Na de staatsgreep van 22 januari 1798, waarbij de voorstanders van een gecentraliseerd staatsgezag de macht in handen hadden genomen, werd het Uitvoerend Bewind door de Constituerende Vergadering gemachtigd een aantal uitvoerende comités te vervangen door departementen van algemeen bestuur met agenten aan het hoofd. Voor het Agentschap van Oorlog werd de Leidse botanicus prof. S.J. Brugmans aangezocht, maar nadat hij voor deze post bedankt had, werd G.J. Pijman op 6 februari 1798 benoemd tot agent van Oorlog. Pijman was lid van het Comité te Lande. Bij besluit van 15 februari werd het Comité te Lande met ingang van 16 februari opgeheven, behoudens voorlopig het Departement van Financiën van dat comité, ter voorkoming van verwarring op financieel gebied. Op 17 februari kon de agent met zijn werkzaamheden beginnen, terzijde gestaan door H. van Juchem, die reeds op 12 februari tot secretaris benoemd was. Het agentschap was voorlopig, dat wil zeggen tot de definitieve door de wetgevende macht vast te stellen organisatie van de bureaus van de agentschappen, als volgt georganiseerd:
Aan het Generaal Bureau en de departementen was een voldoende aantal commiezen en klerken verbonden. Voorts was nog bepaald dat de afzonderlijke administratie der Franse troepen, het Bureau van Gezondheid en het Bureau van Betaling der Nationale Armee onder toezicht zouden staan van de agent van Oorlog. Door het uitvoerend bewind werd op 2 april 1798 nog de superintendentie over de gewapende burgerwacht aan de agent van Oorlog opgedragen. De leden van de gewezen Commissie van Opperbestuur over de Organisatie der Bataafse Gewapende Burgerwacht fungeerden provisioneel als Departement van Burgerwapening. Op voorstel van de president van de Eerste Kamer van het vertegenwoordigend lichaam was op 8 augustus 1798 een commissie ingesteld tot het ontwerpen van een instructie voor de agent van Oorlog. Na rapportage van de commissie en de normale voorgeschreven wettelijke procedure in het vertegenwoordigend lichaam is op 9 november 1798 bij decreet de instructie voor de agent van Oorlog vastgesteld.
Nadat de instructie van de meeste agenten waren vastgesteld, werd het uitvoerend bewind in januari 1799 door het vertegenwoordigend lichaam uitgenodigd tot het doen van voorstellen nopens de organisatie van de bureaus van het bewind en van de agenten, alsmede over de jaarwedden van de secretarissen en verdere bedienden. Over de voorstellen van het uitvoerend bewind van februari 1799 bracht een commissie in het vertegenwoordigend lichaam op 14 januari 1800 advies uit. De strekking van dit rapport is bezuiniging op de uitgaven voor de centrale overheid. Dit wilde men bereiken door vermindering van het aantal geëmployeerden, door verlaging van de jaarwedden en door het afschaffen van verdeling van jura en legesgelden onder de penvoerende geëmployeerden.
Onmiddellijk ageerden enkele agenten tegen dit plan. In een brief van 25 januari 1800 bracht de agent van Oorlog zijn bezwaren kenbaar bij het uitvoerend bewind. Door invoering van vereenvoudigde administratieve procedures zou een aanzienlijke besparing bereikt kunnen worden. Na deze brief met die van de andere agenten van het uitvoerend bewind ontvangen te hebben, bracht de personele commissie op 12 maart 1800 opnieuw rapport uit. De commissie kwam daarbij enigszins tegemoet aan de bezwaren der agenten. Het vertegenwoordigend lichaam ging evenwel niet akkoord met het rapport van de personele commissie. In zijn vergadering van 25 maart 1800 besloot het de bepaling der jaarwedde van de griffier en secretarissen van het uitvoerend bewind en van de agenten aan zich te houden, maar verder aan het uitvoerend bewind voor ieder bureau een bepaalde som toe te kennen ter verdeling.
Overeenkomstig dit voorstel rapporteerde de commissie op 21 april 1800, waarbij voor het agentschap van Oorlog werd geadviseerd f. 4.000,-- voor de secretaris en f. 45.000,-- voor de verdere geëmployeerden. Na de voorgeschreven wettelijke procedure werd op 29 april het enigszins gewijzigd concept-besluit door de Eerste Kamer van het vertegenwoordigend kichaam gearresteerd, en op 31 mei 1800 door de Tweede Kamer bekrachtigd en in een decreet veranderd. Inmiddels was aan de agent Pijman en zijn secretaris Van Juchem op hun verzoek op 3 en 4 maart 1800 ontslag verleend uit hun functie. Beiden hebben hun ontslagaanvrage vaag gemotiveerd, doch het is niet onaannemelijk dat de moeilijkheden rond de organisatie van het agentschap voor hen mede een belangrijke grief zijn geweest. Tot agent van Oorlog werd J.J. Cambier benoemd en tot zijn secretaris J.W. Janssens, eerste commissaris der Franse troepen, welke functie hij eveneens bleef vervullen.
De voordrachten tot aanstelling van geëmployeerden overeenkomstig het decreet van 31 mei 1800 werden op 2 juli door het uitvoerend bewind bekrachtigd. Het agentschap werd als volgt verdeeld:
Voorts werden aangesteld acht commiezen, twaalf klerken, vier bodes, een conciërge en een kamerbewaarder. Op 7 en 10 juli 1800 werd aan J.W.S. van Haersolte, A.S. Abbema en A. van den Goorberg ontslag verleend wegens het vervallen in de nieuwere organisatie van de post van chef van het departement.
