De geschiedenis van het Kabinet der Koningin begint in december 1813, het moment waarop erfprins Willem de soevereiniteit over de Nederlanden aanvaardde. De vorst beschikte over twee ambtelijke organisaties; een Algemene Staatssecretarie ook wel genoemd Secretarie van Staat en een Kabinetssecretarie, vanaf 1815 Kabinet des Konings genoemd Soeverein Besluit van 31 december 1813, no 38. Zie de notulen van de vergadering van 12 januari 1819 van de bij Koninklijk Besluit ingestelde Staatscommissie, archief KdK, exh. 1 augustus 1818, nr. La TT.
De grondwetsherziening van 1840 was voor het Kabinet des Konings van grote betekenis. Als gevolg van de invoering van de strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de ministers vervielen de taken van de Secretaris van Staat inzake het plaatsen van het contraseign en het ontwerpen van koninklijke besluiten. Deze taken werden onder de verantwoordelijke ministers gebracht.
Koning Willem II, die de ineensmelting van de Staatssecretarie en het Kabinet des Konings tot één instelling wenselijk achtte, bekrachtigde op 22 december 1840 het ontwerp-Koninklijk Besluit, waarbij met ingang van 1 januari 1841 de twee organen opgingen in een nieuwe instelling onder de naam "Kabinet des Konings", onder leiding van een Directeur Koninklijk Besluit van 22 december 1840, no 44.
Krachtens artikel 4 van het Koninklijk Besluit van 31 maart 1842 - houdende het Reglement van Orde voor de Raad van Ministers - werd formeel vastgelegd dat de Directeur van het Kabinet tevens belast was met de functie van secretaris van de Raad van Ministers. Tijdens het Tweede Ministerie Thorbecke in 1862 kwam aan deze taak een einde, doordat één van de ministers als tijdelijk secretaris ging optreden.
Met de ontwikkeling van de politieke ministeriële verantwoordelijkheid in de jaren 1845 tot 1864, was de positie van de Directeur regelmatig onderwerp van discussie in de Tweede Kamer. Kamerlid Thorbecke stelde in 1845 dat de Directeur als rijksambtenaar taken verrichtte van algemeen bestuur (afkondiging van wetten in het Staatsblad) naast de persoonlijke diensten voor de Koning. Hij vroeg zich af of de Koning zulke activiteiten aan zich kon voorbehouden zonder enig ministerieel departement en zonder de ministeriële verantwoordelijkheid. Na lange discussies in parlement en kabinet, hakte Minister-President Thorbecke in 1863 uiteindelijk de knoop door. De uitgifte van het Staatsblad verdween per 1 januari 1864 als taak van het Kabinet en werd toegewezen aan de minister van Justitie KB van 22 december 1863 (Stb. 1863, 149)
Bij de dood van Koning Willem III en de opvolging van Prinses Wilhelmina in 1890 werd de personele unie met Luxemburg beëindigd. Tot dat moment fungeerde het Kabinet ook als Kanselarij van de Orde van de Eikenkroon en van de Gouden Leeuw van Nassau. Dit taakonderdeel van het Kabinet ging daarmee over naar Luxemburg.
In 1891 werd vastgelegd dat zolang een Koningin de Kroon draagt, bij het gebruik van alle wettelijk vastgestelde formulieren, ambtstitels en officiële benamingen, waarin het woord "Koning" voorkomt in de plaats daarvan het woord "Koningin" wordt gebezigd Wet van 22 juni 1891 (Stb. 1891, 125), in werking getreden op 1 september 1891
In 1893 vond de toenmalige minister van Binnenlandse Zaken, Tak van Poortvliet, dat een flink aantal werkzaamheden van bestuurlijke betekenis niet onder de verantwoordelijkheid van het Kabinet kon blijven. Zie nota van 10 oktober 1893.
Werkzaamheden die naar het oordeel van minister van Binnenlandse Zaken, Tak van Poortvliet, niet aan het Kabinet der Koningin kunnen worden opgedragen.
Algemeen Rijksarchief, Archief Kabinet der Koningin 1893, dossier 4283
©
Voor het Kabinet der Koningin bleef er naar het oordeel van minister Tak van Poortvliet nog over:
Koningin-Weduwe Emma, Regentes van het Koninkrijk was het daarmee niet eens. Zij wenste een afzonderlijk Kabinet met een directeur aan het hoofd te behouden en daaraan toe te vertrouwen:
- het renvoyeeren der adviezen van de Raad van State aan de betrokken departementen en het ontwerpen van antwoorden aan Hare Majesteit de Koningin op adviezen van de Kamers der Staten-Generaal;
- het behoorlijk aantekenen, rangschikken en bewaren der wetten, besluiten en andere regeringsakten Zie nota van de Minister van 13 november 1893, no 42.
