In deze inventaris zijn de archiefbescheiden opgenomen van de archieven van de Nederlandse Ambassade, later het Consulaat-Generaal in Brazilië te Rio de Janeiro en het Consulaat-Generaal in Brazilië te Sao Paulo over de periode 1955 - 1975. De Nederlandse Ambassade in Brazilië is in 1972 veranderd in een consulaat-generaal. De ambassade werd in 1972 gevestigd in de nieuwe hoofdstad Brasilía.
De namen van de chef de poste van de diplomatieke vertegenwoordiging van Nederland in Rio de Janeiro staan hieronder vermeld. Achter de naam van elke chef de poste staat tussen haakjes vermeld tot en met in welk jaar deze de functie bekleedde. Dit waren in Rio de Janeiro achtereenvolgens:
Hieronder volgt een algemene beschrijving over de buitenlandse vertegenwoordigingen van Nederland bij vreemde mogendheden en internationale organisaties. Deze is letterlijk overgenomen uit hoofdstuk van 7 van het institutioneel onderzoek naar de beleidsterreinen buitenland en ontwikkelingssamenwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1945 - 1990 [1994], PIVOT-rapport nummer 103, 's-Gravenhage, 2003.
Tot 1945 bestonden er voor het in het buitenland werkzame personeel van het ministerie drie diensten. De Diplomatieke Dienst, de Consulaire Dienst en de Tolkendienst. Leden van de Diplomatieke Dienst hielden zich bezig met het onderhouden van contacten op regeringsniveau over politieke en diplomatieke aangelegenheden. Economische en consulaire aangelegenheden werden behandeld door leden van de Consulaire Dienst. De Tolkendienst bestond uit een groep in Arabische, Japanse en Chinese taal en cultuur gespecialiseerde personen. A. Kersten, Buitenlandse Zaken in ballingschap. Groei en verandering van een ministerie 1940-1945 (Alphen aan den Rijn 1981) 74-75.
De Diplomatieke Dienst was voor de Tweede Wereldoorlog beperkt van omvang en telde slechts 59 diplomaten. De Consulaire Dienst had een veel grotere omvang. Deze bestond, inclusief de honoraire consuls, uit bijna 700 personen. De Tolkendienst tenslotte kende in mei 1940 slechts elf leden. Idem, 80-89.
Tijdens de Londense periode van de Nederlandse regering werd een plan gemaakt om de drie afzonderlijke diensten te integreren. De overwegingen daarbij waren van tweeërlei aard. Enerzijds diende meer waarde te worden gehecht aan de persoonlijkheid van de Nederlandse vertegenwoordiger in het buitenland en minder aan de sociale achtergrond van de kandidaten. Anderzijds had de samensmelting van de diverse diensten vele praktische voordelen en waarborgde deze een betere behartiging van de belangen van Nederlands-Indië. Met het Koninklijk Besluit van 21 december 1945 kwam een einde aan het afzonderlijke bestaan van de Consulaire Dienst, de Diplomatieke Dienst en de Tolkendienst. Door samenvoeging van deze diensten functioneerde er vanaf 1 januari 1946 één Directie Buitenlandse Dienst (DBD), waaronder de nieuw gevormde Buitenlandse Dienst ressorteerde. De minister van Buitenlandse Zaken, mr. E.N. van Kleffens formuleerde de motieven voor de samenvoeging als volgt:
'Handhaving van afzonderlijke diplomatieke en consulaire diensten elk met hun eigen personeel en verschillende dienstvoorwaarden is niet meer van deze tijd, nu het werk dat voorheen aan de consulaire posten toeviel voor een groot deel naar diplomatieke posten is verschoven'. Nationaal Archief (NA) Den Haag, Archief Directie Buitenlandse Dienst (DBD), 1945-1954, 2.05.51, inv. nr. 35
De werkzaamheden van de Buitenlandse Dienst werden verricht door de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. Binnen die groep van vertegenwoordigingen vielen drie categorieën te onderscheiden.
Het onderhouden van diplomatieke betrekkingen met een vreemde mogendheid impliceert de accreditatie van een ambassadeur bij het staatshoofd van die betreffende mogendheid. Dit betekent niet dat in elk land waarmee Nederland diplomatieke relaties onderhoudt ook een ambassade is gevestigd, want een ambassadeur kan bij meerdere regeringen geaccrediteerd zijn.
