Terug naar zoekresultaten

2.05.168 Inventaris van het archief van het Nederlandse Gezantschap, later Ambassade in Costa Rica, 1954-1974

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Archief

Titel

2.05.168
Inventaris van het archief van het Nederlandse Gezantschap, later Ambassade in Costa Rica, 1954-1974

Auteur

CAS 1038

Versie

06-07-2021

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
2007 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Nederlandse Ambassade in Costa Rica
Ambassade Costa Rica

Periodisering

oudste stuk - jongste stuk: 1954-1974

Archiefbloknummer

Z87

Omvang

; 234 inventarisnummer(s) 2,50 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Nederlandse Ambassade in Costa Rica Nederlands Gezantschap in Costa Rica

Samenvatting van de inhoud van het archief

Het archief van de Nederlandse ambassade van Costa Rica, Nicaragua en Panama (1955-1974) bevat stukken betreffende de organisatie en beveiliging van de ambassade in San José, protocollaire zaken, registraties van in deze landen verblijvende Nederlanders en dossiers over Midden-Amerikaanse ontwikkelingen op het gebied van juridische en sociale zaken, gezondheidszorg, verkeer en vervoer, economie, migratie en arbeid, en cultuur, onderwijs en wetenschappen. Daarnaast zijn er per land geordende dossiers inzake de economische, politieke en diplomatieke betrekkingen met het buitenland. Te vinden zijn verder brieven en rapporten inzake onderwerpen als de territoriale grenzen en geschillen tussen Costa Rica, Nicaragua en Panama, de doorvaart van het Panamakanaal, ontwikkelingshulp, het conflict tussen El Salvador en Honduras, en communistische invloeden.