In 1893 werd eveneens vastgelegd dat de Directeur van het Kabinet ten aanzien van het beheer van het archiefdepot verantwoordelijkheid verschuldigd is aan de minister van Binnenlandse Zaken Koninklijk Besluit van 14 december 1893, no 17. Archiefwet 1962, artikel 16.
In de periode 1893 tot 1940 veranderde de taak van het Kabinet niet en vormde het Kabinet ook geen onderwerp van politieke discussie in het parlement.
De Staatsalmanak van 1940 vermeldt dat "in het Kabinet de werkzaamheden worden volbracht, die onmiddellijk onder de Koningin plaats hebben. Het Kabinet der Koningin is, als algemeen staatsarchief, belast met de bewaring van de oorspronkelijke staatsstukken en met hunne uitgifte aan de verschillende departementen van algemeen bestuur". Later is deze bepaling gemoderniseerd en werd als taakomschrijving gehanteerd: "In het Kabinet der Koningin worden de werkzaamheden verricht, die onmiddellijk onder de Koningin plaats hebben. Het Kabinet der Koningin is, als algemeen staatsarchief, belast met de bewaring van de oorspronkelijke staatsstukken".
Deze omschrijving is gehanteerd tot en met 1990. Vanaf 1991 (het 150 jubileumjaar van het Kabinet) werd de redactie van de taakomschrijving gewijzigd in: "Zorgdragen voor ambtelijke ondersteuning van de Koningin bij uitoefening van haar staatsrechtelijke taken en fungeren als trait d'union tussen Koningin en ministers; belast zijn met de bewaring van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden". Inhoudelijk trad hier geen taakverschil op.
Het Kabinet der Koningin vervult voor de Regent dezelfde werkzaamheden als voor de Koningin, d.w.z. zorgdragen voor de ambtelijke ondersteuning van de Regent bij de uitoefening van zijn staatsrechtelijke taken en fungeren als trait d'union tussen de Regent en ministers.
Artikel 37 van de Grondwet 1983 vermeldt de gelegenheden waarbij de Regent het koninklijk gezag uitoefent Artikel 37 van de Grondwet 1983 vermeldt de gelegenheden waarbij de Regent het koninklijk gezag uitoefent.---a. zolang de Koning de leeftijd van achttien jaar niet heeft bereikt (artikel 33 GW 1983);---b. indien een nog niet geboren kind tot het Koningschap geroepen kan zijn (artikel 37, 1e lid onder b. GW 1983);---c. indien de Koning buiten staat is verklaard het koninklijk gezag uit te oefenen (artikel 35 GW 1983);---d. indien de Koning de uitoefening van het koninklijk gezag tijdelijk heeft neergelegd (artikel 36 GW 1983);---e. zolang na het overlijden van de Koning of na diens afstand van het koningschap een opvolger ontbreekt (artikel 30, 2e lid/37, 1e lid onder e. GW 1983).
De hoofdtaak van het Kabinet der Koningin is, sinds 1940, tweeledig.
Deze taak richt zich op twee onderdelen:
Het registreren, inhoudelijk samenvatten en aan de Koningin doorgeleiden van alle door de bewindspersonen aangeboden ontwerp wet- en regelgeving. Deze bestaat uit:
Het ontvangen, lezen en ter behandeling aan de ministeries overdragen van de van particulieren ontvangen verzoekschriften.
Artikel 5 van de Grondwet 1983 en 1987 geeft ieder het recht schriftelijk verzoeken in te dienen bij het bevoegd gezag. Op basis van dit Grondwetsartikel ontvangt de Koningin jaarlijks vele verzoekschriften. Deze verzoekschriften worden na registratie:
Daarnaast moeten op basis van wettelijke regelingen bepaalde verzoekschriften aan de Koningin worden gericht. Een deel van deze verzoekschriften wordt rechtstreeks gezonden naar de verantwoordelijke minister (bijv. naturalisaties, naamswijzigingen) of naar een door hem daartoe aangewezen ambtsdrager (bijv. sollicitaties naar het ambt van burgemeester worden verstuurd naar de Commissaris der Koningin in de provincie, waarbinnen de vacature ontstaat). De overige verzoekschriften (bijvoorbeeld verzoeken om gratie en ontslag) ontvangt het Kabinet rechtstreeks. Deze worden na registratie ter behandeling voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris. Gehonoreerde verzoekschriften komen in de vorm van een (ontwerp) koninklijk besluit weer bij het Kabinet terug.
In de trait d'union functie staat het Kabinet der Koningin tussen de Koningin enerzijds en de ministers en de staatssecretarissen anderzijds in. Het Kabinet brengt de verbinding tot stand; dit komt tot uitdrukking in de correspondentie die de Directeur namens de Koningin voert en zijn bemiddeling bij het totstandkomen van contacten.
Deze taak omvat de volgende onderdelen:
Deze taak die van oudsher aan de Directeur is opgedragen staat vermeld in het koninklijk besluit van 14 december 1893 no. 17 en in de Archiefwet 1995. Deze taak omvat het registreren, rappelleren, archiveren, verfilmen van alle archiefbescheiden en overdragen daarvan aan het Algemeen Rijksarchief. Voorts verschaft het Kabinet aan tal van instanties en particulieren informatie over de in het archief opgenomen documenten.
