Sinds november 1795 werden de Nederlandse overzeese gebiedsdelen ten westen van Kaap de Goede Hoop bestuurd door het Comité tot de Zaken van de Koloniën en de Bezittingen op de Kust van Guinea en in America, ook wel het West-Indisch Comité genoemd. Dit Comité functioneerde echter niet naar tevredenheid en in het voorjaar van 1798 besloot de Constituerende Vergadering van de Bataafse Republiek tot opheffing ervan. Het West-Indisch Comité zou zijn werkzaamheden voortzetten totdat een nieuw bestuursorgaan voor de koloniën was gevormd. Hoewel reeds in de Staatsregeling van 1798 een uitgebreide paragraaf werd gewijd aan een op te richten Raad der Amerikaansche Coloniën en Bezittingen en aan de wijze waarop deze Raad moest worden ingericht, duurde het tot december 1800 voordat de voornemens van 1798 werden gerealiseerd. Het West-Indisch Comité werd ontbonden en op 29 december 1800 werd de Raad der Amerikaansche Coloniën en Bezittingen opgericht bij besluit van het Uitvoerend Bewind. Volgens de Voorlopige inventaris van de archieven betreffende de West-Indische Bezittingen en de Kust van Guinea 1795 - 1810 (toegang 2.01.28) (Den Haag ca. 1890) i, betreft het het besluit van het Uitvoerend Bewind van 29 december 1800 nr. 56. In het archief van het Uitvoerend Bewind is dit besluit onvindbaar. Een copie ervan bevindt zich echter in het ARA, Collectie Dassevael, inv.nr. 46 (oud inv.nr. 292). Deze bestaat uit (1) een kopie van de instellingsbeschikking van het West-Indisch Comité van de Staten-Generaal van 9 oktober 1795 en (2) een kopie van het dagverhaal van de zitting van de Eerste Kamer van het Vertegenwoordigend Lichaam van 28 oktober 1800. Zie tevens de inleiding van de Inventaris van de archieven van het Comité tot de Zaken van de Koloniën en de Bezittingen op de Kust van Guinea en in America (1791) 1795 - 1800 (1801) (nummer toegang 2.01.28.01) (Den Haag 1998). De Amerikaanse Raad is ook bekend onder de volgende namen: Raad der Amerikaanse Bezittingen en Etablissementen, Raad voor het Bestuur van de West-Indische Bezittingen en Coloniën in America en op de Kust van Guinea, Raad der Amerikaansche Coloniën en Bezittingen op de Kust van Guinea.
De Staatsregelingen van 1801 en 1805 en de Constitutie van 1806 hebben grote gevolgen gehad voor de bestuurlijke inrichting van Nederland. Ze lijken echter van weinig invloed te zijn geweest op het functioneren van de Amerikaanse Raad. Er zijn geen aanwijzingen dat de organisatie van de Amerikaanse Raad gedurende de periode van zijn bestaan is gewijzigd.
De Amerikaanse Raad werd op 1 augustus 1806 opgeheven bij decreet van koning Lodewijk Napoleon in het kader van het afschaffen van de collegiale (meerhoofdige) bestuursvorm over de overzeese gebiedsdelen. ARA, Archief van het Kabinet des Konings, inv.nr. 3, decreet van 29 juli 1806 nr. 47. Voorlopige inventaris, ii. Het archief van het Ministerie van Koophandel en Koloniën staat beschreven in nummer toegang 2.01.28.03 van het Algemeen Rijksarchief.
Het Vertegenwoordigend Lichaam van de Bataafse Republiek moest ingevolge artikel 236 van de Staatsregeling van 1798 een definitieve instructie voor de Amerikaanse Raad opstellen. Het is echter niet met zekerheid te zeggen of die instructie tot stand gekomen is, want noch in het archief van de Amerikaanse Raad, noch in dat van het Uitvoerend Bewind, het Vertegenwoordigend Lichaam of hun respectievelijke rechtsopvolgers is een instructie te vinden. Wanneer de Amerikaanse Raad begonnen is als zelfstandig orgaan te functioneren is derhalve onduidelijk.
