Voordat je aan de slag kan met e-mailarchiveren, moet je eerst weten welke e-mails bewaard moeten worden en zo ja, hoe lang. Overheidsorganisaties bepalen met het proces van waardering en selectie hoe lang zij hun informatie bewaren. Dit gaat om alle informatie die overheidsorganisaties ontvangen, verwerken en produceren bij de uitoefening van overheidstaken. E-mail valt daar ook onder.
Bewaartermijnen selectielijst
Het eindresultaat van het proces van waardering en selectie leggen organisaties vast in selectielijsten. De bewaartermijnen uit de selectielijsten zijn leidend. Overheidsorganisaties moeten deze dan ook eerst in kaart brengen.
Bij het volgen van bewaartermijnen voor informatie zoals vastgelegd in de bestaande selectielijst van de organisatie komen echter verschillende knelpunten naar boven bij het archiveren van e-mails. (Zie ook: Kenmerken van invloed op archiveringsaanpak.)
Daarom kan het in sommige gevallen kan nodig zijn om een aanvullend selectiebesluit te nemen via de sleutelfunctiemethode. Daarnaast kunnen e-mails ook als onderdeel van hotspots voor blijvende bewaring worden aangewezen.
#Aanvullende selectielijst met de sleutelfunctiemethode
In plaats van de bestaande selectielijst als uitgangspunt te nemen, kun je een aanvullende selectielijst opstellen. En kiezen voor de sleutelfunctiemethode voor e-mailarchivering die bij de Rijksoverheid is voorgenomen.
Zie bijvoorbeeld de Model selectielijst e-mailarchivering en de Toelichting selectielijst e-mailarchivering die voor de Rijksoverheid ontwikkeld zijn binnen RDDI.
De sleutelfunctie-methode is gebaseerd op de capstone-methodiek van de Amerikaanse NARA (National Archives and Records Administration).
De sleutelfunctiemethodiek past binnen de bredere waarderingsmethodiek van het Nationaal Archief: de systeemanalyse. E-mailboxen van sleutelfuncties zijn in de systeemanalyse belangrijke informatieknooppunten.
Als je de sleutelfunctiemethode gebruikt, kies je voor een aanvullende selectielijst. Op die manier verenig je de bewaartermijnen vanuit de geldende selectielijst met de bewaartermijnen vanuit de sleutelfunctiemethode. Het blijvend bewaren van e-mails van sleutelfuncties, en het na tien jaar vernietigen van e-mails van niet-sleutelfuncties, is met het aanvullende selectiebesluit geborgd in de selectielijst van de organisatie.
Selectie ook op basis van functie
Selectielijsten zijn normaliter ingedeeld op basis van werkprocessen. De sleutelfunctiemethode zet daar een indeling naast op basis van functie.
Dit is in lijn met de vormvrijheid van selectielijsten die beschreven wordt in de Nota van Toelichting bij het Archiefbesluit: selectielijsten kunnen ingedeeld worden naar onder andere informatiestromen.
De sleutelfunctiemethode betekent dat context toegekend wordt op basis van functie, in plaats van werkproces.
Zie voor meer informatie het rapport Selectie van sleutelfunctionarissen op KIA.
Handleidingen voor toepassing van de sleutelfunctiemethode voor e-mailarchivering
Meer informatie over de sleutelfunctiemethode en hoe deze toe te passen in de eigen organisatie is te vinden op de website van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding. Hier zijn verschillende praktische handleiding te vinden voor overheidsorganisaties die met de sleutelfunctiemethode voor e-mailarchivering aan de slag willen. Let wel: deze producten zijn ontwikkeld voor de Rijksoverheid. Ze hebben daarom mogelijk nog een vertaalslag nodig voor toepassing bij gemeentes, waterschappen of provincies.
(Zie ook status van deze handreiking en Rijksbrede aanpak.)
Hotspots
Hotspots zijn gebeurtenissen die leiden tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling en die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspotmonitor is een selectiemethode waarmee periodiek ‘hotspots’ geïdentificeerd worden. Met behulp van de hotspotmonitor wijs je informatieobjecten aan die betrekking hebben op zulke hotspots, en selecteert ze voor blijvende bewaring.
Het kan zijn dat aan gebeurtenissen die als hotspot zijn aangemerkt, e-mails gekoppeld worden. En dat deze dan ook blijvend bewaard worden. Zoals bij de hotspot Covid-19.
Het is ook mogelijk dat in het geval van een crisissituatie speciale (tijdelijke) functies worden gecreëerd om deze het hoofd te bieden en activiteiten te coördineren. En dat de crisissituatie later als hotspot benoemd wordt. Bij toepassing van de sleutelfunctiemethode is het mogelijk de mailbox van de desbetreffende functie in zijn geheel aan te merken als blijvende te bewaren. En daarmee een ‘tijdelijke sleutelfunctie’ te creëren.
In het informatieblad voor het uitzonderen van vernietiging van e-mail van RDDI wordt hier nader op ingegaan.
Of de e-mails nu worden gekoppeld aan een werkproces of als afzonderlijke stroom worden gearchiveerd, in beide gevallen kunnen ze worden uitgezonderd van vernietiging in het kader van een hotspot. Dat betekent dat e-mails die normaal op termijn zouden worden vernietigd, alsnog permanent bewaard blijven.
Overbrenging
De uitkomst van het waarderingsproces kan betekenen dat sommige e-mails aangemerkt worden als blijvend te bewaren. Die e-mails moeten dan na afloop van de wettelijke termijn overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats. Archiefbewaarplaatsen hebben algemene voorwaarden die gelden bij de overbrenging van archieven, inclusief e-mailarchieven.
Voor de Rijksoverheid is de archiefbewaarplaats het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief hanteert als archiefbewaarplaats voor e-mail de algemene voorwaarden die voor de overbrenging van alle born digital informatie gelden.