Zoals bij elke instelling worden bij het Kabinet der Koningin ondersteunende handelingen uitgevoerd, die gericht zijn op het instandhouden en beter functioneren van de eigen organisatie:
Het Kabinet der Koningin valt als zelfstandig rijksorgaan onder begrotingshoofdstuk II van de Rijksbegroting (Hoge Colleges van Staat en Kabinet der Koningin). De positie en taken zijn neergelegd in het Koninklijk Besluit van 22 december 1840, nr. 44 en het Koninklijk Besluit van 14 december 1893, no 17.
Het Kabinet bestaat uit een directeur, een plaatsvervangend directeur en vier afdelingen. De directeur en de plaatsvervangend directeur worden bij koninklijk besluit benoemd. De overige personeelsleden worden bij beschikking van de directeur benoemd, bevorderd en ontslagen. Deze bevoegdheid is hem daartoe bij mandaat verleend. De feitelijke uitvoering daarvan ligt bij de directeur personeelszaken van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Op de ambtenaren van het Kabinet der Koningin is van toepassing de Ambtenarenwet 1929 (Stb. 530).
Door het Kabinet der Koningin is altijd veel zorg besteed aan het archiefbeheer. Het resultaat is een zeer compleet en geordend archief, dat met enige kennis van de structuur ervan, ook goed toegankelijk is.
Het archief uit de periode 1946 - 1975 is steeds gehuisvest geweest in het kantoorgebouw Korte Vijverberg 3 te Den Haag. Een groot deel van het archief is voor overdracht aan het Algemeen Rijksarchief materieel bewerkt door de Centrale Archiefselectiedienst te Winschoten. Hier zijn tevens de bijlagen behorende bij de Koninklijke besluiten ingevoegd in de serie verbalen. Behoudens een klein bestand boekhoudkundige stukken is er niets uit het archief vernietigd. In de zeventiger jaren is besloten tot microverfilming van delen uit het archief. Er zijn micro-edities van de belangrijkste nadere toegangen op het verbaalarchief; het fiche-doorschrijfsysteem en de persoons-/plaatsnamenklappers.
Overbrenging van een overheidsarchief
Het archief van het Kabinet der Koningin is van groot belang voor de rijksadministratie en voor historisch onderzoek; het bevat onder meer de originele wetten, algemene maatregelen van bestuur en Koninklijke Besluiten met de ministeriële voordrachten en rapporten en de adviezen van de Raad van State. Het bestand kan dan ook beschouwd worden als de originele bron van de Nederlandse wet- en regelgeving (Dépot des Lois).
Het grootste deel van het archief bestaat uit de serie door de Koningin getekende wetten, algemene maatregelen van bestuur, Koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden zoals machtigingsaanvragen en stukken ter kennisneming. Deze serie wordt wel het 'gewoon verbaal' genoemd. Een kleiner deel bestaat uit de administratie van verzoekschriften van burgers en instellingen aan de Koningin. Tevens is opgenomen de correspondentie van de Directeur, namens de Koningin, en als hoofd van dienst.
Het archiefbestand van het Kabinet der Koningin bestaat uit twee delen: een gewoon archief en een geheim archief. Dit onderscheid werd gemaakt op grond van het vertrouwelijke karakter van de stukken. In het geheime deel zijn opgenomen de stukken die als staatsgeheim waren gekenmerkt, stukken met een embargo-aanduiding en de personeelsstukken van het Kabinet. De overige stukken zijn opgenomen in het gewoon archief.
Met uitzondering van de verzoekschriftenadministratie is het archief van het Kabinet der Koningin geordend volgens het verbaalstelsel 1823. Volgens dit ordeningsstelsel worden de (dubbelgevouwen) besluiten of minuut-brieven, met daarin als "bijlage" het ingekomen stuk, verenigd tot één serie op datum en nummer van het besluit/minuut-brief. Deze chronologische ordening vindt zijn oorsprong in de werkwijze dat elke werkdag - en soms ook in het weekeinde - een koffer werd samengesteld voor de Koningin met daarin de door de ministers en staatssecretarissen opgestelde ontwerpbesluiten en machtigingsaanvragen ter tekening door de Koningin. Dit leverde per dag een verzameling wet- en regelgeving op, waarbij het enige gemeenschappelijke kenmerk de datum van bekrachtiging door de Koningin was. Deze datum van bekrachtiging werd aangehouden als ordeningskenmerk. De stukken werden per dag gebundeld tot een pak, een zogenaamd 'dagverbaal'.
Hierna wordt een toelichting gegeven op de zoekmogelijkheden in het verbaalarchief. In paragraaf 2.2.3 wordt apart aandacht besteed aan de verzoekschriftenadministratie.
