en services er omheen. Het e-Depot garandeert de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie voor langere tijd. Dit vraagt om speciaal voor archiefbeheer ontwikkelde software waarmee informatie bruikbaar en zichtbaar wordt.

Wanneer overbrengen

Digitale archiefstukken die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moeten na twintig jaar overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats, zoals het Nationaal Archief. Dat kan ook eerder. Dit noemen wij vervroegd overbrengen. Hiervoor is toestemming nodig van de archiefbewaarplaats (Archiefwet 1995, artikel 13). Archiefstukken die worden overgebracht moeten voldoen aan de eisen in de Archiefregeling.

Digitale informatie jonger dan twintig jaar die niet - of nog niet - naar een archiefbewaarplaats hoeft te worden overgebracht, kan worden uitgeplaatst.

Informatie op fysieke gegevensdragers zoals bijvoorbeeld diskettes, cd's of audiotapes kan vanaf 1 juli 2022 alleen digitaal aangeleverd worden. Lees hiervoor de pagina Aanlevervoorwaarde overbrengen digitale en analoge informatie op fysieke gegevensdragers.