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
In de jaren 1946-1952 ressorteerde Costa Rica onder het gezantschap te Guatemala. Na de reorganisatie van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Centraal-Amerika, in 1952, ging Costa Rica behoren tot het ressort van het gezantschap te Havanna. In San José was een honorair consul, J. Salomons, gevestigd. In 1953 werd het honorair consulaat omgezet in een carriere consulaat en werd Salomons vervangen door de bezoldigd ambtenaar mr. A.C. Vroon, welke als consul a.i. ging optreden. In 1954 werd Vroon opgevolgd door H.W.R. de Waal.
In 1956 werd in San José een zelfstandig gezantschap gevestigd met als ressort de landen Costa Rica, Nicaragua en Panama. De leiding van de post bleef tot 1958 in handen van De Waal, met de titel van zaakgelastigde.
In 1958 werd hij opgevolgd door Ir. P.H. Zijderveld. Deze was gezant bij de regeringen van Costa Rica en Panama en ambassadeur bij de regering van Nicaragua. Twee jaar later, in 1960 werden ook de gezantschappen bij de regeringen van Costa Rica en Panama verheven tot ambassade. Na de overplaatsing van Zijderveld, 1962, werd Mr. H.C. Schoch, 1963-1965, benoemd tot ambassadeur te San José.
De namen van de chef de poste van het Nederlands Gezantschap, later de Ambassade in Costa Rica staan hieronder opgenoemd. Achter de naam van elke chef de poste staat tussen haakjes vermeld tot en met in welk jaar deze de functie bekleedde. Dit waren achtereenvolgens:
  • H.W.R. de Waal, Tijdelijk Zaakgelastigde (1954 - 1957)
  • Ir. P.H. Zijderveld, Zaakgelastigde (1958) en Buitengewoon Gezant en
    Gevolmachtigd Minister (1960 - 1962)
  • Mr. H.C. Schoch, Bijzonder Gevolmachtigd Ambassadeur (1963 - 1966)
  • A. de Waal, Bijzonder Gevolmachtigd Ambassadeur (1966 - 1968)
  • Jhr. mr. P.J. Eekhout, Bijzonder Gevolmachtigd Ambassadeur (1968 - 1971)
  • M.P. Gorsira, Bijzonder Gevolmachtigd Ambassadeur (1971-1975)
Hieronder volgt een algemene beschrijving over de buitenlandse vertegenwoordigingen van Nederland bij vreemde mogendheden en internationale organisaties. Deze is letterlijk overgenomen uit hoofdstuk van 7 van het institutioneel onderzoek naar de beleidsterreinen buitenland en ontwikkelingssamenwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken,1945 - 1990 [1994], PIVOT-rapport nummer 103, 's-Gravenhage, 2003.
Organisatie van de Buitenlandse Dienst
Directie Buitenlandse Dienst (DBD)
Tot 1945 bestonden er voor het in het buitenland werkzame personeel van het ministerie drie diensten. De Diplomatieke Dienst, de Consulaire Dienst en de Tolkendienst. Leden van de Diplomatieke Dienst hielden zich bezig met het onderhouden van contacten op regeringsniveau over politieke en diplomatieke aangelegenheden. Economische en consulaire aangelegenheden werden behandeld door leden van de Consulaire Dienst. De Tolkendienst bestond uit een groep in Arabische, Japanse en Chinese taal en cultuur gespecialiseerde personen. ( A. Kersten, Buitenlandse Zaken in ballingschap. Groei en verandering van een ministerie 1940 - 1945 (Alphen aan den Rijn 1981) 74-75. ) De Diplomatieke Dienst was voor de Tweede Wereldoorlog beperkt van omvang en telde slechts 59 diplomaten. De Consulaire Dienst had een veel grotere omvang. Deze bestond, inclusief de honoraire consuls, uit bijna 700 personen. De Tolkendienst tenslotte kende in mei 1940 slechts elf leden. ( Idem, 80-89. )
Tijdens de Londense periode van de Nederlandse regering werd een plan gemaakt om de drie afzonderlijke diensten te integreren. De overwegingen daarbij waren van tweeërlei aard. Enerzijds diende meer waarde te worden gehecht aan de persoonlijkheid van de Nederlandse vertegenwoordiger in het buitenland en minder aan de sociale achtergrond van de kandidaten. Anderzijds had de samensmelting van de diverse diensten vele praktische voordelen en waarborgde deze een betere behartiging van de belangen van Nederlands-Indië. Met het Koninklijk Besluit van 21 december 1945 kwam een einde aan het afzonderlijke bestaan van de Consulaire Dienst, de Diplomatieke Dienst en de Tolkendienst. Door samenvoeging van deze diensten functioneerde er vanaf 1 januari 1946 één Directie Buitenlandse Dienst (DBD), waaronder de nieuw gevormde Buitenlandse Dienst ressorteerde. De minister van Buitenlandse Zaken, mr. E.N. van Kleffens formuleerde de motieven voor de samenvoeging als volgt:
'Handhaving van afzonderlijke diplomatieke en consulaire diensten elk met hun eigen personeel en verschillende dienstvoorwaarden is niet meer van deze tijd, nu het werk dat voorheen aan de consulaire posten toeviel voor een groot deel naar diplomatieke posten is verschoven'. ( Nationaal Archief (NA) Den Haag, Archief Directie Buitenlandse Dienst (DBD), 1945 - 1954, 2.05.51, inv. nr. 35 )
De vertegenwoordigingen