Waarom het formuleren van een definitieve instructie problemen opleverde, blijkt uit de dagverhalen (notulen) van de zittingen van het Vertegenwoordigend Lichaam. De Eerste Kamercommissie die belast was met die taak was van mening dat ze haar opdracht niet kon vervullen zolang de in de Staatsregeling aangekondigde 'constitutionele charters voor de koloniën' nog niet waren opgesteld. Dat bezwaar werd echter door de Tweede Kamer terzijde geschoven omdat die het voortbestaan van het West-Indisch Comité bezwaarlijker achtte dan het ontbreken van de constitutionele charters. Men besloot tot het oprichten van een provisionele Raad der Amerikaansche Coloniën en Bezittingen; zodra het Vertegenwoordigend Lichaam een instructie zou hebben geformuleerd, zou het bestaan van de Amerikaanse Raad officieel zijn. Gedrukte dagverhalen van het Vertegenwoordigend Lichaam des Bataafschen Volks, vol. X, nr. 1083 (28-10-1800, p. 244 e.v.), nr. 1137 (06-12-1800, p. 677). De dagverhalen bevinden zich in de bibliotheek van het Algemeen Rijksarchief.
Het hoogste bestuur van de Amerikaanse Raad bestond uit vijf leden die in Den Haag resideerden. Hun benoeming geschiedde door het Uitvoerend Bewind, later diens rechtsopvolgers. De eerste vijf raadsleden werden op 2 januari 1801 benoemd en op 5 januari daaropvolgend beëdigd.
In zijn provisionele vorm was de Amerikaanse Raad belast met het uitvoeren van de werkzaamheden die indertijd waren opgedragen aan het West-Indisch Comité, voor zover de Staatsregeling van 1798 daar geen verandering in had gebracht. ARA, Archief van de Staten-Generaal 1464-1796, inv.nr. 3863, resolutie van 9 oktober 1795. Staatsregeling 1798, art. 231-255.
Evenals de raadsleden werden ook de hoge ambtenaren van de Amerikaanse Raad door het Uitvoerend Bewind, later diens rechtsopvolgers, aangesteld. Aan het hoofd van de administratie stond een secretaris. De advocaat-fiscaal trad voor het Hoog Nationaal Gerechtshof op als aanklager namens de overheid in geval van ambtsmisdrijven door militair of burgerlijk personeel. De ontvanger-generaal was verantwoordelijk voor het administreren van alle financiën van de Raad. Hij stelde jaarlijks een begroting en een financieel eindrapport op en legde die ter goedkeuring voor aan het Uitvoerend Bewind en het Vertegenwoordigend Lichaam van de Bataafse Republiek, later hun respectievelijke rechtsopvolgers. De overige ambtenaren van de Amerikaanse Raad, onder wie de boekhouder-generaal, de commissaris van huishoudelijke zaken en de klerken, werden door de raadsleden zelf aangesteld.
De raadsleden werden in het uitvoeren van hun taken ondersteund door drie departementen, die eveneens in Den Haag waren gevestigd. Deze bereidden de besluiten van de raadsleden voor. Hun taakgebieden omvatten achtereenvolgens politie en justitie (huishoudelijke bestiering van de koloniën, slaven, personeelszaken), commercie en financiën (handel, financiële administratie, koloniale schatkist) en defensie en militie (militaire bevoorrading en bemanning van de koloniën, betaling van soldij). Aan het hoofd van elk departement stond een commissaris. Doorgaans werden de commissarissen uitgenodigd om de raadsleden tijdens een vergadering mondeling van advies te dienen.
In Amsterdam, Rotterdam en Middelburg waren stedelijke departementen of comptoiren van de Amerikaanse Raad gevestigd, die het beleid uitvoerden dat door het hoogste bestuur van de Raad in Den Haag werd uitgestippeld. Vanuit de stedelijke departementen vond de vaart op, de bevoorrading van en de handel met de koloniën plaats. Aan het hoofd van elk stedelijk departement stond een commissaris. De stedelijke commissaris was verantwoordelijk voor het innen en administreren van de last- en recognitiegelden en voor het registreren van de goederenstroom van en naar de koloniën. Onder de stedelijke commissaris werkten een boekhouder, een kassier en een tiental lagere functionarissen die de administratie van de departementale activiteiten verzorgden. Door de stedelijke departementen werd maandelijks financiële verantwoording afgelegd aan het hoogste bestuur van de Amerikaanse Raad in Den Haag. Instructies en conceptinstructies voor een groot aantal hoge en lagere functionarissen van de Amerikaanse Raad zijn te vinden in de archieven van de Amerikaanse Raad, inv.nrs. 122, 128, 129, 131, 134, 135, 140, 240 en 410. In inventarisnummer 23, fol. 20, bevindt zich een conceptreglement van orde voor de secretarie van de Raad.