De nieuwe organisatie bleek niet geheel te voldoen, met name was het aantal klerken onvoldoende. Reeds bij de voordracht tot de nieuwere organisatie had de agent om extra geëmployeerden gevraagd. In juli en september 1800 is dat verzoek met kracht herhaald, waarbij Cambier zelfs met ontslag dreigde als hij niet voldoende personeel zou krijgen. Het heeft niet mogen baten, er komt geen extra personeel. Men heeft de problemen trachten op te lossen door het lenen van klerken van het Commissariaat voor de Franse troepen.
De secretaris Janssens verkreeg op eigen verzoek ontslag op 10 oktober 1800, omdat het vervullen van de secretarisfunctie bij het agentschap toch niet met die van eerste commissaris der Franse troepen te verenigen bleek. Reeds vanaf 15 september hadden de eerste commiezen A. Bud en M. Piepers afwisselend de functie van secretaris waargenomen. Op 12 juni 1801 werd M. Piepers tot secretaris benoemd.
De op 16 oktober 1801 afgekondigde staatsregeling stelde in de plaats van de agenten secretarissen van staat of raden. Op 3 december 1801 werden tot raden van Oorlog benoemd A. Pompe van Meerdervoort, H. van Juchem en P.J. van Zuylen van Nijevelt. Op 8 december ontsloeg het staatsbewind de agent Cambier, die de volgende dag de portefeuille van Oorlog overgaf aan de zich geconstitueerd hebbende Raad van Oorlog. H. van Juchem nam echter pas 11 mei 1802 zitting in de raad. Geen van de drie leden was tot voorzitter benoemd, zodat de raad besloot het presidium per twee maanden te laten rouleren. Op 26 februari 1802 werd de raad door het staatsbewind gelast een plan van organisatie der bureaus van de raad op te stellen en aan het staatsbewind ter goedkeuring in te zenden. De raad meende daartoe niet eerder te kunnen overgaan dan na benoeming van een secretaris. Op 7 oktober 1802 deed de raad een voordracht tot benoeming van M. Piepers tot secretaris, die deze functie provisioneel reeds vervulde. De benoeming is voor de opheffing van de raad in 1803 niet meer tot stand gekomen, zodat ook van een nieuwe organisatie niets terecht gekomen is. De ambtenaren die van het agentschap waren overgenomen, bleven provisioneel in functie, maar de formele verdeling van het departement in afdelingen of bureaus was vervallen. Wel bleef voorlopig het Departement van Burgerwapening in functie in afwachting van de invoering van een nieuw Reglement op de Gewapende Burgerwacht. Dit geschiedde in 1805, waarbij de burgerwapening een voorwerp van zorg werd van het Departement van Binnenlandse Zaken. Inmiddels was op 9 september 1802 de instructie van de Raad van Oorlog vastgesteld, welke slechts op ondergeschikte punten afweek van de agent.
In de boezem van het staatsbewind was men niet tevreden over de Raad van Oorlog. Op 11 februari 1803 deed de Commissie van Oorlog uit het staatsbewind aan de voltallige vergadering een geheime voordracht tot het vervangen van de Raad van Oorlog door een secretaris van Staat. De raad, zo stelde de commissie in haar voordracht, had niet aan de verwachtingen beantwoord. Niet onkunde of gebrek aan ijver der leden was daarvan de oorzaak, maar factoren, inherent aan een collegiale bestuursvorm deden de raad minder functioneren dan aanvankelijk verwacht was. Zo maakte de raad de besluiten van het staatsbewind tot voorwerp van deliberatie in plaats van ze onverwijld uit te voeren. Ook verschil van denkbeelden tussen de leden veroorzaakte vertraging, waardoor de Raad van Oorlog weer het karakter kreeg van de enkele jaren tevoren opgeheven Raad van State. Bovendien, zo meende de commissie, is het gemakkelijker één kundig persoon te vinden dan drie en kan een geheim beter bij één persoon bewaard blijven dan bij meer. Het ene zwaarwegende nadeel dat één persoon sneller misbruik kan maken van zijn positie jegens het gouvernement dan een college, bleek uiteindelijk niet van doorslaggevende betekenis te zijn. De Commissie van Oorlog ontving de opdracht een instructie te ontwerpen voor een secretaris van Staat. Deze was op 15 mei 1803 gereed en werd op 31 mei 1803 vastgesteld. Gelijktijdig werd bepaald dat de Raad van Oorlog met ingang van 11 juni 1803 zou ophouden te bestaan.
