Particulier archief digitaal

Particulier archief is er ook in digitale vorm. En ook dit materiaal kan archiefwaardig zijn en de moeite waard om te bewaren. Het Nationaal Archief beheert zijn digitale archieven in een elektronisch depot, het e-Depot. In principe gelden voor het overbrengen van digitale particuliere archieven dezelfde uitgangspunten als voor het overbrengen van papieren particuliere archieven. 

Om  te zorgen dat digitale archieven ook in de verre toekomst te raadplegen zijn, is een aantal maatregelen nodig. Onderstaande vragen geven hier informatie over. 

U wilt informatie overbrengen?

Wanneer u particulier digitaal archief wilt overbrengen, kunt contact opnemen de afdeling Collectie, team Verwerven van het Nationaal Archief.

Alles uitklappen

Om een digitaal archief te kunnen raadplegen moet duidelijk zijn wat er in zit zonder dat elk bestand apart moet worden geopend. Dit gebeurt door de zogenaamde metadata: gegevens over gegevens. Metadata maken de inhoud zichtbaar. Die inhoud kan vaak al worden aangegeven door een heldere mappenstructuur en betekenisvolle map- en bestandsnamen. Als die ontbreken, vragen wij u om die alsnog toe te voegen.

Ja, dat kan als de e-mails voldoen aan het acquisitieprofiel en hun context duidelijk is. We kunnen uw particuliere e-mails archiveren in ons e-Depot. Ook hierbij is van belang dat het materiaal geschoond is van materiaal dat niet bewaard hoeft te worden. En dat er een ordening aanwezig is.

Websites die deel uitmaken van een archief, bijvoorbeeld van een vereniging, kunnen we inderdaad opnemen in het e-Depot. Daarnaast kunnen we ook losse websites opnemen, voor zover dat past binnen ons acquisitieprofiel.

Digitale archieven die in het e-depot worden opgenomen moeten zoveel mogelijk voldoen aan standaardformaten, zoals Word, Excel of pdf. Het Nationaal Archief hanteert een aantal voorkeursformaten. Voor andere formaten kunnen we namelijk niet de duurzame toegankelijkheid garanderen. Dat betekent dat deze bestanden moeten worden geconverteerd naar een duurzamer formaat. Versleutelde bestanden (met een wachtwoord) en programmabestanden (.exe-files) kunnen we niet opnemen.

U kunt uw digitale archief aanleveren op een losse drager (USB-stick, externe harde schijf)  of via een beveiligde verbinding als u daarover beschikt. Hierover maken wij graag nadere afspraken met u. 

Op onze site staat de handleiding Eerste hulp bij digitaal archiveren voor particulieren. Hierin vindt u tips over hoe u uw digitale archief op orde kunt brengen en houden.