De werkzaamheden van de Buitenlandse Dienst werden verricht door de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. Binnen die groep van vertegenwoordigingen vielen drie categorieën te onderscheiden.
  1. Bilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen
    1. gezantschappen
    2. ambassades
    3. militaire missies
  2. Multilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen
  3. Consulaire vertegenwoordigingen
    1. consulaten-generaal
    2. consulaten
    3. vice-consulaten
    4. consulaire agenten
Bilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen
Het onderhouden van diplomatieke betrekkingen met een vreemde mogendheid impliceert de accreditatie van een ambassadeur bij het staatshoofd van die betreffende mogendheid. Dit betekent niet dat in elk land waarmee Nederland diplomatieke relaties onderhoudt ook een ambassade is gevestigd, want een ambassadeur kan bij meerdere regeringen geaccrediteerd zijn. De ambassade is het formele en officiële kanaal waardoor twee regeringen contact met elkaar onderhouden.
In deze inventaris is het archief beschreven van het Nederlands Gezantschap, later de Ambassade in Costa Rica. De oprichting van het Gezantschap in Costa Rica te San José voor de ressorten Costa Rica, Nicaragua en Panama vond plaats in 1956. Het Nederlands Gezantschap in Nicaragua werd bij Koninklijk Besluit van 29 april 1958 verheven tot ambassade. Het Gezantschap in Panama werd in 1964 tot ambassade verheven. De laatste Nederlandse gezantschappen werden in de jaren zeventig verheven tot ambassade. In een enkel geval staat aan het hoofd van een Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland een (tijdelijk) zaakgelastigde. Het verschil tussen deze benamingen is vooral protocollair van aard. Een ambassadeur is geaccrediteerd bij het staatshoofd van het ontvangende land, een gezant bij de regering van het ontvangende land en een (tijdelijk) zaakgelastigde bij de minister van Buitenlandse Zaken van het ontvangende land. Voor de status van het hoofd van zending is het onderscheid tussen ambassadeur, gezant of (tijdelijk) zaakgelastigde niet van belang. Slechts met betrekking tot voorrang en etiquette bestaat er onderscheid tussen de hoofden van zending.
Wel is het zo dat een land door middel van het uitzenden van een ambassadeur, gezant of (tijdelijk) zaakgelastigde uitdrukking kan geven aan de waarde die het hecht aan de diplomatieke betrekkingen met een ontvangend land.
De werkzaamheden van het in deze inventaris beschreven archief van bilaterale posten kunnen grofweg verdeeld worden in politieke aangelegenheden, protocollaire aangelegenheden, handelsaangelegenheden, aangelegenheden betreffende pers en culturele zaken en consulaire aangelegenheden. Van een aantal van deze zaken zijn stukken in deze inventaris terug te vinden.
Het ambtsgebied waarover de diplomatieke bevoegdheden van een Nederlandse vertegenwoordiging zich uitstrekt is gelijk aan de landsgrenzen van de ontvangende staat.
Multilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen
De Nederlandse multilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen werden aangeduid met de term: Permanente Vertegenwoordigingen (PV) van het Koninkrijk. De ambassadeurs die aan het hoofd van een dergelijke PV stonden werden geaccrediteerd bij de betreffende internationale organisaties. De PV's hadden een meer gespecialiseerde taak dan de ambassades. Zij waren gericht op de werkzaamheden van de internationale organisatie. Voor de permanente vertegenwoordigingen gold dat zij slechts een klein gedeelte van de hierna beschreven taken vervulden. Consulaire werkzaamheden verrichtten zij in het geheel niet.
Consulaire vertegenwoordigingen
Aan het hoofd van een consulaire post staat een consul of een consul-generaal, al of niet honorair. De taken van een consulaire post zijn vooral van economische en uiteraard consulaire aard. Politieke rapportages werden door een consulaire post zelden geleverd.
Het district of ressort van een consulaire vertegenwoordiging wordt in overleg tussen de Nederlandse regering en het ontvangende land vastgesteld. Indien in een land waar Nederland een consulaire vertegenwoordiging had ook een Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging was gevestigd was de consulaire post ondergeschikt aan die vertegenwoordiging.
Het ressort van een consulaat of consulaat-generaal kon worden onderverdeeld in een aantal ressorten ten behoeve van enkele kleine, meestal honoraire, (vice-)consulaten. Vooral in landen waar zich veel Nederlanders hebben gevestigd (Australië, Canada, Verenigde Staten) was dit het geval.
Taken van de vertegenwoordigingen