Na de ontbinding van de Raad van Oorlog werd mr. C.G. Hultman, algemene secretaris van het staatsbewind, belast met de waarneming van de portefeuille van het Ministerie van Oorlog, totdat de secretaris van Staat zou zijn benoemd. Op 16 juni 1803 werd G.J. Pijman beëdigd als secretaris van Staat, Departement van Oorlog, na op 8 juni uit een voordracht van drie te zijn benoemd. Zijn instructie was reeds op 31 mei vastgesteld. De organisatie van het departement werd ook onmiddellijk geregeld, en wel op 14 juni 1803 nog op voordracht van de algemene secretaris van het staatsbewind. Als secretaris werd aangesteld mr. F.H. Raëber, lid van de Hoge Militaire Vierschaar. Drie eerste commiezen, vijf commiezen, vijfentwintig klerken, een kamerbewaarder, een conciërge en vier boden vormden het vaste burgerpersoneel van het ministerie. Een directeur der militaire plans en kaarten, een eerste adjudant, directeur der particuliere militaire correspondentie van de secretaris van Staat en een tweede adjudant vormden het vaste militaire personeel. Voorts waren twee officieren bij het departement geëmployeerd op een daggeld van drie gulden, en, voor het inlopen van de achterstand bij het in het net schrijven van de notulen van het departement, nog eens zes surnumeraire klerken. Evenmin als bij de Raad van Oorlog was het departement in afdelingen of bureaus verdeeld. De ambtenaren en bedienden ontvingen hun opdrachten rechtstreeks van de secretaris. Uiteraard waren sommige ambtenaren met bijzondere taken belast, zoals de commies-notularis, de commies-indexmaker, de commies-chartermeester, de eerste klerk tot het werk der registratie (= comptabiliteit). De meeste ambtenaren, en met name de klerken, werden belast met alle voorkomende administratieve werkzaamheden, al naar gelang de omstandigheden. De organisatie van het departement bleef in grote trekken gehandhaafd tot eind juli 1806. Slechts het aantal ambtenaren verminderde door het uit zuinigheidsoverwegingen niet vervullen van een aantal vacatures. De werkzaamheden werden echter verricht door 'geleend' personeel van het Commissariaat der Franse Troepen, zodat van een echte bezuiniging geen sprake was.
Een belangrijke wijziging in de organisatie vond evenwel plaats in 1803. Na de pensionering van de directeur-generaal der fortificaties Van Hooff, die nog onder de Raad van State gediend had, besloot het staatsbewind deze functie op te heffen. De werkzaamheden zouden worden overgenomen door een op te richten Bureau der Genie, dat verbonden zou worden met het Departement van Oorlog. In augustus 1803 werd dit gerealiseerd door de benoeming van luitenant-kolonel-ingenieur Van der Plaat en kapitein-ingenieur Westenhout tot commiezen bij het Bureau der Genie, geassisteerd door twee klerken.
De wijziging in de staatsvorm van de republiek, nl. de vervanging van het staatsbewind door het eenhoofdig bewind van de raadpensionaris op 29 april 1805, veranderde weinig aan de bestaande organisatie van het departement. Slechts de titel van secretaris van Staat, Departement van Oorlog veranderde in secretaris van Staat voor de Zaken van Oorlog. Ook de nieuwe instructie van 31 mei 1805 week nauwelijks af van die van 1803. Alle functionarissen werden herbenoemd.
Toch heeft het bewind van de raadpensionaris een aanzet gegeven tot een nieuwe ontwikkeling. Op 12 juli 1805 werd een staatscommissie benoemd die als taak kreeg te onderzoeken of en op welke wijze in de organisatie van de verschillende departementen van algemeen bestuur bezuinigd kon worden door vereenvoudiging van de administratieve organisatie. Tot dan toe was het gebruikelijk dat bij de opstelling van de jaarlijkse begroting van staatsbehoeften door het Departement van Financiën de bedragen der verschillende posten werden verlaagd, zonder dat dit ministerie inzicht had in de gevolgen van deze bezuiniging en de doelmatigheid van de bestede gelden. De staatscommissie van 1805 heeft haar taak niet kunnen volbrengen wegens de verandering van staatsvorm bij de vestiging van het Koninkrijk Holland.
Op 9 juni 1806 werd het Koninkrijk Holland geproclameerd, met Louis Napoleon als koning van Holland. Hem was door zijn broer, de keizer van Frankrijk, toegestaan vier ministers te benoemen, voor Financiën, Buitenlandse Zaken, Binnenlandse Zaken en Marine. Bij het Departement van Oorlog bleef de secretaris van Staat Pijman provisioneel belast met de portefeuille van Oorlog. Bij Koninklijk Decreet van 25 juni 1806 besloot de koning tot de aanstelling van drie directeuren-generaal, waaronder één voor de Zaken van Oorlog. Tot directeur-generaal werd benoemd luitenant-generaal Bonhomme. Omdat deze zich nog bij het leger te velde bevond, is J.W. Janssens die gelijktijdig benoemd werd tot secretaris-generaal tijdelijk belast geweest met de waarneming van het departement. Op 21 juli 1806 heeft Bonhomme zijn functie aanvaard. Nog in augustus 1806 werd de algemene directie van Oorlog verheven tot een ministerie.
Koning Lodewijk heeft zich intensief met de organisatie van het algemeen bestuur van het koninkrijk bezig gehouden. Voor het Ministerie van Oorlog betekende dat vrijwel ieder jaar een verandering in de bureau-organisatie. Sedert 28 juli 1806 was het ministerie als volgt verdeeld:
Het Generaal Secretariaat en de divisies waren verdeeld in twee of meer bureaus. De Bureaus van de Artillerie en van de Genie zouden bij de samensmelting van de Artillerie en Genie tot één wapen worden geformeerd tot een tweede Divisie. In juli 1806 besloot de koning nog tot oprichting van een Depot van Oorlog onder leiding van kolonel Krayenhoff. Deze instelling werd belast met het beheer en vervaardigen van de militaire plans en kaarten, alsmede met de militaire geschiedschrijving. Dit depot, later Depot-generaal van Oorlog geheten, zou gerekend worden tot het Wapen der Artillerie en Genie, doch verkreeg een afzonderlijke instructie en een eigen organisatie.