Hoe de Amerikaanse Raad na de provisionele fase zou worden ingericht is te lezen in de dagverhalen van de zittingen van het Vertegenwoordigend Lichaam van de Bataafse Republiek, waarin een interpretatie wordt gegeven van de Staatsregeling van 1798 op het punt van de organisatie van het koloniaal bestuur, en in een conceptinstructie voor de Amerikaanse Raad die van januari 1800 dateert. Gedrukte dagverhalen der Handelingen van het Vertegenwoordigend Lichaam des Bataafschen Volks, vol. X, nr. 1083 (28-10-1800, p. 244 e.v.), nr. 1095 (31-10-1800, p. 340), nr. 1131 (02-12-1800 en 03-12-1800, p. 627 e.v.), nr. 1137 (06-12-1800, p. 677), nr. 1138 (06-12-1800 en 08-12-1800, p. 681 e.v.). ARA, Collectie Dassevael, inv.nr. 46 (oud inv.nr. 292). Staatsregeling 1798, art. 234. Vanaf oktober 1801 was de Amerikaanse Raad verantwoordelijk en ondergeschikt aan het Staatsbewind (Staatsregeling 1801, art. 47). De Staatsregeling van 1805 noch de Constitutie van 1806 spreekt over het bestuur van de overzeese bezittingen; de Raad was vanaf april 1805 ondergeschikt en verantwoordelijk aan de Raadpensionaris en vanaf juni 1806 aan de Koning. In tegenstelling tot wat de samensteller van de Voorlopige inventaris op pag. ii van zijn inleiding schrijft, verdwenen de drie departementen niet. Vermoedelijk heeft hij zich in verwarring laten brengen door wat er in het dagverhaal van de Eerste Kamer van de zitting van het Vertegenwoordigende Lichaam van 28 oktober 1800 staat. De stedelijke departementen te Hoorn/Enkhuizen en Groningen werden opgeheven. De andere drie bleven bestaan. Staatsregeling 1801, art. 48. Benjamins, H.D., en J.F. Snelleman, Encyclopaedie van Nederlandsch West-Indië (Den Haag/Leiden 1914-1917), lemma 'bestuursregeling'.
Tot het rechtsgebied van de Amerikaanse Raad behoorden alle Nederlandse overzeese gebiedsdelen ten westen van Kaap de Goede Hoop. Voor een uitgebreide toelichting op de koloniën zie Hullu, J. de, 'De algemeene toestand onzer West-Indische bezittingen in 1806', in: De West-Indische Gids 2 (1920-1921) 407-421. Idem, 'Memorie van den Amerikaanschen Raad over de Hollandsche bezittingen in West-Indië in juli 1806', in: De West-Indische Gids 4 (1922-1923) 387-400.
In West-Afrika vormde de Kust van Guinea een kolonie. Deze bestond uit het hoofdfort St. George d'Elmina, gelegen in het huidige Ghana, een aantal zogeheten buitenforten en het land daaromheen. De kolonie werd bestuurd door een gouverneur-generaal en werd voornamelijk gebruikt voor het verkrijgen van negerslaven.
In Zuid-Amerika lagen drie koloniën, waar voornamelijk landbouw werd bedreven. Demerary en Essequibo, gelegen in het huidige Brits Guyana aan de rivieren Demerara en Essequibo, vormden sinds 1787 één kolonie. In Demerary zetelde een gouverneur-generaal. Essequibo was onderhorig aan Demerary en werd door een commandeur bestuurd. De meeste zaken betreffende Essequibo werden echter door het gouvernement in Demerary afgehandeld. Eveneens in het huidige Brits Guyana lag de kolonie Berbice aan de gelijknamige rivier. In Nieuw-Amsterdam, een nederzetting bij Fort Nassau, resideerde de gouverneur-generaal. Suriname was de grootste van de Zuid-Amerikaanse koloniën. Ook Suriname werd bestuurd door een gouverneur-generaal, die in Paramaribo resideerde.
Bij de oprichting van de Amerikaanse Raad waren alle Zuid-Amerikaanse koloniën in handen van de Engelsen. Desondanks bleven de Nederlandse bestuurders in functie. Met de Vrede van Amiens in maart 1802 kreeg de Bataafse Republiek deze gebieden weer terug. In 1803 vielen Demerary en Essequibo en Berbice echter weer in handen van de Engelsen, een jaar later gevolgd door Suriname.