Op het gewoon verbaalarchief zijn vijf soorten toegangen beschikbaar, die door de administratie van het Kabinet der Koningin vervaardigd zijn:
De stukken werden ingeschreven op fiches met doorslag. De fiches werden op drie manieren gerangschikt:
De ficheverzameling werd per jaargang afgesloten. Dit brengt met zich mee dat het zoeken naar een stuk waarvan men het jaar niet precies weet, of het zoeken van een zaak die over meerdere jaren loopt, een tijdrovend karwei is. Men moet namelijk alle jaargangen nagaan. Dit probleem is in 1966 deels ondervangen door de naamfiches per vier of vijf jaar te bundelen.
De chronologisch geordende fiches (5) zijn niet bewaard gebleven. Van de jaren 1956-1975 komen bestaan ze in de vorm van zogeheten 'inventarissen' (inv.nrs. 13162-13181). Gedurende deze jaren werden de fiches overgetypt op lijsten. Deze inventarissen kunnen handig zijn als men een overzicht wil van uittreksels van alle stukken van één dag.
Met behulp van de nummerlijsten (inv.nrs. 13182-13211) kan men constateren of een bepaalde dag/nummer combinatie, welke niet in het archief aanwezig is, wel ooit bestaan heeft.
Voorbeeld: Men zoekt tevergeefs exhibitum 2 juni 1951, no. 60. Uit de nummerlijst van 1951 blijkt het laatste nummer van het verbaal van die datum no. 41 te zijn. De conclusie is dat de combinatie 2 juni 1951 met no. 60 onjuist is. Overigens kan een wel bestaand hebbend exhibitum toch en terecht ontbreken. Als b.v. een rapport van de minister van Binnenlandse Zaken is doorgezonden naar de minister van Justitie, vindt men in de nummerlijst een summiere verwijzing achter het exhibitum: 'ap. JD', waarbij ap. voor apostille staat en JD voor Departement van Justitie.
Zoekt men een bepaald stuk en weet men de datum en het nummer, dan is het eenvoudig gevonden; men zoekt in de beschrijving van de serie verbalen van wetten, Koninklijke besluiten en kabinetsbrieven (inv.nrs. 9401-13161) de datum op en het bijbehorende inventarisnummer.
Voorbeeld: Men zoekt het aangenomen wetsvoorstel houdende een nieuwe regeling van het Archiefwezen van 19 juli 1962 no. 26 (Staatsblad 313). Dit exhibitumnummer moet in de beschrijving van de serie verbalen worden opgezocht. Men vindt dit terug onder inventarisnummer 11375.
Het zoeken op persoons- en geografische namen kan met de zgn. rode klappers in boekvorm (inv.nrs. 13334-13413) (alfabetisch op de eerste twee letters van de naam) en vanaf 1966 bovendien met de fiches op naam (alfabetisch-lexicografisch) (inv.nrs. 13636-13682). Achter de persoonsnaam staan de data en nummers van de Koninklijke besluiten vermeld. De klappers werden steeds per jaar afgesloten.
Voor koninklijke onderscheidingen werd naast de zgn. rode klappers ook nog een aparte serie klappers bijgehouden, per soort onderscheiding (inv.nrs. 9153-9185 in toegang 2.02.14).
Voorbeeld: Men zoekt het Koninklijk besluit betreffende de koninklijke onderscheiding van persoon 'E.J. Spaans' in 1946. Hiervoor raadpleegt men de rode klapper van 1946 (inv.nrs. 13334 en 13335). Onder de letters 'Sp' vindt men de naam Spaans, E.J., met een verwijzing naar datum en nummer van het KB, bijvoorbeeld 26-11-78. Dit staat voor: KB van 26 november 1946, nr. 78. Met dit gegeven kan in de beschrijving van de serie verbalen het bijbehorende inventarisnummer worden opgezocht, waarin het Koninklijk besluit zich bevindt, i.c. 9490.
Indien men de soort onderscheiding weet kan men ook de klappers koninklijke onderscheidingen (inv.nrs. 9153-9185 in toegang 2.02.14) raadplegen. De zoekwijze is gelijk aan de rode klappers.
Vanaf het jaartal 1966 is het tevens mogelijk om op persoonsnaam en geografische naam in het fichedoorschrijfsysteem (inv.nrs. 13636-13682) te zoeken. Dit verdient de voorkeur in die gevallen waarin men het jaartal niet precies weet. In het fichedoorschrijfsysteem zijn namelijk vier of vijf jaargangen gebundeld in de alfabetische index opgenomen. Bijvoorbeeld: 1966-1969. De werkwijze is verder gelijk aan de rode klappers.