In deze inventaris zijn de archieven beschreven van de Nederlandse Ambassade in Brazilië te Rio de Janeiro, vanaf 1972 Consulaat-Generaal en van het Consulaat-Generaal te Sao Paulo. De ambassade is het formele en officiële kanaal waardoor twee regeringen contact met elkaar onderhouden. In een enkel geval staat aan het hoofd van een Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland een (tijdelijk) zaakgelastigde. Het verschil tussen deze benamingen is vooral protocollair van aard. Een ambassadeur is geaccrediteerd bij het staatshoofd van het ontvangende land, een gezant bij de regering van het ontvangende land en een (tijdelijk) zaakgelastigde bij de minister van Buitenlandse Zaken van het ontvangende land. Voor de status van het hoofd van zending is het onderscheid tussen ambassadeur, gezant of (tijdelijk) zaakgelastigde niet van belang. Slechts met betrekking tot voorrang en etiquette bestaat er onderscheid tussen de hoofden van zending.
Wel is het zo dat een land door middel van het uitzenden van een ambassadeur, gezant of (tijdelijk) zaakgelastigde uitdrukking kan geven aan de waarde die het hecht aan de diplomatieke betrekkingen met een ontvangend land.
De werkzaamheden van het in deze inventaris beschreven archief van bilaterale posten kunnen grofweg verdeeld worden in politieke aangelegenheden, protocollaire aangelegenheden, handelsaangelegenheden, aangelegenheden betreffende pers en culturele zaken en consulaire aangelegenheden. Van een aantal van deze zaken zijn stukken in deze inventaris terug te vinden.
Het ambtsgebied waarover de diplomatieke bevoegdheden van een Nederlandse vertegenwoordiging zich uitstrekt is gelijk aan de landsgrenzen van de ontvangende staat.
De Nederlandse multilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen werden aangeduid met de term: Permanente Vertegenwoordigingen (PV) van het Koninkrijk. De ambassadeurs die aan het hoofd van een dergelijke PV stonden werden geaccrediteerd bij de betreffende internationale organisaties. De PV's hadden een meer gespecialiseerde taak dan de ambassades. Zij waren gericht op de werkzaamheden van de internationale organisatie. Voor de permanente vertegenwoordigingen gold dat zij slechts een klein gedeelte van de hierna beschreven taken vervulden. Consulaire werkzaamheden verrichtten zij in het geheel niet.
In deze inventaris is het archief beschreven van de Ambassade in Brazilië te Rio de Janeiro, vanaf 1972 Consulaat-Generaal. Tevens is het archief van het Consulaat-Generaal te São Paulo beschreven. Aan het hoofd van een consulaire post staat een consul of een consul-generaal, al of niet honorair. De taken van een consulaire post zijn vooral van economische en uiteraard consulaire aard. Politieke rapportages werden door een consulaire post zelden geleverd.
Het district of ressort van een consulaire vertegenwoordiging wordt in overleg tussen de Nederlandse regering en het ontvangende land vastgesteld. Indien in een land waar Nederland een consulaire vertegenwoordiging had ook een Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging was gevestigd was de consulaire post ondergeschikt aan die vertegenwoordiging.
Het ressort van een consulaat of consulaat-generaal kon worden onderverdeeld in een aantal ressorten ten behoeve van enkele kleine, meestal honoraire, (vice-)consulaten. Vooral in landen waar zich veel Nederlanders hebben gevestigd (Australië, Canada, Verenigde Staten) was dit het geval
Artikel 1 van het Reglement van de Buitenlandse Dienst (KB van 13 oktober 1951, Staatsblad nr. 499) omschrijft de taak van de Buitenlandse Dienst. De door het Koninkrijk der Nederlanden ondertekende Verdragen van Wenen inzake diplomatiek en consulair verkeer komen hiermee overeen. Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer, 18 april 1961 (Trb. 1962, nr. 159); Verdrag van Wenen inzake consulaire betrekkingen, 24 april 1964 (Trb. 1981, nr. 143).
Die taken zijn:
Bovenstaande taken dienden te worden uitgevoerd met inachtneming van het volkenrecht, in het bijzonder de voor het Koninkrijk of de samenstellende delen van het Koninkrijk bindende internationale verdragen en andere overeenkomsten. Ook dienden bij de uitoefening van de taak de wetten en gebruiken van het land van accreditering in acht te worden genomen.
De taakelementen werden in bilateraal en in multilateraal verband uitgeoefend.
In materiële zin kan het werk van de ambassades en consulaten globaal worden onderverdeeld in:
Op grond van een overeenkomst werken de posten ook voor het Directoraat-Generaal voor de Buitenlandse Economische Betrekkingen (BEB) en de Exportbevordering- en Voorlichtingsdienst (EVD) van het ministerie van Economische Zaken. Deze overeenkomst, in de wandeling "het Concordaat" NA, DBD, 2.05.51, nv. nr. 32 A.M. van der Togt, Het Ministerie van Buitenlandse Zaken in een veranderende wereld. Organisatorische aspecten van de vorming van het buitenlands beleid 1945-1974 (Nijmegen 1984) 32.