Het Bureau van Betaling der Nationale Armee werd opgeheven. De taken van dit bureau waren het betalen van de soldijen, equipementsgelden en de pensioenen, het inhouden en verrekenen der kortingen en het verrichten van betalingen wegens leveranties ten behoeve van de armee. Deze taken werden gedeeltelijk overgenomen door een betaalmeester van Oorlog. Ook het Commissariaat voor de Franse Troepen werd opgeheven, maar dit kon eerst geëffectueerd worden bij de definitieve organisatie van het departement in juli 1807. De werkzaamheden van het commissariaat werden daarna verricht door een tijdelijk bureau van het Generaal Secretariaat.
Bij Koninklijk Decreet van 26 juni 1807 werd de definitieve organisatie van het ministerie vastgesteld:
elk bestaande uit twee of meer bureaus. De vierde Divisie Artillerie en Genie werd echter pas georganiseerd bij decreet van 17 juni 1808. Tot die tijd bleven de Bureaus van de Artillerie en van de Genie functioneren.
Ook de ministers van koning Lodewijk was geen lange ambtstermijn beschoren. Generaal Bonhomme werd reeds bij decreet van 24 november 1806 van zijn post ontheven. Het werd benoemd tot gouverneur-generaal van Oost-Friesland. De portefeuille van Oorlog werd waargenomen door mr. D. van Hogendorp, president van de sectie van Oorlog uit de staatsraad, die op 21 januari 1807 definitief tot minister werd benoemd. Deze werd belast met een buitengewone missie naar het Oostenrijkse hof, waarna de koning op 7 december 1807 luitenant-generaal en staatsraad J.W. Janssens tot minister van Oorlog benoemde. Toen deze in het voorjaar van 1809 wegens ziekte zijn ambt niet meer kon vervullen, nam J.J. Cambier, vroeger agent van Oorlog en nu minister vice-president van de staatsraad, gedurende twee maanden waar. Op 26 mei 1809 benoemde de koning C.R.Th. Krayenhoff tot minister van Oorlog. Hij moest op last van Napoleon in maart 1810 ontslagen worden, omdat hij de stad Amsterdam in staat van verdediging had willen brengen tegen een eventuele inval van vreemde (i.c. Franse) troepen op het grondgebied van het koninkrijk. Vanaf 7 maart nam J.J. Cambier wederom de portefeuille van Oorlog waar, totdat hij op 16 april tot, voorlopig laatste, minister van Oorlog werd benoemd.
Van 17 februari 1798 tot ultimo april 1802 was het ministerie gevestigd in het Rotterdamse logement aan het Plein in Den Haag en sedert 1 mei 1802 in het Herenlogement van Amsterdam, eveneens aan het Plein. Voor het in 1806 opgerichte depot-generaal van Oorlog was ruimte gevonden in het gebouw van de sociëteit De Harmonie in de Houtstraat, hoek Doelenstraat. Eind 1807 besloot de koning zijn residentie van Den Haag naar Amsterdam te verplaatsen. Omdat het kopen of huren van gebouwen voor de ministeries veel tijd zou vergen, besloot de koning de winter in Utrecht door te brengen. Daar werd een aantal gebouwen in gereedheid gebracht voor hem en zijn hofhouding. Voor elk der ministers, vergezeld van enkele ambtenaren, werden enige lokalen in het voormalig logement De Plaats Royal beschikbaar gesteld. Het merendeel van de ambtenaren bleef in Den Haag. Ook het depot-generaal van Oorlog en de betaalmeester van Oorlog kregen opdracht naar Amsterdam te verhuizen. In de loop van 1808 zijn vrijwel alle ambtenaren naar Amsterdam verhuisd. In september 1808 werden aan het ministerie en het depot-generaal de nummerhuizen 18, 19 en 20, het naastgelegen kostershuis op de Oude Turfmarkt en de Gasthuiskerk ter beschikking gesteld. Tot januari 1811 bleven deze gebouwen in gebruik bij het Ministerie van Oorlog, waarna ze werden ontruimd voor de zeeprefect. Ten gevolge van deze reorganisaties en mutaties was het aantal geëmployeerden toegenomen en daarmee tevens de kosten van het departement. De slechte financiële toestand van het koninkrijk dwong tot bezuiniging op alle posten van de algemene staatsbegroting. Bij het Departement van Oorlog resulteerde dit onder meer in een veréénvoudiging van de organisatie van het ministerie. Naar aanleiding van voorstellen van de minister van Oorlog besloot de koning bij decreet van 17 oktober 1809 de tweede Divisie met de eerste Divisie te verenigen en het tijdelijk zesde Bureau van het Generaal Secretariaat op te heffen. De vierde Divisie zou voortaan tweede Divisie genoemd worden:
Tot het einde van 1810 heeft het ministerie deze organisatie behouden.