In het Caribische gebied bezat de Bataafse Republiek twee koloniën, die beide een handelsfunctie hadden. De benedenwindse eilanden Curaçao, Bonaire en Aruba vormden samen één kolonie. Aan het hoofd van het gouvernement, dat gevestigd was op Curaçao, stond een directeur-generaal. Bonaire en Aruba waren volledig onderhorig aan het gouvernement op Curaçao. De tweede kolonie in het Caribisch gebied bestond uit de bovenwindse eilanden St. Eustatius, St. Maarten en Saba. Aan het hoofd van het gouvernement, dat gevestigd was op St. Eustatius, stond een gouverneur-generaal. Het onderhorige St. Maarten werd bestuurd door een commandeur, die zelfstandig een deel van de zaken afhandelde die St. Maarten betroffen. Saba was volledig onderhorig aan het gouvernement op St. Eustatius.
In bijlage 2 van de inventaris zijn kaarten opgenomen van het rechtsgebied van de Amerikaanse Raad.
Tijdens de laatste vergadering van de Amerikaanse Raad, op 4 augustus 1806, werd besloten alle documenten van de Amerikaanse Raad over te gedragen aan de Divisie voor de Zaken van de West van het Ministerie van Koophandel en Koloniën. In januari 1808 gingen de taken en bevoegdheden van de minister over op de minister van Marine en Koloniën. In het najaar van 1808 werd de gehele administratie van het nieuwe ministerie naar Amsterdam overgebracht. Of bij die gelegenheid ook de archieven van de Amerikaanse Raad naar Amsterdam zijn verhuisd is niet bekend. De archieven zijn in de loop van de negentiende eeuw in het West-Indisch Slachthuis te Amsterdam opgeslagen. In 1856 zijn de archieven van de Amerikaanse Raad samen met de archieven van de VOC, de WIC en hun respectievelijke rechtsopvolgers naar het (Algemeen) Rijksarchief in Den Haag overgebracht ingevolge het Koninklijk Besluit van 28 februari 1856. ARA, Archief van het Kabinet des Konings, inv.nr. 976, Koninklijk Besluit van 28 februari 1856 nr. 68. ARA, Archief van het Algemeen Rijksarchief, 1800 - 1940, inv.nr. 17, proces-verbaal van overdracht van 9 september 1856, ingekomen op 13 september 1856, nr. 157.
Het archief is bij Koninklijk Besluit of ministeriële beschikking overgebracht.
Niet alleen wat betreft taken maar ook wat betreft de inrichting van het archief bestaan overeenkomsten tussen de Amerikaanse Raad en zijn rechtsvoorganger, het West-Indisch Comité: de archieven van beide organisaties zijn serie-archieven, geordend volgens het resolutiestelsel, waarbij de serie gewone resoluties en de serie geheime resoluties de kern van het archief vormen. Thomassen, Th.H.P.M., 'Het resolutiestelsel voor gebruikers', in: Reader Archiefschool nummer AO1 (Den Haag 1997) 43-52 en Schie, H.A.J van, Registratuur van de Nederlandse overheidsadministratie in de negentiende eeuw (Den Haag 1992) geven beiden een uitgebreide toelichting op het resolutiestelsel.
De inrichting van het archief houdt verband met het type organisatie dat het archief heeft gevormd. De Amerikaanse Raad was een collegiaal (meerhoofdig) bestuursorgaan. De leden van het hoogste bestuur van de Raad waren gezamenlijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken en kwamen dagelijks in vergadering bijeen om allerlei beslissingen te nemen (geheime vergaderingen werden minder frequent belegd). Deze beslissingen worden resoluties genoemd en werden in resolutieboeken opgetekend. De resoluties moeten niet worden verward met de voor ons bekendere term notulen: resoluties zijn gemotiveerde lijsten van besluiten die tijdens een vergadering zijn genomen, terwijl in notulen niet alleen de besluiten, maar ook de daaraan voorafgegane discussies worden weergegeven. De onderzoeker dient hiermee rekening te houden, aangezien in de resoluties de termen resoluties en notulen door elkaar worden gebruikt.
Bij beide series resoluties horen twee series bijlagen, namelijk een serie ingekomen stukken en een serie minuten van uitgaande stukken. Hoe de resoluties en de bijlagen met elkaar verbonden zijn, wordt hier uiteengezet.