Het archiefcodesysteem van het Kabinet der Koningin is in de plaats gekomen van de tot juni 1947 gebruikte agenda en index. De archiefcodes zijn beschreven in de 'Permanente zakenklapper' (zie bijlage 1 in deze inventaris). Het archiefcodesysteem was gekoppeld aan het fiche-doorschrijfsysteem. De code is in eigen beheer ontwikkeld. Alle onderwerpen zijn alfabetisch-lexicografisch opgenomen in de permanente zakenklapper. Ieder onderwerp heeft een codenummer. Dit codenummer verwijst naar het fiche-doorschrijfsysteem. De fiches op archiefcode zijn per jaar bijgehouden.
Voorbeeld: Men zoekt de Archiefwet 1962, maar men weet geen verdere gegevens. Dan zoekt men in de 'Permanente zakenklapper' het onderwerp Archieven. Uit de opsomming blijkt er een archiefcode te zijn voor Archiefwet- en besluit: 036.015. Deze code verwijst naar het fiche-doorschrijfsysteem. Vervolgens zoekt men in de jaargang 1962 van de index het codegetal 036.015 (inv.nr. 13516). Onder dit codegetal treft men het fiche betreffende de Archiefwet:
------------------------------------------------------
1962 036.015
Wet
Ontv.: 18-7 Rapp.: 1e kamer OD
Inh.: Aangenomen wetsvoorstel houdende
nieuwe regeling van het Archief-
wezen (Archiefwet 1962
Boodschap 9 7 60 no.4
Ben.: Wet Exh.: $ 19-7 no 26
Br.apos.aan:
Stbl.: 313
Cop.rapport/K.B. aan:
--------------------------------------------------------
De wet is opgenomen onder exhibitum 19 juli 1962, no. 26. Dit gegeven zoekt men op in de beschrijving van de serie verbalen: inventarisnummer 11375.
Het betreft hier het aangenomen wetsvoorstel. De voorstukken (koninklijke boodschap, advies Raad van State en nader rapport) zijn opgenomen onder exhibitum 9 juli 1960 no.4. Dit blijkt uit de aantekening 'Boodschap 9 7 60 no. 4', die op het fiche betreffende de Archiefwet is gemaakt. Ook het dollarteken $ voor een exhibitum is een aanduiding voor het bestaan van vroeger stukken.
De verzoekschriftenadministratie is de registratie van bij het Kabinet der Koningin ontvangen verzoekschriften (rekesten). Er zijn twee categorieën verzoekschriften.
De eerste categorie betreft de verzoekschriften die op basis van wettelijke regelingen aan de Koningin moeten worden gericht, zoals gratieverzoeken, sollicitatieverzoeken voor bepaalde ambten (bijv. burgemeestersambt), verzoeken om naturalisatie of naamswijziging, beroepschriften. Gehonoreerde verzoekschriften komen bij het Kabinet terug in de vorm van Koninklijke Besluiten, waarbij in de meeste gevallen de originele verzoekschriften niet zijn bijgesloten. In die gevallen is alleen het KB aanwezig en is het verzoekschrift bij het ministerie gearchiveerd.
Deze verzoekschriften werden alfabetisch (alleen de eerste twee letters) op naam van de afzender geregistreerd in de zgn. "requestenklapper" (inv.nrs. 13279-13308). Deze klapper heeft bij elke lettercombinatie van twee letters, vier rubrieken:
Voorbeeld: Men weet dat persoon 'Klavermans' in 1956 een verzoekschrift heeft ingediend bij de Koningin om uitstel van militaire dienst. Men zoekt in de 'rekestenklapper' van 1956 op de persoonsnaam (inv.nr. 13289). Bij tab 'Kl' vindt men de naam 'Klavermans', waarachter een verwijzing wordt gegeven naar een exhibitum, b.v.23-7-89.
Dit betekent 23 juli (jaar 1956), nummer 89 en zijn datum em nummer waaronder het betreffende verzoekschrift is doorgezonden naar het ministerie. Omdat het om uitstel van militaire dienst gaat, zal het stuk wel zijn doorgezonden naar het Ministerie van Oorlog. Maar het kan ook naar het Ministerie van Marine zijn gestuurd, als het een marinedienstplichtige betrof. Dat is in deze verzoekschriftenadministratie niet meer na te gaan. Maar via de naamklapper (inv.nrs. 13334-13413) op het verbaal van wetten, koninklijke besluiten en kabinetsbrieven is het Koninklijk besluit, dat op dat verzoekschrift is genomen, in de meeste gevallen wel weer op te sporen.
De tweede categorie betreft de verzoekschriften die door burgers en in instellingen uit binnen- en buitenland aan de Koningin zijn gericht over uiteenlopende onderwerpen, meestal om bemiddeling bij persoonlijke problemen. Deze categorie werd aangeduid met 'agendarekesten'. Bij de behandeling van deze categorie verzoekschriften kunnen drie soorten worden onderscheiden:
Van de eerste soort die verreweg het meeste voorkomt is in het archief van het Kabinet der Koningin slechts de registratie te vinden. De originele verzoekschriften zijn ter behandeling overgedragen aan de betrokken bewindslieden en aldaar op te vragen, voor zover ze niet zijn vernietigd.