De inlijving van het Koninkrijk Holland bij het Franse Keizerrijk in juli 1810 had vooreerst weinig gevolgen op administratief gebied. De ministers bleven aan, zij het als ministers van de prins Algemene Stedehouder van de keizer. Ook de ambtenaren bleven bevestigd in hun betrekkingen, zij het tot 1 januari 1811, toen de Franse administratie werd ingevoerd.
Met ingang van 1 januari 1811 werd het grondgebied van het voormalige koninkrijk, voorzover dat boven de grote rivieren lag, verdeeld in twee militaire arrondissementen: de zeventiende Militaire Divisie te Amsterdam en de eenendertigste Militaire Divisie te Groningen. De administratie van het Franse leger en het daarin opgenomen Hollandse leger werd toen door de commandanten van deze divisies gevoerd, onder het rechtstreekse oppertoezicht van de minister van Oorlog en de minister, directeur van de administratie van Oorlog. Voor het Hollandse Ministerie van Oorlog was toen geen plaats meer. Bij besluit van de prins Algemene Stedehouder van 22 december 1810 werd het Ministerie van Oorlog met ingang van 1 januari 1811 ontbonden verklaard. Tevens werd de secretaris-generaal met enkele geëmployeerden belast met de liquidatie van het ministerie. Voor deze werkzaamheden, die voornamelijk van financiële aard waren, werd vier maanden voldoende geacht. Deze tijd bleek te kort en werd dus enige malen verlengd. Bij besluit van 29 augustus 1811 droeg de prins gouverneur-generaal de verdere liquidatie op aan J.H. Kesman, die deze werkzaamheden binnen twee maanden moest voltooien. Ook hij slaagde daarin niet, tot december 1813 heeft hij zich met de liquidatie bezig gehouden.
Bij Keizerlijk Decreet van 22 oktober 1811 is de werkelijke begroting voor Holland voor het dienstjaar 1810 vastgesteld. De ministers werd daarbij opgedragen te Amsterdam bureaus van liquidatie in te stellen voor de definitieve afwikkeling van de comptabiliteit van de Hollandse administratie. Op 3 februari 1812 besloot de minister van Oorlog een liquidatiecommissie in te stellen, welke de naam droeg 'Commission centrale de la liquidation des dépenses de la guerre en Hollende, excercise 1810'. Tot leden van deze commissie werden benoemd de inspecteur aux revues van de zeventiende Militaire Divisie, Martèlliere, de militaire adjudant van de gouverneur-generaal, Vermasen, en de secretaris-generaal van het voormalige Hollandse Ministerie van Oorlog, Piepers als secretaris. De gouverneur-generaal in Holland voegde aan hen nog toe J. van Burg als betaalmeester. Deze commissie had tot taak het onderzoeken en controleren van de ingediende declaraties en het betalen ervan in baar geld of in bons van het Syndicat.
De commissie begon haar werkzaamheden medio maart 1812. Nadat op 31 augustus 1812 de algemene liquidatierekening was vastgesteld en ingestuurd naar het Ministerie van Oorlog in Parijs, besloot de commissie om Piepers met de verdere afdoening van zaken te belasten. Hij heeft nog tot september 1813 werkzaamheden verricht ten behoeve van deze liquidatie.
De vermelde data zijn die der daadwerkelijke uitoefening der functie. Tussen haakjes de data van benoeming en ontslag.
Delen van het archief zijn in later tijd verloren gegaan door onzorgvuldig beheer.
De rechtstitel is (nog) onbekend
Het archief van het Ministerie van Oorlog, bestaat uit drie afdelingen: het gewoon archief, het geheim archief, beide over de periode 1798-1810, en de archieven van de liquidateurs van het ministerie gedurende de inlijving van Holland bij het Franse keizerrijk (1811-1813). Deze archieven zijn, zoals in die tijd gebruikelijk, chronologisch ingedeeld. Zij bestaan uit een serie minuut-besluiten en -brieven, het verbaal genaamd, een serie ingekomen stukken, de relatieven tot het verbaal, Met daarop als toegang een serie alfabetische en onderwerpsgewijze indices, resp. de klapper en de index.
Het gewoon archief van het ministerie laat zich in twee delen onderscheiden, en wel het archief over de periode 17 februari 1798 tot en met 20 april 1800 en het archief over de periode 21 april 1800 tot en met 31 december 1810.
In dit tijdvak heeft iedere afdeling van het ministerie een eigen archief gevormd, elk bestaande uit een verbaal, de relatieven tot het verbaal en agenda's, met als toegang een later vervaardigde centrale index naar alle agenda's verwijzend. Het verbaal van iedere afdeling bestaat uit de concepten of minuten van de besluiten, adviezen en uitgaande brieven, voorbereid door die afdeling. Deze chronologisch geordende concepten of minuten zijn niet genummerd. De adviezen aan het uitvoerend bewind bevinden zich echter niet in het verbaal van de betreffende afdeling, maar in een algemene serie 'adviezen aan het Uitvoerend Bewind' (inv.nrs. 11-26). De relatieven tot het verbaal, de ingekomen brieven, liggen op nummer dat ieder stuk bij het opleggen in het archief heeft gekregen. Deze maandelijkse nummering is min of meer chronologisch en staat ook vermeld in de derde kolom van de agenda. De ingekomen decreten van het uitvoerend bewind zijn eveneens per maand genummerd, evenwel niet voor iedere afdeling afzonderlijk, maar in één serie voor het gehele ministerie (inv.nrs. 1-10).