Artikel 1 van het Reglement van de Buitenlandse Dienst (KB van 13 oktober 1951, Staatsblad nr. 499) omschrijft de taak van de Buitenlandse Dienst. De door het Koninkrijk der Nederlanden ondertekende Verdragen van Wenen inzake diplomatiek en consulair verkeer komen hiermee overeen. ( Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer, 18 april 1961 (Trb. 1962, nr. 159); Verdrag van Wenen inzake consulaire betrekkingen, 24 april 1964 (Trb. 1981, nr. 143). )
Die taken zijn:
  1. Het Koninkrijk in het buitenland te vertegenwoordigen;
  2. De buitenlandse betrekkingen van het Koninkrijk te onderhouden door middel van contacten met de regering van de ontvangende staat;
  3. Buiten het grondgebied de belangen van het Koninkrijk en van de onderdanen te behartigen en te beschermen;
  4. Met alle wettige middelen inlichtingen omtrent het buitenland te verzamelen en te verstrekken die voor de regering en voor de bewoners van het Koninkrijk van belang kunnen zijn;
  5. Buiten het grondgebied van het Koninkrijk de gerechtelijke, buitengerechtelijke en administratieve handelingen en werkzaamheden te verrichten welke krachtens internationale overeenkomsten en de wetten en voorschriften van het Koninkrijk aan diplomatieke en consulaire ambtenaren zijn opgedragen of waartoe deze bevoegd zijn verklaard;
  6. Het verrichten van alle andere door of vanwege de regering op te dragen werkzaamheden;
  7. Het bevorderen van vriendschappelijke betrekkingen tussen het Koninkrijk en de ontvangende staat en het tot ontwikkeling brengen van hun betrekkingen op economisch, wetenschappelijk en cultureel gebied.
Bovenstaande taken dienden te worden uitgevoerd met inachtneming van het volkenrecht, in het bijzonder de voor het Koninkrijk of de samenstellende delen van het Koninkrijk bindende internationale verdragen en andere overeenkomsten. Ook dienden bij de uitoefening van de taak de wetten en gebruiken van het land van accreditering in acht te worden genomen.
De taakelementen werden in bilateraal en in multilateraal verband uitgeoefend.
Taakverdeling
In materiële zin kan het werk van de ambassades en consulaten globaal worden onderverdeeld in:
A. Politieke aangelegenheden
  • Het volgen van de binnenlandse en buitenlandse politieke ontwikkelingen in het land of bij de internationale organisatie waarbij de missie geaccrediteerd is. Het rapporteren aan de Nederlandse regering omtrent de voor Nederland relevante ontwikkelingen opdat die bij het formuleren van haar beleid daar rekening mee kan houden;
  • Het uitdragen van het Nederlandse politieke beleid - tevens in het belang van de bevordering van de internationale rechtsorde - bij de autoriteiten, waarbij de post is geaccrediteerd, respectievelijk de andere leden van de internationale organisatie, ten einde te bewerkstelligen dat het beleid van die autoriteiten (of van die landen) zich, voor zover nodig en/of wenselijk, aan dat Nederlandse beleid aanpast of conformeert;
  • Behartiging van belangen van andere landen. Dit omvat de behartiging van de politieke belangen van Luxemburg in die landen waar Luxemburg geen vertegenwoordiging heeft. Deze verdragsrechtelijke vastgelegde verplichting wordt gedeeld met België, dat de commerciële en consulaire taken vervult in landen waar Luxemburg geen vertegenwoordiging heeft.
  • Na de Tweede Wereldoorlog verliet de Nederlandse regering de vooroorlogse neutraliteitspolitiek. Een gevolg hiervan was dat tussen de bondgenoten in de NAVO en tussen de leden van de Europese Gemeenschap in alle hoofdsteden waar meerdere NAVO- of EG-landen zijn vertegenwoordigd regelmatig overleg werd gevoerd om tot gemeenschappelijke standpunten te komen.
B. Economische aangelegenheden
Op grond van een overeenkomst werken de posten ook voor het Directoraat-Generaal voor de Buitenlandse Economische Betrekkingen (BEB) en de Exportbevordering- en Voorlichtingsdienst (EVD) van het ministerie van Economische Zaken. Deze overeenkomst, in de wandeling "het Concordaat" ( NA, DBD, 2.05.51, nv. nr. 32 ) , werd op 26 juli 1950 door de Raad voor Economische Aangelegenheden (REA) goedgekeurd. Op grond van deze overeenkomst waren de BEB en de EVD gerechtigd instructies op handelspolitiek gebied aan de posten te geven. ( A.M. van der Togt, Het Ministerie van Buitenlandse Zaken in een veranderende wereld. Organisatorische aspecten van de vorming van het buitenlands beleid 1945-1974 (Nijmegen 1984) 32. )
De economische werkzaamheden kunnen worden onderscheiden in macro-, meso- en micro-economische (respectievelijk het gehele land, een bedrijfstak en een bedrijf betreffende).
C. Consulaire aangelegenheden
  1. Ten behoeve van Nederlanders:
    • Het zorgdragen voor de Nederlandse kolonie en Nederlandse toeristen in het buitenland. De meest voorkomende werkzaamheden hiervoor zijn:
      • verstrekking, verlenging en wijziging van reisdocumenten voor Nederlanders, alsmede diplomatieke, consulaire en dienstpaspoorten; ( Hoofden van diplomatieke posten zijn hiertoe bevoegd op grond van de artikelen 8, 10, 12 en 13 van de Paspoortinstructie Nederland 1952. Het hoofd van de diplomatieke post kan de bevoegdheid delegeren aan consulaire ambtenaren in zijn ressort. )