De economische werkzaamheden kunnen worden onderscheiden in macro-, meso- en micro-economische (respectievelijk het gehele land, een bedrijfstak en een bedrijf betreffende).
Ten behoeve van Nederlanders:
Hoofden van diplomatieke posten zijn hiertoe bevoegd op grond van de artikelen 8, 10, 12 en 13 van de Paspoortinstructie Nederland 1952. Het hoofd van de diplomatieke post kan de bevoegdheid delegeren aan consulaire ambtenaren in zijn ressort. Niet alle posten zijn hiertoe bevoegd. Zie voor (wisselende) lijst het Consulair Besluit van 15 september 1956 (Stb. 484) en de wijzigingen hierop.
Ten behoeve van buitenlanders:
De taak van de Permanente Vertegenwoordigingen (PV) van het Koninkrijk der Nederlanden bij internationale organisaties is het voorbereiden van het gezamenlijke beleid en de voorbereiding en formulering van het nationale beleid met betrekking tot die internationale organisaties. De PV's zijn intermediair tussen de nationale administratie en de administratie van de internationale organisatie.
Uitvoering van de taak geschiedt door het uitdragen van het Nederlandse standpunt ten aanzien van aangelegenheden waarvoor de internationale organisatie in het leven is geroepen en het bevorderen van besluitvorming van de internationale organisaties, veelal via compromissen, waarin de Nederlandse belangen zo goed mogelijk tot hun recht komen.
De werkzaamheden vinden voornamelijk plaats in vergaderingen van ambtelijke overleg- en werkgroepen en, afhankelijk van het soort organisatie, in al of niet regulier overleg van de politiek verantwoordelijken.
De ambtelijke overleg- en werkgroepen kennen bij sommige internationale organisaties een vaste samenstelling, in andere gevallen is er sprake van een ad-hoc overleg.
De definitieve voorbereiding van de besluitvorming vindt plaats in het overleg van de Permanente Vertegenwoordigers. De beslissing over de voorstellen vindt altijd op het departement in Den Haag plaats.
Het uitdragen van standpunten door de Permanente Vertegenwoordigingen kan slechts plaatsvinden indien instructies bestaan over die standpunten. Die instructies worden geleverd door de departementen van algemeen bestuur in Nederland. Het departement van Buitenlandse Zaken treedt formeel op als coördinerend orgaan bij het vaststellen en doorgeleiden van die instructies.
Bron: De website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en Wikipedia
Brazilië kende afwisselend autoritaire en democratische regeringen, met democratische perioden van 1889 tot 1937 en van 1945 tot 1964 en na 1985. Vanaf het begin van de jaren zestig van de twintigste eeuw kreeg het land te kampen met hoge inflatie en economische stagnatie. De roep om landhervorming nam toe. In 1964 grepen de militairen de macht. De militaire regeringen werden vanaf de jaren zeventig geconfronteerd met een groeiende burgerlijke en kerkelijke oppositiebeweging. Zij gaven geleidelijk toe aan de eisen van de oppositie. De overgang naar een burgerlijke regering werd voltooid in 1989, toen Fernando Collor de Mello tot president werd gekozen
Dit archiefblok is bewerkt als uitvloeisel van het meerjarenconvenant zoals dit is afgesloten tussen het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) op 29 september 1994.
Het archiefblok omvat de archieven van de Nederlandse Ambassade, vanaf 1972 Consulaat-Generaal, over de periode (1944) 1955 - 1974 (1987) en van het Consulaat-Generaal in Brazilië te São Paulo over de periode (1964) 1965 - 1974. De begincesuur voor dit archief is het jaar 1955. De eindcesuur is gelegen in het jaar 1974. Het oorspronkelijke archief was onderverdeeld in twee 10-jarenblokken van 1955 - 1964 en 1965 - 1974. Deze zijn in de nieuwe bewerking samengevoegd. In de bewerking is het onderscheid tussen het archief afkomstig uit Rio de Janeiro en het archief afkomstig uit São Paulo gehandhaafd.
Tijdens de bewerking is het archief van het Nederlands Informatiebureau (NIB) te Rio de Janeiro aangetroffen. Aan de belangrijkste diplomatieke posten werd een eigen informatiebureau toegevoegd. De Nederlandse Ambassade te Rio de Janeiro gaf leiding aan dit bureau. De stukken van het NIB zijn apart in de toegang opgenomen. Tevens is archief aangetroffen van het Instituto Brasil-Holanda. Het secretariaat voor dit archief lag bij de Ambassade te Rio de Janeiro. Dit archiefdeel is dan ook geïntegreerd met het archief afkomstig van deze ambassade.