In de agenda zijn alle ingekomen en uitgaande stukken ingeschreven. Het agendablad is in negen kolommen verdeeld:
Hierop is als centrale toegang de index, welke verwijst naar de agenda's van elk der bureaus en afdelingen. De verwijzing in de index bestaat uit één of twee letters en een getal. De letters verwijzen naar de afdelingsagenda's:
Het getal wijst naar het folio van de betreffende agenda. In de index is ieder besluit en ingekomen stuk onderwerpsgewijs onder bepaalde 'hoofden' of 'respekten' ingeschreven. Voorin de index bevindt zich een zgn. hoofdenlijst, een alfabetische lijst van alle in de index voorkomende onderwerpen. Bij onderwerpen die in de index niet onder een eigen hoofd zijn genoemd, staat in deze hoofdenlijst veelal een verwijzing naar het hoofd waaronder dat onderwerp in de index is opgenomen. In de index zelf staan de hoofden ook alfabetisch.
Een klapper op namen van afzenders, verwijzend naar de agenda's, is enkel gehouden in 1798. Deze klapper is alfabetisch, doch niet lexicografisch.
Schematisch is de onderzoeksmethode als volgt:
Het onderwerp wordt in de hoofdenlijst opgezocht, die verwijst naar de index. De index verwijst naar één van de zes agenda's. De agenda verwijst naar het besluit of uitgaande brief in het betreffende verbaal of naar de adviezen aan het uitvoerend bewind (datum). De agenda verwijst ook naar de ingekomen brief of het ingekomen decreet van het uitvoerend bewind (getal in de derde kolom).
Na de administratieve reorganisatie in april 1800 heeft men de stukken van de afdelingen van het Ministerie van Oorlog in één centraal archief opgeborgen. Het archief vanaf 21 april 1800 bestaat uit een maandelijks verbaal, de minuutbesluiten, -adviezen en -brieven, met daarachter afzonderlijk de ingekomen stukken, de relatieven tot het verbaal, eveneens per maand. De tot het verbaal behorende besluiten, adviezen en uitgaande brieven zijn over de periode 1800 tot 1807 ingebonden. Ieder blad, ongeacht of er één of meer besluiten of slechts een gedeelte van een besluit op vermeld is, is genummerd. Deze foliëring van het verbaal, die ieder jaar opnieuw begint, is volgehouden tot 1 juli 1808.
Daarnaast is ieder besluit of uitgaande brief van een afzonderlijk dagnummer voorzien. Van april tot en met oktober 1800 werd hiervoor het agendanummer van de ingekomen brief gebruikt. De besluiten zijn in deze periode dan ook niet van een doorlopend nummer voorzien, omdat de ingekomen stukken niet in dezelfde volgorde werden afgedaan, waarin ze zijn binnengekomen. Vanaf 28 oktober 1800 zijn de besluiten en uitgaande brieven van het verbaal per dag van een doorlopend nummer voorzien. De ingekomen stukken de relatieven, zijn niet opgeborgen op datum van ontvangst 'receptum' of 'exhibitum', maar op datum van afdoening 'factum'. Ze liggen in dezelfde volgorde als ze in het verbaal zijn vermeld en vanaf 28 oktober 1800 op dagnummer van het besluit in het verbaal. Niet afgedane, in adviesgehouden stukken zijn tot een afzonderlijke serie verenigd (inv.nrs. 1260-1271).
Agenda's zijn niet bewaard gebleven.
De index is vrijwel identiek ingericht als die over de periode februari 1798 tot april 1800. Ook in de periode 1800 tot 1810 is ieder besluit en ingekomen stuk onderwerpsgewijs onder bepaalde hoofden of respekten ingeschreven. De index verwijst evenwel niet naar de agenda, maar naar het verbaal. Voor de jaren 1800, 1801 en 1802 bestaat de verwijzing uit de datum en het folionummer van het verbaal, b.v.: Res. 28 februari 1801 fol. 3617. De index van 1804 tot en met 1810 verwijst naar de datum en nummer van het besluit, b.v.: Res. 27 november 1806, nr. 14. De index van 1803 noemt zowel de datum en het nummer van het besluit, als het folionummer van het verbaal.
Een klapper op namen van afzenders, verwijzend naar de index, is gehouden van december 1801 tot en met 1810. De klapper is alfabetisch doch niet lexicografisch.
Schematisch is de onderzoeksmethode als volgt:
Het onderwerp wordt in de hoofdenlijst opgezocht, die verwijst naar de index. De index verwijs naar het verbaal, d.m.v. de datum van het besluit of de uitgaande brief en het folio (1800-1803) of het dagnummer van dat besluit (1803-1810). Het ingekomen stuk dat tot het besluit aanleiding heeft gegeven, ligt in dezelfde volgorde als de besluiten in het verbaal.
Naast de series verbalen, relatieven en indices is er een hoeveelheid stukken die daarbuiten is gebleven. Deze stukken zijn in een afzonderlijke onderafdeling ondergebracht. Hiertoe zijn vooral te rekenen enige verzamelingen extract-resoluties, omvangrijke bijlagen tot het verbaal en comptabele registers, waartoe ook de stamboeken en pensioenregisters te rekenen zijn. Deze beide laatste vormen evenwel een aparte verzameling en zijn in een afzonderlijke inventaris beschreven door middel van een klapper op naam van de militair toegankelijk gemaakt.
