De nieuwe Omgevingswet voor ruimtelijke ontwikkeling is in de maak. Voor de uitvoering van deze wet werken overheidsorganisaties samen in een digitale omgeving: het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Maar wie is nu verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van de informatie die binnen DSO wordt gedeeld? Het toen verantwoordelijke ministerie vroeg het Nationaal Archief dit uit te zoeken voor een onderdeel van DSO: de landelijke voorziening.
Landelijke voorziening: een samenwerking binnen DSO
Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) bestaat uit een aantal onderdelen. Een landelijke voorziening (DSO-LV) én lokale systemen van overheden. De digitale informatiestroom bestaat uit informatie die overheden in DSO plaatsen. En de gegevens en documenten die ze uitwisselen met DSO-LV. DSO-LV zorgt er o.a. voor dat informatie van overheden op de juiste plek beschikbaar komt: het Omgevingsloket. Dit is de centrale plek waar de informatie over de leefomgeving onder de Omgevingswet samenkomt. En waar initiatiefnemers, overheden en burgers snel kunnen zien wat volgens die wet is toegestaan.
Het onderzoek van het Nationaal Archief richtte zich op DSO-LV, maar de bevindingen zijn ook van toepassing op andere samenwerkingen.
Belangrijkste conclusie
De belangrijkste constatering van het Nationaal Archief is dat geen enkele partij verantwoordelijk is voor de duurzame toegankelijkheid van alle informatie in de DSO-LV. Maar dat alle betrokken partijen geheel verantwoordelijk zijn voor de duurzame toegankelijkheid van een deel van de informatie. Namelijk de informatie die ze zelf creëren en verwerken. Dat geldt ook voor gedeelde informatie.
Enkele tips over archiveren bij samenwerking
Uit het onderzoek kwamen enkele aanbevelingen naar voren. Deze uitgangspunten zijn bruikbaar bij een duidelijke afbakening van op zichzelf staande deeltaken.
- Het moet duidelijk zijn welke taken elke overheidsorganisatie binnen een samenwerking uitvoert.
- Elke overheidsorganisatie binnen een samenwerking is verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van alle informatie die zij zelf maakt en ontvangt.
- Om dubbel bewaren te voorkomen, kan de bewaartermijn in de selectielijsten in veel gevallen beperkt worden. Mits formeel is vastgelegd dat een van de deelnemers de informatie lang genoeg en op de juiste manier bewaart. En partijen toegang hebben tot de informatie.
- Bij veel samenwerkingen worden voorzieningen door meerdere organisaties gebruikt. De organisatie die verantwoordelijk is voor de gemeenschappelijke voorziening, is ook verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van deze informatie.
- De organisatie die verantwoordelijk is voor een gemeenschappelijke voorziening, is niet automatisch verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van de informatie die het voor andere beheert en/of doorstuurt.
Meer weten?
Lees het volledige artikel van Erik Saaman. Saaman was als strategisch adviseur bij het Nationaal Archief direct betrokken bij de uitvoering van bovenvermelde opdracht.