Van de bericht- en raadverzoekschriften zijn in het Kabinetsarchief de rapporten van de bewindslieden opgenomen en de schriftelijke machtigingen van de Koningin aan de minister om 'overeenkomstig zijn rapport' te handelen. Deze stukken zijn opgenomen in het verbaal van wetten, Koninklijke besluiten en kabinetsbrieven. Het verzoekschrift zelf is in de meeste gevallen weer teruggegaan naar het ministerie, waar het is gearchiveerd.
Voor wat de archivering van gedeponeerde verzoekschriften betreft, de derde soort, is naar bevind van zaken gehandeld. In de meeste gevallen zijn die per dag of per maand gebundeld en opgenomen in het verbaal. Incidenteel zijn gedeponeerde verzoekschriften uit praktische overwegingen vernietigd (buitenformaats, tientallen brieven van dezelfde afzender).
De verzoekschriftenadministratie geeft van deze drie soorten een uitvoerige beschrijving. De stukken werden chronologisch ingeschreven in de 'rekestenagenda'. De rekestenagenda's (inv.nrs. 13218-13277) zijn gebundelde en genummerde foliovellen waarop de volgende zaken werden aangetekend:
Per dag is een rekestenagenda samengesteld. Voorbeeld: de rekestenagenda van 13 juli 1951 bevat de aantekeningen van de verzoekschriften die op die dag zijn behandeld (inv.nr. 13231). De rekestenagenda is genummerd: ieder foliovel heeft een nummer. Voor 13 juli 1951 zijn dat folionummers 551-553.
De informatie in de rekestenagenda's is vrij uitvoerig, omdat de originele verzoekschriften niet op het Kabinet werden bewaard, met uitzondering van de gedeponeerde. De rekestenagenda werd op persoonsnaam ontsloten d.m.v. een namenklapper (inv.nrs. 13309-13333). Deze klapper verwijst naar de folionummers van de rekestenagenda (inv.nrs. 13218-13277).
Voorbeeld: Men weet dat persoon 'Van Roon' in 1951 een verzoekschrift heeft ingediend bij de Koningin. Men zoekt in de 'klapper op de rekestenagenda' van 1951 (inv.nr. 13311) op de persoonsnaam. Bij tab 'Ro' vindt men de naam 'Van Roon', waarachter een verwijzing wordt gegeven naar het folionummer 553. Vervolgens zoekt men in de 'rekestenagenda' folionummer 553 (inv.nr. 13311). Hier vindt men vervolgens de aantekening van het gezochte verzoekschrift en wat ermee is gedaan.
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Het archief kent beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van kwetsbare of slechte materiële staat.
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Kabinet der Koningin [periode 1946-1985], nummer toegang 2.02.20, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, KdK, 1946-1975, 2.02.20, inv.nr. ...
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Gegevens over het Kabinet der Koning(in) zijn te vinden in de volgende toegangen:
2.02.04 - Kabinet des Konings, 1841-1897
2.02.14 - Inventaris van het archief van het Kabinet der Koningin, 1898-1945
2.02.18 - Dossierlijst van het Londens archief van het Kabinet der Koningin, 1940-1945
2.02.20 - Kabinet der Koningin, 1946-1975 (deze inventaris)
2.02.20.02 - Inventaris van het Geheim Archief van het Kabinet der Koningin, (1868) 1946-1975 (1978)
2.02.20.03 - Nadere Toegang op de inventarisnummers 13687 t/m 13767 van het Geheim Archief van het Kabinet der Koningin, 1946-1975
2.02.30 - Kabinet der Koningin: Verbaalarchief, 1976-1988
De permanente zakenklapper verwijst naar de index op het verbaal van wetten, koninklijke besluiten en kabinetsbrieven, inventarisnummers 13414-13635.
De term 'zakenklapper' staat voor archiefcode van het Kabinet der Koningin. Dit door het Kabinet der Koningin ontworpen codesysteem is in de plaats gekomen van de tot medio 1947 gebruikte index en klapper op het verbaalarchief. In tegenstelling tot vele rijksadministraties is de archiefcode niet gebruikt voor de ordening van het archief, maar voor de onderwerpsontsluiting. Het archief is tot 1988 chronologisch geordend volgens het verbaalstelsel.
De permanente zakenklapper geeft een alfabetische opsomming van de onderwerpen waarop de stukken in het archief zijn ontsloten. De onderwerpscodes verwijzen naar het fiche-doorschrijfsysteem. Bij het inschrijven van de stukken werd een fiche met twee doorslagen gemaakt. Het eerste fiche werd opgeborgen op exhibitum (dag en nummer van het stuk); het tweede fiche alfabetisch op persoons- of geografische naam; het derde fiche op archiefcode. De fiches werden per jaar afgesloten.