      • opmaken van legalisaties;
      • verstrekken van juridische adviezen;
      • bijstand bij opstellen van notariële akten;
      • opmaken van volmachten;
      • registratie van opgemaakte akten in een repertorium.
      • opmaken van akten van de burgerlijke stand; ( Niet alle posten zijn hiertoe bevoegd. Zie voor (wisselende) lijst het Consulair Besluit van 15 september 1956 (Stb. 484) en de wijzigingen hierop. )
      • dienstplichtzaken; doorgeleiden van verzoeken tot ontheffing van de dienstplicht voor in het ressort woonachtige Nederlanders.
      • repatriëring;
      • zorg voor gearresteerden:
    • overbrenging van gerechtelijke stukken, rogatoire commissies, legalisaties en andere juridische handelingen;
    • scheepvaartzaken, zeebrieven, aanmonstering, scheepsverklaringen;
    • vlootbezoeken;
    • opsporing van personen in het ressort en het innen van vorderingen;
    • hulp bij emigratie
  2. Ten behoeve van buitenlanders:
    • verlenen van visa voor bezoeken aan Nederland korter dan drie maanden of verstrekken van een 'machtiging voorlopig verblijf' bij een verblijf van langer dan drie maanden;
    • doorzending van asielverzoeken;
    • doorgeleiden van klachten over het optreden van Nederlandse overheidsorganen;
    • inlichten van buitenlandse autoriteiten betreffende Nederland o.a. inzake de Nederlandse wetgeving.
D. Pers- en Culturele aangelegenheden
Het bevorderen en verbreiden van kennis van het leven en denken van het Nederlandse volk, zijn staatkundige, economische en sociale structuur, zijn cultuur en zijn historie, en over de beginselen en feitelijke gegevens die daarbij een rol spelen. Al dan niet in het kader van een Cultureel Accoord tussen Nederland en het ontvangende land heeft de post tot taak het ontwikkelen van activiteiten en het aankweken en onderhouden van relaties die de banden tussen beide landen kunnen verstevigen.
Werkzaamheden van Permanente Vertegenwoordigingen
De taak van de Permanente Vertegenwoordigingen (PV) van het Koninkrijk der Nederlanden bij internationale organisaties is het voorbereiden van het gezamenlijke beleid en de voorbereiding en formulering van het nationale beleid met betrekking tot die internationale organisaties. De PV's zijn intermediair tussen de nationale administratie en de administratie van de internationale organisatie.
Uitvoering van de taak geschiedt door het uitdragen van het Nederlandse standpunt ten aanzien van aangelegenheden waarvoor de internationale organisatie in het leven is geroepen en het bevorderen van besluitvorming van de internationale organisaties, veelal via compromissen, waarin de Nederlandse belangen zo goed mogelijk tot hun recht komen.
De werkzaamheden vinden voornamelijk plaats in vergaderingen van ambtelijke overleg- en werkgroepen en, afhankelijk van het soort organisatie, in al of niet regulier overleg van de politiek verantwoordelijken.
De ambtelijke overleg- en werkgroepen kennen bij sommige internationale organisaties een vaste samenstelling, in andere gevallen is er sprake van een ad-hoc overleg.
De definitieve voorbereiding van de besluitvorming vindt plaats in het overleg van de Permanente Vertegenwoordigers. De beslissing over de voorstellen vindt altijd op het departement in Den Haag plaats.
Het uitdragen van standpunten door de Permanente Vertegenwoordigingen kan slechts plaatsvinden indien instructies bestaan over die standpunten. Die instructies worden geleverd door de departementen van algemeen bestuur in Nederland. Het departement van Buitenlandse Zaken treedt formeel op als coördinerend orgaan bij het vaststellen en doorgeleiden van die instructies.
Kort historisch overzicht
De Republiek Costa Rica (rijke kust) dankt de naam aan Christoffel Columbus, die in 1502 op de Caribische kust landde en vermoedde dat er grote hoeveelheden goud aanwezig waren.
Costa Rica is een democratische republiek. Aan het hoofd staat een president, die voor vier jaar gekozen wordt. Costa Rica heeft twee vice-presidenten. Het land kent een eenkamersysteem. Het parlement, de wetgevende vergadering, bestaat uit 57 leden.
In 1948 was er een kleine burgeroorlog na een omstreden verkiezingsuitslag. Die oorlog werd gewonnen door de linkse José Figueres Ferrer, die na afloop het leger afschafte en een nieuwe grondwet opstelde. Sindsdien is Costa Rica gevrijwaard gebleven van het geweld dat veel van haar buurlanden heeft geteisterd. Het is een van de welvarendste landen van Latijns-Amerika geworden en staat daarom ook wel bekend als "het Zwitserland van Midden-Amerika".
Geschiedenis van het archiefbeheer
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Inhoud en structuur van het archief

