De tak van dienst, die onder de gouverneurs werkzaam was en hun archief in bewaring had droeg de naam van Gouvernementssecretarie; (de omschrijving 'boeken, documenten enz. berustende ter Gouvernementssecretarie' treffen wij in de archiefstukken aan, wanneer van het gouverneursarchief sprake is.)

Tot de voorschriften, welke de directeuren van de Sociëteit voor een optredende gouverneur vaststelden, behoorde de opdracht om het archief van zijn voorganger over te nemen. Zulks geschiedde o.a. in 1737 bij de bestuursaanvaarding van de gouverneur Van de Schepper. De particuliere Instructie of Memorie voor Mauricius van 30 mei 1742 hield in art. 1 het voorschrift in om van de gewezen gouverneur Van de Schepper tegen ontvangbewijs over te nemen diens papieren en documenten betreffende 'het gouvernement of de oeconomie der Sociëteit' mitsgaders de boeken, charters en papieren, aan gouverneur Van de Schepper uit de boedel van diens voorganger Raye overgegaan; kopie van het ontvangbewijs zou aan directeuren van de Sociëteit moeten worden gezonden.

Ter voldoening aan deze opdracht zond Mauricius bij missive van 5 december 1742 aan directeuren een 'Inventaris van de Secreete papieren, documenten en chartres, zowel concernerend het Gouvernement als specterend de Secretarie, op 6 November 1737 door Gouverneur Van de Schepper overgenomen', en een dergelijke inventaris (evenwel zonder bijvoeging van de term 'secreete') van stukken, door hem zelf op 4 december 1742 overgenomen.

Niet zozeer op de secrete stukken als wel op de bescheiden, welke bewaard werden ter Gouvernementssecretarie, heeft betrekking de 'Inventaris van 't Gouvernementssecretarie in de Colonie Suriname anno 1771'; deze inventarisatie geschiedde ingevolge de opdracht, aan gouverneur Jan Nepveu bij particuliere memorie gegeven, om de papieren van zijn voorganger Wigbold Crommelin over te nemen en te doen ordenen. Nepveu meldt over deze ordening aan directeuren (bijlage 440a tot missive van 26 oktober 1771 in inv.nr. 90): 'De papieren, van de heer Oud-Gouverneur Crommelin overgenomen, zijn nu alle in order ingebonden en de boeken genommerd volgens Inventaris, zijnde dienvolgens alle in een vertrek op een van de bovekamers van 't gouvernement gerangeert'.

De inventaris van 1771 noemt de verschillende soorten van archiefstukken op en geeft bovendien bij elke serie een stuksgewijze beschrijving van de delen, welke de serie vormen. Bij deze inventaris sluiten dan de latere inventarissen aan, die men bij elke gouverneurswisseling opmaakte. Zij zijn evenwel minder uitvoerig, daar zij slechts het aantal delen opnoemen waaruit elke serie bestaat. In het archief van de Gouvernementssecretarie zijn aanwezig de minuten, in dat van directeuren van de Sociëteit

Kortheidshalve heb ik steeds deze benaming gebruikt. De gebruikelijke titel van 'Directeuren van de Geoctroyeerde Sociëteit van Suriname' werd bij besluit van 4 juni 1778 vervangen door 'Directeuren en Regeerders van de Colonie Suriname' en, voor de briefwisseling met de Staten-Generaal, door 'Directeuren van de Colonie Suriname'.

De inventaris van 1771 wijst uit dat reeds destijds van het archief uit het tijdperk, voorafgaande aan het bestuur van de in 1742 in functie getreden gouverneur Mauricius, slechts een gering gedeelte bewaard was gebleven. Een tweede lacune valt op te merken voor het Engelse bestuurstijdperk; de stukken uit deze periode zijn evenwel niet verloren gegaan, maar in 1816 door de aftredende Engelse landvoogd Bonham meegenomen. Wolbers in zijn Geschiedenis van Suriname pagina 596 deelt mede dat Bonham daartoe overging 'to prevent the Dutch gaining any information as to our correspondence with certain persons in Suriname';