De vergaderingen van de Amerikaanse Raad verliepen volgens een vast patroon, dat werd bepaald door de stukken die aan de Raad waren toegestuurd. Nadat de resoluties van de vorige vergadering waren 'geresumeerd' (voorgelezen) en 'gearresteerd' (vastgesteld), kwamen de ingekomen stukken ter tafel en wel in deze volgorde: stukken van de overheid, stukken van leden, departementen en ambtenaren van de Amerikaanse Raad in Den Haag, stukken van de stedelijke departementen te Amsterdam, Rotterdam en Middelburg, stukken uit de koloniën. Na de geschreven stukken volgden mondelinge rapporten van bijvoorbeeld de commissarissen van de Haagse departementen of van de secretaris van de Raad. Verzoekschriften en andere stukken van burgers kwamen als laatste ter tafel.
De inhoud van alle stukken en mededelingen wordt in de resolutieboeken kort weergegeven. Dan volgt het eigenlijke besluit, ingeleid door de zinsnede 'waarop gedelibereerd zijnde'. Een finale resolutie heeft een definitief karakter; een niet-finale resolutie kan een besluit behelzen over de voortgang van een zaak (bijvoorbeeld het besluit om over een ingekomen stuk advies in te winnen bij een van de departementen van de Raad in Den Haag; zo'n besluit heet een resolutie commissoriaal en leidde tot een schriftelijk of mondeling rapport in een volgende vergadering, waarin een finale resolutie werd genomen). Het kwam ook voor dat men alleen kennisnam van een stuk; in zo'n geval staat in de resolutie de aanduiding 'notificatio'.
Het verband tussen een ingekomen stuk en de vergadering waarin het is behandeld wordt expliciet gemaakt doordat de administratie van de Amerikaanse Raad bij ontvangst een exhibitumdatum op het stuk schreef: op het stuk werden, meestal in de linkerbovenhoek van het stuk en in een ander handschrift en met een andere kleur inkt dan de rest van het stuk, de aanduiding 'exh.' of 'lecta' (gelezen) of 'ing.' (ingekomen) geschreven en de datum van binnenkomst geregistreerd (die gelijk was aan de datum van behandeling in een vergadering). Indien het stuk tijdens een geheime vergadering werd behandeld, werd aan de exhibitumdatum vaak ook de aanduiding 'secreet' toegevoegd.
De ingekomen stukken werden meestal per afzender, en daarbinnen chronologisch op datum van resolutie, ingebonden.
Het nemen van een resolutie had vaak tot gevolg dat door de Amerikaanse Raad een brief of een rapport aan een andere organisatie of persoon werd geschreven. Van de meeste uitgaande stukken werd eerst een concept geschreven; na goedkeuring kreeg het concept de status van minuut, waarnaar een expeditie (een voor verzending bestemd netexemplaar) werd vervaardigd. Een groot aantal resoluties van de Amerikaanse Raad werd in kopievorm gestuurd naar derden; het spreekt vanzelf dat van deze stukken geen aparte minuutversies werden gemaakt.
Voor verzoekschriften geldt dat het kale verzoekschrift beschouwd moet worden als ingekomen stuk, terwijl het verzoekschrift, waarop door een functionaris van de Raad in kladvorm een beschikking is aangetekend, beschouwd moet worden als minuut van een uitgaand stuk.
Ook de minuten van uitgaande stukken werden per geadresseerde geordend en daarbinnen chronologisch op datum van resolutie.
De archiefvormers binnen de Amerikaanse Raad die een archief volgens het resolutiestelsel hebben achtergelaten zijn het hoogste bestuur van de Raad in Den Haag en de stedelijke departementen te Amsterdam, Rotterdam en Middelburg, waarbij moet worden opgemerkt dat van de laatste twee een te verwaarlozen hoeveelheid archiefbescheiden bewaard is gebleven. Bovendien worden de ambtsverrichtingen van de commissaris van het stedelijke departement te Amsterdam geen resoluties genoemd, maar verbaal. De archieven van de overige archiefvormers binnen de Amerikaanse Raad in Den Haag bestaan louter uit ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken. Wat deze stukken aan elkaar verbindt zijn de vergaderingen van het hoogste bestuur van de Amerikaanse Raad, waarin werd besloten tot het verzenden van stukken aan een departement of ambtenaar, of waarin stukken van een departement of ambtenaar werden besproken. Het gebruik van deze archieven en van het archief van de stedelijke commissaris te Amsterdam wijkt dus niet fundamenteel af van het gebruik van het gewone en het geheime archief van het hoogste bestuur van de Raad.