De opsomming van de onderwerpen in de zakenklapper is alfabetisch-lexicografisch. In de linkerkolom staan de onderwerpen en in de rechterkolom de corresponderende archiefcodegetallen. De onderwerpen zijn ingedeeld in rubrieken en in subrubrieken. Hoofdrubrieken bestaan uit drie cijfers. Alle onderwerpen die onder een bepaalde hoofdrubriek vallen, maar met een andere letter beginnen, worden tevens als zoekwoord vermeld, met een eigen nummer. Deze subrubrieken bestaan uit zes of meer cijfers. Verwijzingen naar andere subrubrieken zijn aangegeven met een + teken.
Hoewel deze archiefcode een tamelijk ingenieus systeem is voor de ontsluiting van de vele onderwerpen die in het kabinetsarchief voorkomen, laat de consistentie enigszins te wensen over. Dit is het gevolg van het meegroeien van de code met de ontwikkelingen in het Nederlandse staatsbestel in de veertig jaren waarin het systeem is toegepast. Nieuwe rubrieken zijn niet altijd op de meest logische plek toegevoegd. Evenzeer zijn rubrieken wat inhoud betreft veranderd, zonder dat de code is gewijzigd. Bovendien zijn niet alle nieuwe subrubrieken, die in het fiche-doorschrijfsysteem zijn ingevoerd, ook in de permanente zakenklapper aangetekend. Met de volgende aanwijzingen kan men toch goed zoeken:
De rubrieken 545/546 Onderwijs en 798 Vreemde landen zijn in de loop der jaren geheel herzien.
Zie voor een zoekvoorbeeld de inleiding.
De index vormt de hoofdtoegang van het archief. Het is een register in de vorm van een kaartsysteem, waarin alle besluiten en brieven (doch niet de rekesten aan de Koningin!), onderwerpsgewijs zijn vermeld. De verwijzingen hebben de vorm van datum en nummer van het Koninklijk besluit of de kabinetsbrief. Voor het gebruik van deze index, tesamen met de 'permanente zakenklapper' raadplege men de inleiding.
De permanente zakenklapper verwijst naar de index op het verbaal van wetten, koninklijke besluiten en kabinetsbrieven, inventarisnummers 13414-13635.
De term 'zakenklapper' staat voor archiefcode van het Kabinet der Koningin. Dit door het Kabinet der Koningin ontworpen codesysteem is in de plaats gekomen van de tot medio 1947 gebruikte index en klapper op het verbaalarchief. In tegenstelling tot vele rijksadministraties is de archiefcode niet gebruikt voor de ordening van het archief, maar voor de onderwerpsontsluiting. Het archief is tot 1988 chronologisch geordend volgens het verbaalstelsel.
De permanente zakenklapper geeft een alfabetische opsomming van de onderwerpen waarop de stukken in het archief zijn ontsloten. De onderwerpscodes verwijzen naar het fiche-doorschrijfsysteem. Bij het inschrijven van de stukken werd een fiche met twee doorslagen gemaakt. Het eerste fiche werd opgeborgen op exhibitum (dag en nummer van het stuk); het tweede fiche alfabetisch op persoons- of geografische naam; het derde fiche op archiefcode. De fiches werden per jaar afgesloten.
De opsomming van de onderwerpen in de zakenklapper is alfabetisch-lexicografisch. In de linkerkolom staan de onderwerpen en in de rechterkolom de corresponderende archiefcodegetallen. De onderwerpen zijn ingedeeld in rubrieken en in subrubrieken. Hoofdrubrieken bestaan uit drie cijfers. Alle onderwerpen die onder een bepaalde hoofdrubriek vallen, maar met een andere letter beginnen, worden tevens als zoekwoord vermeld, met een eigen nummer. Deze subrubrieken bestaan uit zes of meer cijfers. Verwijzingen naar andere subrubrieken zijn aangegeven met een + teken.
Hoewel deze archiefcode een tamelijk ingenieus systeem is voor de ontsluiting van de vele onderwerpen die in het kabinetsarchief voorkomen, laat de consistentie enigszins te wensen over. Dit is het gevolg van het meegroeien van de code met de ontwikkelingen in het Nederlandse staatsbestel in de veertig jaren waarin het systeem is toegepast. Nieuwe rubrieken zijn niet altijd op de meest logische plek toegevoegd. Evenzeer zijn rubrieken wat inhoud betreft veranderd, zonder dat de code is gewijzigd. Bovendien zijn niet alle nieuwe subrubrieken, die in het fiche-doorschrijfsysteem zijn ingevoerd, ook in de permanente zakenklapper aangetekend. Met de volgende aanwijzingen kan men toch goed zoeken:
De rubrieken 545/546 Onderwijs en 798 Vreemde landen zijn in de loop der jaren geheel herzien.
Zie voor een zoekvoorbeeld de inleiding.