Ten behoeve van de overbrenging naar het Nationaal Archief dient het archief te voldoen aan de in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (2001) gestelde eisen. Concreet betekent dit dat de volgende stappen zijn uitgevoerd:
Overbrenging van een overheidsarchief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.
Voor de bewerking van de archieven is gebruik gemaakt van de volgende selectielijsten.
Verder zijn op verzoek van het Nationaal Archief, de bestaande toegangen op het archief ook in deze inventaris opgenomen.
Bij aanvang bestonden de archieven uit 14,8 meter. Na bewerking hiervan is in totaal 9,3 meter archief voor bewaring overgebleven. De archiefstukken welke voor bewaring in aanmerking kwamen zijn overgedragen aan het Nationaal Archief. De archiefstukken die voor vernietiging in aanmerking kwamen, zijn na verkregen toestemming van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, afgevoerd door Van Gansewinkel Nederland BV en daar op de gebruikelijke wijze vernietigd. Tijdens de selectie werden ook archiefstukken geselecteerd welke op termijn voor vernietiging in aanmerking kwamen. Het betreft hier onder andere de personeelsdossiers.
Het uiteindelijke resultaat van de bewerking is een klassieke toegang op de archiefbestanden van de archieven van de Nederlandse Ambassade in Brazilië, vanaf 1972 Consulaat-Generaal, over de periode (1944) 1955 - 1974 (1980) en van het Consulaat-Generaal in Brazilië te São Paulo over de periode (1964) 1965 - 1974.
De toegang is gebaseerd op de archiefcode van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, zoals deze in 1978 is vastgesteld. Deze archiefcode bestaat uit 9 hoofdrubrieken met een nadere onderverdeling. De hoofdindeling beslaat de volgende onderwerpen:
De benamingen van deze rubrieken, met bijbehorende nummers, zijn voor zover daar stukken van werden aangetroffen overgenomen in deze nieuwe toegang. Dit impliceert dat de nummering van de rubrieken niet numeriek oplopend hoeft te zijn, maar kan verspringen. Wel is gekeken bij rubrieken of de daaraan gekoppelde archiefstukken ook alle genoemde onderwerpen uit de rubrieksnaam besloegen. Waar dit niet het geval was, is de rubrieksnaam aangepast.
Het codenummer is feitelijk een onderwerpsnummer. Dit betekent dat onder één onderwerp meerdere dossiers kunnen vallen die hetzelfde codenummer hebben. Voor het bepalen van de plaats van een archiefstuk binnen de inventaris is gekeken naar de code welke oorspronkelijk aan het archiefstuk is gegeven. Op basis van die code is het archiefstuk onder een rubriek geplaatst. Alleen in die gevallen waarin de gegeven code niet overeenkwam met de inhoud van het dossier, is deze code losgelaten en zijn de stukken geplaatst in de rubriek waar ze inhoudelijk thuis horen. De verschillende archiefstukken zijn zoveel mogelijk chronologisch geordend.
Voor de schrijfwijze van buitenlandse aardrijkskundige namen is de schrijfwijze gehanteerd die de Nederlandse Taalunie heeft gepubliceerd op haar website. De Grote Bosatlas is gehanteerd als de vorige genoemde site geen uitsluitsel bood.
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Nederlandse Ambassade later Consulaat-Generaal Brazilië te Rio de Janeiro en te Sao Paulo, nummer toegang 2.05.151, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Consulaat-Generaal Rio de Janeiro / Sao Paulo, 2.05.151, inv.nr. ...
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Deze concordanties (omnummeringstabellen) verwijzen naar 3 dossierinventarissen op de archieven van de Nederlandse Ambassade in Brazilië te Rio de Janeiro en de Consulaten-Generaal te Rio de Janeiro en São Paulo die door het Ministerie van Buitenlandse Zaken waren samengesteld.
1964 - 1974
Bij de concordantie is eerst het unieke kenmerk vermeld van een dossierinventaris. Dit unieke kenmerk wordt aangeduid met de term oude code. Het komt ook voor dat er verschillende soorten unieke kenmerken bij een dossierinventaris gehanteerd worden. Bijvoorbeeld doos- en omslagnummer en in de meeste gevallen de archiefcode. Als er in de dossierinventaris geen uniek kenmerk aanwezig was is hiervoor een streepje (-) geplaatst bij de oude code.