Selectie en vernietiging
Voor de bewerking van het archief is gebruik gemaakt van de volgende selectielijst.
  • Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Buitenland over de periode 1945 - 1990, 9 september 2002/nr.C.2002/2848, (Stcrt. 14 november 2002, nr. 220/pag. 11) (RIO 103a)
Verder zijn, op verzoek van het Nationaal Archief, de bestaande toegangen op het archief ook in deze inventaris opgenomen.
Bij aanvang bestond het archief uit 3,8 meter. Na bewerking hiervan in totaal 1,9 meter archief voor bewaring overgebleven. De archiefstukken welke voor bewaring in aanmerking kwamen zijn overgedragen aan het Nationaal Archief. De archiefstukken die voor vernietiging in aanmerking kwamen, zijn na verkregen toestemming van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, afgevoerd door Van Gansewinkel Nederland BV en daar op de gebruikelijke wijze vernietigd. Tijdens de selectie zijn ook archiefstukken geselecteerd welke op termijn voor vernietiging in aanmerking kwamen. Het betreft hier onder andere de personeelsdossiers.
Verantwoording van de bewerking
Dit archiefblok is bewerkt als uitvloeisel van het meerjarenconvenant zoals dit is afgesloten tussen het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) op 29 september 1994.
Het archiefblok omvat de archieven van het Nederlands Gezantschap, later de Ambassade in Costa Rica te San José. De begincesuur voor deze inventaris is het jaar 1955. De eindcesuur is gelegen in het jaar 1974. Het oorspronkelijke archief was onderverdeeld in twee tienjarenblokken. Het eerste blok bestrijkt de periode 1955 - 1964 en het tweede blok de periode 1965 - 1974. Beide blokken zijn in de nieuwe bewerking samengevoegd.
Voor de schrijfwijze van buitenlandse aardrijkskundige namen is de schrijfwijze gehanteerd die de Nederlandse Taalunie heeft gepubliceerd op haar website. De Grote Bosatlas is gehanteerd als de vorige genoemde site geen uitsluitsel bood.
Ten behoeve van de overbrenging naar het Nationaal Archief dient het archief te voldoen aan de in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (2001) gestelde eisen. Concreet betekent dit dat de volgende stappen zijn uitgevoerd:
  • Alle ijzerwerk (paperclips, nietjes, hechtmechanieken e.d.) is verwijderd;
  • Foto's, lichtdrukken en andere materialen die aan sterkere chemische reacties dan goed papier onderhevig zijn, zijn voorzien van afzonderlijke fourflaps;
  • Omslagen, archiefdozen en etiketten voldoen aan de ICN-kwaliteitseis.
Voor de archiefstukken geldt dat zij in standaard Amsterdamse dozen zijn verpakt.
Ordening van het archief
Het uiteindelijke resultaat van de bewerking is een klassieke toegang op de archiefbestanden van de archieven van het Nederlands Gezantschap, later de Ambassade in Costa Rica te San José over de periode 1954 - 1974. De toegang is primair geordend op de 9 hoofdrubrieken van de archiefcode van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, zoals deze in 1978 is vastgesteld. De hoofdrubrieken bestaan uit:
0 Algemeen
1 Organisatie
2 Protocol
3 Juridische aangelegenheden
4 Aangelegenheden van openbare orde, openbare zedelijkheid, openbare gezondheidszorg, openbare veiligheid, volkshuisvesting, leefmilieu
5 Waterstaat, verkeer en vervoer, verbindingen en elektronica
6 Economie, migratie, arbeid
7 Sociale aangelegenheden
8 Culturele en wetenschappelijke aangelegenheden, voorlichting
9 Staatkunde, landsverdediging, internationale organisaties
De benamingen van deze rubrieken met de bijbehorende nummers, zijn voor zover daar stukken van werden aangetroffen, overgenomen in de nieuwe toegang. Binnen deze indeling is, afhankelijk van de aanwezigheid van gerelateerde archiefbescheiden, een nader onderverdeling gemaakt al dan niet gebaseerd op de archiefcode.
Het codenummer is feitelijk een onderwerpsnummer. Dit betekent dat onder één onderwerp meerdere dossiers kunnen vallen die hetzelfde codenummer hebben. Voor het bepalen van de plaats van een archiefstuk binnen de inventaris is gekeken naar de code welke oorspronkelijk aan het archiefstuk is gegeven. Op basis van die code is het archiefstuk onder een rubriek geplaatst. Alleen in die gevallen waarin de gegeven code niet overeenkwam met de inhoud van het dossier, is deze code losgelaten en zijn de stukken geplaatst in de rubriek waar ze inhoudelijk thuis horen. De verschillende archiefstukken zijn zoveel mogelijk chronologisch geordend.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Nederlandse Ambassade in Costa Rica, nummer toegang 2.05.168, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Ambassade Costa Rica, 2.05.168, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Zie toegang 2.05.136 Consulaat San José.
Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Bijlagen