Het archief van het Kabinet der Koningin is chronologisch ingericht: de wetten, Koninklijke besluiten en brieven van de directeur van het Kabinet zijn op hun datum en nummer opgeborgen. Is dus van een Koninklijk besluit of uitgaande brief de datum en het nummer bekend, dan kan men dit stuk, nadat men heeft bepaald in welke inventarisnummer (nummers in de eerste kolom) het is opgeborgen, rechtstreeks opvragen. Bij die Koninklijke besluiten zijn vrijwel altijd de daaraan voorafgaande ministeriële voordrachten gevoegd.
In dit archief treft men maar weinig rekesten of verzoekschriften aan die aan de Koningin gericht zijn. Deze zijn immers meestal ter afdoening doorgezonden aan de verantwoordelijke minister. In de verzoekschriftenadministratie met de klappers daarop (inv.nrs. 13218-13333) kan men vinden aan welke minister een verzoekschrift of rekest is toegezonden.
Evenmin zal men brieven van de Koningin zelf aantreffen: de Koning en de Koningin schreven (en schrijven) geen officiële brieven. Officiële brieven worden door anderen geschreven: door ambtenaren van een der ministeries of door ambtenaren van het Kabinet. Brieven van de hand van de Koningin zouden zich slechts in het Koninklijk Huisarchief kunnen bevinden.
Men zij erop bedacht dat slechts een klein gedeelte van de Koninklijke besluiten is gepubliceerd in het Staatsblad en in de Staatscourant. Bovendien wijkt de nummering van de wetten en Koninklijke besluiten in het Staatsblad (nummering per kalenderjaar) af van de nummering van de originele, ondertekende wetten en besluiten in dit archief (nummering per dag).
Lijsten van wetten, koninklijke besluiten en kabinetsbrieven, geordend op datum en nummer (het exhibitum). Deze lijsten zijn vervaardigd vanaf 1956. Ze kunnen handig zijn als men een overzicht wil van uittreksels van alle stukken van een bepaalde dag.
De nummerlijsten geven aan welke nummers per dag zijn gebruikt. Daarachter staat vermeld het soort stuk en meestal een afkorting van het ministerie dat bij de behandeling van dat stuk betrokken is. Deze registers gebruikt men slechts, als men wil weten of van een bepaalde dag een nummer wel bestaat.
Registers van ingekomen stukken, aangevende bij welke besluiten ze zijn afgedaan (en dus te vinden zijn). Weet men een datum en een nummer van een voordracht van een minister aan de Koningin, dan kan men gewoonlijk vrij snel met behulp van deze agenda's de afdoening, meestal een Koninklijk besluit vinden. Na juni 1947 zijn deze registers niet meer aangelegd.
Voor het raadplegen van de verzoekschriftenadministratie leze men de zoekwijzer van deze inventaris.
Deze rekestenagenda's zijn per jaar doorlopend gefolieerd. Naar deze folio's wordt in de klapper op de rekestenagenda's verwezen. De verzoekschriften zelf zijn per dag genummerd vanaf 1. Vanaf augustus 1946 zijn de verzoekschriften die betrekking hebben op de toepassing van een wettelijk voorschrift niet meer in deze rekestenagenda's opgenomen.
Deze rekestenklappers verwijzen naar data en nummers van de apostilles, waarmee de verzoekschriften naar de ministers zijn gestuurd ter afdoening. Niet is vermeld naar welke minister, zodat een verder onderzoek in het betreffende ministerie-archief niet met behulp van deze verwijzingen mogelijk is. Tot 4 november 1948 is deze rekestenklapper tevens een toegang op de rekestenagenda's, en wel tot en met folio 806 van 1948.
Vóór 4 november 1948 verwijst de rekestenklapper (inv.nrs. 13278-13281) naar de rekestenagenda's.
Indien een verzoekschrift om bericht en raad werd gezonden, werd van de bewindspersoon een schriftelijke reactie verwacht over de inhoud van het verzoek, met een voorstel hoe het verzoek afgehandeld diende te worden. Die schriftelijke reactie in de vorm van een brief is in het archief van het kabinet opgeborgen. In het register is steeds aangegeven onder welke datum en nummer.
Klappers zijn alfabetisch (niet lexicografisch) ingerichte registers op persoonsnaam en op aardrijkskundige naam. Ze verwijzen naar naar de Koninklijke besluiten zelf. Namen van instellingen zijn opgenomen onder de naam van de vestigingsplaats en dus niet onder de eigennaam. Per jaar bestaan de klappers uit twee delen, nl. voor het eerste en voor het tweede halfjaar.
Deze correspondentie is niet bewaard gebleven.
De index vormt de hoofdtoegang van het archief. Het is een register in de vorm van een kaartsysteem, waarin alle besluiten en brieven (doch niet de rekesten aan de Koningin!), onderwerpsgewijs zijn vermeld. De verwijzingen hebben de vorm van datum en nummer van het Koninklijk besluit of de kabinetsbrief. Voor het gebruik van deze index, tesamen met de 'permanente zakenklapper' raadplege men de zoekwijzer (zie inleiding). De permanente zakenklapper zelf is opgenomen als bijlage 1 in deze inventaris.