Toegang op de resoluties wordt verschaft door indices. Deze zijn alfabetisch op trefwoorden gerangschikt en bevatten ook alfabetische naamindices. Een overzicht van gebruikte trefwoorden en namen staat steeds voor in elke index. Door het verband tussen de resoluties en de bijlagen verwijzen de indices indirect ook naar de ingekomen stukken en de minuten van uitgaande stukken. Voor de gewone resoluties van het jaar 1805 is bovendien een agenda van ingekomen en uitgaande stukken voorhanden.
Hoewel de structuur van de archieven van de Amerikaanse Raad in theorie duidelijk is, zal het verrichten van archiefonderzoek naar de Raad niet altijd probleemloos verlopen. Dat is het gevolg van het ontbreken van voldoende gegevens over de werkzaamheden van een aantal functionarissen van de Raad en van het ontbreken van precieze gegevens omtrent de vernietiging van delen van het archief in de negentiende eeuw, maar vooral van de onnauwkeurige en weinig stelselmatige registratie van ingekomen stukken door de administratie van de Amerikaanse Raad: op veel ingekomen stukken ontbreekt de exhibitumdatum. De onnauwkeurige registratie is er de oorzaak van dat van een groot aantal stukken het verband met de resoluties niet kon worden bewezen, terwijl het goed mogelijk is dat ze wel bijlagen zijn bij de resoluties. Het verrichten van onderzoek in de archieven van de Amerikaanse Raad vergt dan ook doorzettingsvermogen en creatief denkwerk.
De onderzoeksmethode in het gewone en het geheime archief van het hoogste bestuur van de Amerikaanse Raad [het stedelijk departement te Amsterdam] De instructie voor het gebruik van de inventaris is nauwelijks relevant voor de archieven van de stedelijke departementen te Rotterdam en Middelburg.
Indien u een resolutie van een bepaalde datum zoekt, dan kunt u deze rechtstreeks vinden in de resolutieboeken (inv.nrs. 1-32) [Amsterdams verbaal: inv.nrs. 253-256].
De concepten, de minuten en de netexemplaren van de resoluties geven soms verschillende versies van één resolutie. Het komt voor dat in de netversie van een resolutie een passage ontbreekt, die wel in de concept- of minuutversie staat, en vice versa. U moet zich realiseren dat het netexemplaar de officiële versie van een besluit weergeeft en dat daarnaar werd gehandeld. De concept- en minuutversies hebben geen rechtsgeldigheid.
Indien u een onderwerp van onderzoek heeft, zoek dan in de trefwoordenindices op de gewone resoluties en in de trefwoordenindices op de geheime resoluties naar trefwoorden en namen die aansluiten bij het onderwerp (inv.nrs. 33-41) [Amsterdams verbaal: 253-256].
Al lezende in een resolutie [het verbaal] wordt duidelijk naar aanleiding van welk ingekomen stuk de resolutie is genomen. In de inventarisnummers 73-111 [Amsterdams verbaal: inv.nrs. 250-252 en 257-259] vindt u de ingekomen stukken die bijlagen waren bij de resoluties. In de inventaris zijn de stukken per afzender gerangschikt; daarbinnen staan ze in chronologische volgorde.
Het nemen van een resolutie leidde er vaak toe dat de Amerikaanse Raad een brief of rapport schreef aan een andere persoon of organisatie. Concepten en minuten van deze stukken vindt u in inv.nrs. 63-72 [Amsterdams verbaal: inv.nrs. 247-249].
Al lezende in de resoluties wordt tevens duidelijk welke andere departementen of functionarissen van de Raad betrokken waren bij de totstandkoming van de resolutie. Indien u de minuut van een uitgaand stuk niet in de hierboven genoemde paragrafen vindt, dan kan het zijn dat een ander organisatieonderdeel dan het hoogste bestuur van de Amerikaanse Raad was aangewezen om het uitgaande stuk te schrijven. In Den Haag zijn dat de boekhouder-generaal, de ontvanger-generaal en het departement militaire zaken.
Wanneer ook dit geen resultaat oplevert, dan kunt u gebruik maken van een omweg: u zoekt het stuk bij de ingekomen stukken van het archief van de persoon of organisatie voor wie het stuk was bestemd.
Indien u niet de resoluties [het verbaal] als uitgangspunt neemt van uw onderzoek, maar de ingekomen stukken bij de resoluties, dan is het volgende van belang.