Een aantal uittreksels uit de stamboeken, die naar het ministerie waren ingezonden, is uit de serie relatieven gelicht en eveneens bij de verzameling stamboeken geplaatst. Verwijzing van en naar het verbaal en van en naar deze verzameling zijn uiteraard aangebracht.
In het geheim archief zijn het verbaal, de minuten van besluiten en uitgaande brieven, en de relatieven tot het verbaal, de ingekomen stukken, in één serie samengevoegd. De ingekomen stukken zijn niet op datum van ontvangst 'receptum' gelegd, doch op datum van afdoening 'factum', tezamen met de minuut. Over de periode november 1798 tot 20 april 1800 zijn de ingekomen stukken en minuten elk van een maandelijks doorlopend nummer voorzien. De index verwijst in deze periode naar de datum van het besluit en naar het folionummer van een agenda. Deze agenda is niet meer aanwezig. Over de periode 21 april 1800 tot 8 december 1801 is alleen het verbaal gefouilleerd. De index verwijst naar het folionummer van het verbaal. Van 15 december 1801 tot ultimo 1810 is het verbaal per dag genummerd. De index die over 1807 slechts gedeeltelijk en over 1808, 1809 en 1810 in het geheel niet aanwezig is verwijst dan naar de datum en het nummer van het verbaal.
In het archief van de secretaris-generaal als liquidateur van het ministerie (januari-augustus 1811) zijn het verbaal, de minuten van besluiten en uitgaande brieven, en de relatieven tot het verbaal, de ingekomen stukken, in één serie samengevoegd. De ingekomen stukken zijn niet op datum van ontvangst 'receptum' gelegd, maar op datum van afdoening 'factum', tezamen met de minuut. De ingekomen stukken, elk voorzien van een dagnummer zijn ingeschreven in een agenda, die tevens verwijst naar de datum en het nummer van het afdoeningsbesluit. Het verbaal is maandelijks genummerd, waarvan het nummer tevens het nummer is van de in dat besluit vermelde uitgaande brief. De uitgaande brieven zijn afgeschreven in registers, waarop klappers op de namen van de geadresseerden zijn vervaardigd. Ingekomen stukken die niet zijn afgedaan, bevinden zich, voorzover bewaard gebleven, in het archief van de liquidateur Kesman (inv.nr. 1468).
In het archief van de liquidateur Kesman (september 1811 - november 1813) zijn het verbaal, de minuten van besluiten en uitgaande brieven, en de relatieven tot het verbaal, de ingekomen stukken, in één serie samengevoegd. Het verbaal en de relatieven zijn elk afzonderlijk genummerd, hoewel de ingekomen stukken bij de minuten liggen, waarbij ze zijn afgedaan. Daar de nummering niet geheel overeenstemt met de chronologie der stukken, bestaat de indruk dat deze later is aangebracht. Een klapper of index als toegang op dit archief ontbreekt. Het archief van de Commission de la Liquidation (1812-1813) is gevormd door M. Piepers. Het bestaat uit het secretariaatsarchief en uit stukken van Piepers als lid van deze commissie.
In deze inventaris heb ik de archieven beschreven van organen van de centrale overheid, die belast geweest zijn met de defensie te lande. Al deze archieven waren reeds eerder beschreven, doch de beperkte bruikbaarheid van deze oude inventarissen maakte herinventarisatie noodzakelijk. Voor de archieven van het Comité te Lande, het Ministerie van Oorlog en de eerste commissaris der Franse troepen werd nog steeds gebruik gemaakt van de manuscript-inventaris van J.H. Hingman, vervaardigd kort na de overname van deze archieven door het Rijksarchief in 1855. In deze inventaris van Hingman werden de archieven van het Ministerie van Oorlog en van het daaraan voorafgaande Comité te Lande als één geheel beschreven, als betrof het een archief van één orgaan onder verschillende namen. Daar de taak en de organisatie van het Comité te Lande wezenlijk verschilden van die van het Ministerie van Oorlog, heb ik beide archieven nu afzonderlijk beschreven. Dit temeer omdat het Comité te Lande niet alleen de voorloper is van het Ministerie van Oorlog, maar ook van het Ministerie van Financiën en van de Hoge Militaire Vierschaar. Het Comité te Lande is in 1798 als het ware in drieën uiteen gevallen. Met het archief is dit letterlijk gebeurd. In 1803 en 1808 zijn van de archieven van de Raad van State en van het Comité te Lande stukken afgesplitst en overgedragen aan het Ministerie van Financiën en aan de Hoge Militaire Vierschaar. Uitgangspunt bij deze inventarisatie is de organisatie van het Comité te Lande en van het Ministerie van Oorlog. De stukken zijn zoveel mogelijk geordend naar afdelingen en bureaus en daarbinnen van algemeen (verbaal, relatieven) naar bijzonder (stukken waarvan het onderwerp in de beschrijving is vermeld). De toepassing van dit ordeningsbeginsel leidde tot het terugvoeren van diverse stukken uit andere archieven naar de hier beschrevene.