Concordansen
Deze concordansen (omnummeringstabellen) verwijzen naar de archiefcode van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en naar het inventarisnummer van het archief van het Nederlands Gezantschap, later de Ambassade van Costa Rica.
  1. Het eerste gedeelte van de concordans verwijst naar het archief van het Nederlands Gezantschap / Ambassade in Costa Rica te San José over de periode 1955-1964.
  2. Het tweede gedeelte van de concordans verwijst naar het archief van de Nederlandse Ambassade in Costa Rica te San José over de periode 1965-1974.
1. Concordans verwijzend naar het archief van het Nederlands Gezantschap, later de Ambassade in Costa Rica te San José over de periode 1955-1964
Oude code Inv.nr.
- 21
code 0 6
code 0 7
code 0 8
code 0 9
code 0 10
code 0 11
code 0 12
code 0 13
code 0 14
code 0 15
code 0 16
code 0 17
code 0 18
code 06 73
code 101 24
code 101 25
code 102 26
code 102 27
code 102 28
code 14 22
code 317.211 31
code 334.20 32
code 336 36
code 554 43
code 554.22 41
code 554.60 42
code 610.22 59
code 610.32 56
code 611 48
code 612.3 49
code 612.42 47
code 613.211.411 53
code 613.211.411 54
code 650 55
code 921.353 83
code 993 103
code 994 110
code 995 108
code 995 109
code 999 104
2. Concordans verwijzend naar het archief van de Nederlandse Ambassade in Costa Rica te San José over de periode 1965-1974
Oude code Inv.nr.
code 0 1
code 0 2
code 0 3
code 0 4
code 0 5
code 0 19
code 0 20
code 132.4 29
code 14 23
code 15 30
code 311 33
code 311 34
code 311 35
code 311 128
code 313.213 37
code 313.213 38
code 317.294 39
code 321.23 40
code 321.23 129
code 434 64
code 553.160 46
code 554.1 44
code 554.634 45
code 600 52
code 600A 61
code 610.10 71
code 610.22 60
code 610.303 57
code 610.32 51
code 610.32 58
code 611.7 65
code 612.3 50
code 613.02 68
code 613.210.4 69
code 613.211.20 63
code 613.211.20 70
code 613.212.2 72
code 614.033 62
code 62 66
code 712 74
code 813.33 67
code 823.12 75
code 823.70 76
code 911.0 88
code 911.0 90
code 911.0 97
code 911.20 101
code 911.20 102
code 911.21 79
code 911.23 87
code 911.23 92
code 911.23 93
code 911.23 95
code 911.30 80
code 911.30 82
code 911.30 84
code 911.30 85
code 911.30 86
code 911.30 89
code 911.30 91
code 911.30 94
code 911.30 96
code 911.30 98
code 912.20 81
code 912.21 77
code 912.21 99
code 913.410 78
code 913.411 107
code 913.52 100
code 996 113
code 996 119
code 996 124
code 996 125
code 996 132
code 998 118
code 999.0 105
code 999.121 121
code 999.210 114
code 999.210 123
code 999.212 115
code 999.22 106
code 999.220 111
code 999.230 116
code 999.230 117
code 999.232.1 112
code 999.232.2 122
code 999.232.2 127
code 999.232.2 131
code 999.250 120
code 999.250 126
code 999.250 130
Oude codeInv.nr.Oude codeInv.nr.

Archiefbestanddelen