Op veel ingekomen stukken ontbreken exhibitumdata. Officieel staan deze stukken dus buiten de registratuur van de resoluties. Een groot aantal van deze stukken was echter wel degelijk bijlage bij de resoluties en is geplaatst in § II - X. Indien u in één van deze paragrafen een ingekomen stuk aantreft zonder exhibitumdatum, dan is het door middel van het beredeneerd gebruiken van de trefwoordenindices op de resoluties altijd mogelijk de bij dit stuk behorende resolutie te vinden: de naam of functie van de afzender, het onderwerp van het stuk of de naam van een kolonie kunnen dan als zoeksleutel fungeren.
De huidige omvang van de archieven van de Amerikaanse Raad is ca. 18 strekkende meter. Voorafgaand aan de overbrenging van 1856 zijn grote aantallen archiefbescheiden vernietigd; hoeveel is echter niet bekend. Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven, 1889, 6.
Sinds 1856 hebben verschillende archivarissen geprobeerd orde te brengen in de archieven van de West-Indische Compagnie en haar rechtsopvolgers, waaronder die van de Amerikaanse Raad. Tussen 1889 en 1907 heeft adjunct-algemeen rijksarchivaris Telting de aanzet gegeven tot het samenstellen van de Voorlopige inventaris van de archieven betreffende de West-Indische Bezittingen en de Kust van Guinea 1795 - 1810, waarvan het tweede deel de archieven van de Amerikaanse Raad behelst. Op basis daarvan is de onderhavige inventaris gemaakt. Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven, 1889, 6; idem, 1890, 9; idem, 1891, 7; idem, 1892, 6; idem 1893, 8; idem, 1894, 6; idem, 1898, 7. Door wie de Voorlopige inventaris uiteindelijk is samengesteld is niet bekend.
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Raad der Amerikaanse Bezittingen, nummer toegang 2.01.28.02, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Raad der Amerikaanse Bezittingen, 2.01.28.02, inv.nr. ...
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Archieven van het Comité tot de Zaken van de Koloniën en Bezittingen op de Kust van Guinea en in America (1791) 1795 - 1800 (1801), toegang 2.01.28.01.
De archieven van de rechtsvoorganger van de Amerikaanse Raad, het Comité tot de Zaken van de Koloniën en Bezittingen op de Kust van Guinea en in America, bevatten stukken die van nut kunnen zijn bij het verrichten van onderzoek in de archieven van de Amerikaanse Raad.
Archieven van het Ministerie van Koophandel en Koloniën, Divisie voor de Zaken van de West (1806 - 1807) en het Ministerie van Marine en Koloniën (1808 - 1810), toegang 2.01.28.03.
De volgende inventarisnummers uit de archieven van het Ministerie van Koophandel en Koloniën, Divisie voor de Zaken van de West, en het Ministerie van Marine en Koloniën bevatten stukken die deel uitgemaakt hebben van de administratie van de Amerikaanse Raad of die anderszins verband houden met de Amerikaanse Raad: 16 - 30 - 33 - 40 - 41 - 42 - 45A - 47 - 48 - 48A - 49 - 50 - 51 - 56G - 57 - 57L - 47V - 58 - 61 - 69 - 71A - 74 - 75A - 76 - 81 - 82 - 83 - 74.
Collectie Dassevael, toegang 2.21.048.
Inventarisnummer 46 (oud inventarisnummer 292) van de Collectie Dassevael bevat een omslag met stukken betreffende de Amerikaanse Raad, onder andere de meest recente concept-instructie voor de Amerikaanse Raad die er te vinden is (d.d. 23 januari 1800) en een copie van het instellingsbesluit van het Uitvoerend Bewind (d.d. 29 december 1800 nr. 56).
Collectie Verspreide West-Indische Stukken, toegang 1.05.06.
De Collectie Verspreide West-Indische Stukken is door toeval ontstaan: de adjunct-algemeen rijksarchivaris A. Telting had vanaf 1889 het beheer over de archieven van de West-Indische koloniën. Na zijn dood in 1907 werd op zijn kamer een verzameling losse stukken aangetroffen. Telting (en vermoedelijk ook zijn voorganger in het inventariseren van de West-Indische archieven, Leupe) heeft deze stukken gehaald uit verschillende West-Indische archieven, waaronder de archieven van de Amerikaanse Raad, zonder ze erin terug te plaatsen. Aangezien pogingen om deze archiefbescheiden terug te plaatsen in hun archieven van herkomst slechts gedeeltelijk zijn geslaagd, is besloten om de verzameling onder de noemer Collectie Verspreide West-Indische Stukken te laten voortbestaan.20
In de Collectie bevinden zich de volgende archiefbescheiden met een West-Indische context uit de periode 1801 - 1806: 287 - 306 - 617 - 624 - 1096 - 1118 - 1360 - 1360*.