De stukken van het Departement (Afdeling) van Financiën van het Comité te Lande zijn gedeeltelijk door het Ministerie van Financiën overgedragen en reeds door Hingman bij het archief van het Comité te Lande geplaatst en gedeeltelijk door mij van het archief van het Ministerie van Oorlog afgesplitst. De stukken van de advocaat-fiscaal en van de commissarissen tot de zaken der justitie zijn gedeeltelijk afkomstig uit het archief van de Hoge Militaire Vierschaar en gedeeltelijk uit het familiearchief Thomassen à Thuessink, berustend in het Rijksarchief in Overijssel. Ook uit particulier bezit zijn de stukken gekomen van de commissarissen tot de Franse Zaken (Heldewier) en van de personele commissie der defensie (Loncq). De stukken van het Bureau van Liquidatie tenslotte zijn door mij afgesplitst van het ministeriearchief.
De indeling van het archief van het Ministerie van Oorlog in deze inventaris verschilt op enkele punten belangrijk van die van de inventaris Hingman. Zo is in deze inventaris een afzonderlijke afdeling 'geheim archief' gevormd en zijn de toegangen (agenda's, indices en klappers) zo dicht mogelijk geplaatst bij de series waarnaar ze verwijzen. Hingman had de geheime stukken verspreid opgenomen tussen de gewone of 'ordinaris'-stukken en de agenda's, indices en klappers in één serie geheel achteraan geplaatst. Voorts heb ik de buiten verbaal gehouden stukken gesystematiseerd en de archiefjes van de liquidateurs nauwkeuriger beschreven. Ter vergroting van de toegankelijkheid heb ik de rubriekenaanduidingen van de index in twee systematische lijsten in deze inventaris opgenomen. De systematiek van deze zogenaamde hoofdenlijsten wordt gevormd door de taken van het Comité te Lande en van het Ministerie van Oorlog.
Ook het archief van de eerste commissaris der Franse troepen had Hingman geïncorporeerd in het ministeriearchief. Ik heb het daarvan echter losgemaakt en als een afzonderlijk archief beschreven.
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Het archief kent beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van kwetsbare of slechte materiële staat.
Een aantal stukken van dit archief is in een slechte materiële staat, wat tot gevolg heeft dat het niet geraadpleegd kan worden.
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Oorlog, nummer toegang 2.01.14.02, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Oorlog, 1798-1810, 2.01.14.02, inv.nr. ...
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
De indices vormen de belangrijkste toegang op het chronologisch geordende verbaal. Zij zijn onderwerpsgewijs, rubriekmatig ingericht onder trefwoorden, de zgn. hoofden of respecten. Voorin iedere index bevindt zich een alfabetische hoofden- of respectenlijst, verwijzend naar de folio's waarop de betreffende onderwerpen zijn ingeschreven.
In de hieronder opgenomen lijst zijn deze hoofden of respecten gegroepeerd naar de belangrijkste taken van het Ministerie van Oorlog. Niet alle hoofden komen in iedere index voor. Voor de ontbrekende jaren zijn verwijzingen aangebracht naar andere hoofden, waar de betreffende onderwerpen te vinden zijn. Het was echter onmogelijk dit voor elk onderwerp in iedere index na te gaan, zodat men in voorkomende gevallen ook verwante of synonieme hoofden dient te raadplegen. Voorts zij men erop bedacht dat sommige zaken onder andere hoofden zijn ingeschreven dan men zou verwachten. Bovendien sluiten de hoofden elkaar niet uit.
De rubrieken waarin deze systematische hoofdenlijst is verdeeld, zijn:
In deze systematische lijst wordt verwezen naar de index van het betreffende jaar, bv. Recepissen 1799. In de index van 1799, in het deel waarin de letter R voorkomt, is het onderwerp Recepissen vermeld. De juiste pagina wordt voorin vermeld in de alfabetische hoofdenlijst. In de jaren 1800 en 1803 zijn twee indices gemaakt:
De index aangeduid met 1801 betreft enkel de periode 1 januari - 8 december 1801, terwijl die van 1802 de periode 9 december 1801 - 31 december 1802 omvat.
De hoofden van de geheime index zijn in deze lijst niet opgenomen.
Verkeerd ingebonden.
Zie de bijlage van deze inventaris.
Niet raadpleegbaar
Betreft verbaalnrs. 100-199.
Niet raadpleegbaar
Zie de bijlage van deze inventaris.
Behoort bij de resoluties van 30 januari 1804, nr. 13 en 24 december 1804, nr. 55.
Behoort bij de resoluties van 20 juli 1804, nr. 20 en 24 december 1804, nr. 50.
Behoort bij de resolutie van 20 augustus 1005, nr. 19.
Behoort bij de resolutie van 3 november 1807, nr. 7.
Behoort bij de resolutie van 17 maart 1809, nr. 9.
Behoort bij de resolutie van 11 februari 1802, fol. 2997.
Overeenkomst vastgesteld bij geheimbesluit van het uitvoerend bewind van 12 mei 1798. la. F 1.
Genummerd 1-115.
Behoort bij de resolutie van 12 juli 1802, fol. 9712.
Incompleet, alleen eerste hoofdstuk.
In drievoud.
Deze bescheiden zijn beschreven in een afzonderlijke inventaris en met behulp van een alfabetisch-lexicografische klapper op naam van de militair nader toegankelijk; zie 2.01.16 t/m 2.01.18 en de supplementen 2.10.34 t/m 2.01.37.
Aanwinsten 1912 II
Afkomstig van M. Piepers en door hem gedeponeerd in het in 1816 nog onder hem berustende archief van de Commissie van Liquidatie.