Verspreide West-Indische stukken: voorste kolom; zijn geworden de nummers van dezen inventaris, in de 2e kolom.
De kaarten zijn ontleend aan Henk den Heijer,
Zie Besluit Vertegenw. Lichaam van 6 December 1800 en van Uitv. Bewind van 29 December 1800.
Alle voorzien van bladwijzer.
Met indices
Met hoofdenlijst en klapper.
Met alfabetische index.
De toegezonden stukken loopen over de jaren 1795-1804. Zij zijn toegezonden resp. aan: den Raadpensionaris, de Hoog Militaire Vierschaar.
Sommige bladz. ontbreken.
Betreft J. den Dekker als generale aannemer van de vivres enz. voor de Bataafsche en Fransche troepen.
(geschenk v.d. secretaris van den Raad Van der Kemp)
Aangeteekend staat, dat de stukken van deze lijst berusten onder den secretaris mr. J.C. van der Kemp.
Een groot deel van de overgekomen brieven en papieren uit Elmina uit de periode 1793-1803, die in 1803 uit Elmina naar Nederland zijn verscheept, zijn beland in de z.g. Prize Paper van de Britse Admirality, nu berustend bij de National Archives in Kew (HC 30 nrs. 756, 716, 767, 769, 770, 771 en HCA 32, nrs. 996, 997. Deze zijn in het project Metamorfoze geïndentificeerd en gedigitaliseerd (DjK, 2021)
Met inhoudsopgave.
Als bijlagen vallen op te sommen: Maandlijsten van 's Lands Magazijn; Journalen van uitbetaling. Admin.-rekening van het Soldijcomptoir. Soldijboeken. Maandlijsten van den trein. Generale cassa-rekening. Hospitaal-cassa. Consignatie-cassa. Lijsten van getrokken wissel. Lijsten van Adviesbrieven. Lijsten van comptoirbehoeften. Monteeringslijst, maandpapieren van het hospitaal, doto van het Medicijnenmagazijn, Monsterrollen met Inv.
Inliggend inventaris van de voorwerpen in de consignatiekas, 1805.
Aanw. 1905, XLIII, 4.
Kaart 1 is gefacsimileerd in
In handen van de Comm. tot de zaken van Politie.
Kaart 1 is gefacsimileerd in
Uit West-Indisch Comité
Met index.
Inliggend aangetroffen een brief van P.J. Changuion, gewezen gouverneur van Curaçao aan de minister van Koophandel en Koloniën, dd. 6 augustus 1806, ten geleide van een aantal papieren. Door de afwijkende paginanummering op deze brief hoort deze waarschijnlijk niet in dit inv.nr. thuis (DjK 14-12-2012)
Oorspronkelijk als bijlage bij een ander document.
Aan te vragen als 2.01.28.03 inv.nr. 56Q
Aan te vragen als 2.01.28.03 inv.nr. 56R
Aan te vragen als 2.01.28.03 inv.nr. 56S
Aan te vragen als 2.01.28.03 inv.nr. 56T
Aan te vragen als 2.01.28.03 inv.nr. 56U
Met index.
De nota is geschreven door J.C. van der Kemp.
Aan te vragen als 2.01.28.01 inv.nr. 143H
Met inhoudsopgave.
Vergelijk kaarten Leupe nos. 1419 en 1420.
Met aantekeningen door den Raad.
Voorheen inv.nr. 207.
Overgebracht naar Stamboeken vóór 1813, inv. nr. 126.
Inliggend eenige declaraties van den provoost-geweldige.
Bevat klapper. Inliggend rek. cour. van eenige troepen in Demerary, Essequibo en Berbice, 1804 Mei - Dec.
Inliggend borderellen, enz.
De sedert dien datum verstorven lijfrenten zijn nog niet bekend en daarom niet op de lijst aangetekend.
Was West-Indisch Comité inv.nr. 230
De kaarten gemerkt AA zijn per miss. 11 Febr. 1805 overgezonden.
In deze commissiën, bestemd voor Mr. C.P. Römer, Mr. P.B. van Starkenburgh en L. Weckenbach, is de betrekking waarin zij te Curaçao werden benoemd, niet ingevuld. Zie ook Secrt. notulen van 19 Sept. 1805.