In deze inventaris zijn de archiefbescheiden opgenomen van het Nederlandse Ambassade te Tokio en het Consulaat-Generaal in Japan te Kobe over de periode 1941-1974. De Nederlandse Ambassade in Japan was vanaf 1962 tevens geaccrediteerd voor Zuid-Korea. De namen van de chef de poste van de Nederlandse Ambassade in Japan staan hieronder opgenoemd. Achter de naam van elke chef de poste staat tussen haakjes vermeld tot en met in welk jaar deze de functie bekleedde. Dit waren achtereenvolgens:
Hieronder volgt een algemene beschrijving over de buitenlandse vertegenwoordigingen van Nederland bij vreemde mogendheden en internationale organisaties. Deze is letterlijk overgenomen uit hoofdstuk van 7 van het institutioneel onderzoek naar de beleidsterreinen buitenland en ontwikkelingssamenwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1945 - 1990 [1994], PIVOT-rapport nummer 103, 's-Gravenhage, 2003.
Tot 1945 bestonden er voor het in het buitenland werkzame personeel van het ministerie drie diensten. De Diplomatieke Dienst, de Consulaire Dienst en de Tolkendienst. Leden van de Diplomatieke Dienst hielden zich bezig met het onderhouden van contacten op regeringsniveau over politieke en diplomatieke aangelegenheden. Economische en consulaire aangelegenheden werden behandeld door leden van de Consulaire Dienst. De Tolkendienst bestond uit een groep in Arabische, Japanse en Chinese taal en cultuur gespecialiseerde personen. A. Kersten, Buitenlandse Zaken in ballingschap. Groei en verandering van een ministerie 1940 - 1945 (Alphen aan den Rijn 1981) 74-75.
De Diplomatieke Dienst was voor de Tweede Wereldoorlog beperkt van omvang en telde slechts 59 diplomaten. De Consulaire Dienst had een veel grotere omvang. Deze bestond, inclusief de honoraire consuls, uit bijna 700 personen. De Tolkendienst tenslotte kende in mei 1940 slechts elf leden. Idem, 80-89.
Tijdens de Londense periode van de Nederlandse regering werd een plan gemaakt om de drie afzonderlijke diensten te integreren. De overwegingen daarbij waren van tweeërlei aard. Enerzijds diende meer waarde te worden gehecht aan de persoonlijkheid van de Nederlandse vertegenwoordiger in het buitenland en minder aan de sociale achtergrond van de kandidaten. Anderzijds had de samensmelting van de diverse diensten vele praktische voordelen en waarborgde deze een betere behartiging van de belangen van Nederlands-Indië. Met het Koninklijk Besluit van 21 december 1945 kwam een einde aan het afzonderlijke bestaan van de Consulaire Dienst, de Diplomatieke Dienst en de Tolkendienst. Door samenvoeging van deze diensten functioneerde er vanaf 1 januari 1946 één Directie Buitenlandse Dienst (DBD), waaronder de nieuw gevormde Buitenlandse Dienst ressorteerde. De minister van Buitenlandse Zaken, mr. E.N. van Kleffens formuleerde de motieven voor de samenvoeging als volgt:
'Handhaving van afzonderlijke diplomatieke en consulaire diensten elk met hun eigen personeel en verschillende dienstvoorwaarden is niet meer van deze tijd, nu het werk dat voorheen aan de consulaire posten toeviel voor een groot deel naar diplomatieke posten is verschoven'. Nationaal Archief (NA) Den Haag, Archief Directie Buitenlandse Dienst (DBD), 1945 - 1954, 2.05.51, inv. nr. 35
De werkzaamheden van de Buitenlandse Dienst werden verricht door de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. Binnen die groep van vertegenwoordigingen vielen drie categorieën te onderscheiden.
Het onderhouden van diplomatieke betrekkingen met een vreemde mogendheid impliceert de accreditatie van een ambassadeur bij het staatshoofd van die betreffende mogendheid. Dit betekent niet dat in elk land waarmee Nederland diplomatieke relaties onderhoudt ook een ambassade is gevestigd, want een ambassadeur kan bij meerdere regeringen geaccrediteerd zijn. De ambassade is het formele en officiële kanaal waardoor twee regeringen contact met elkaar onderhouden. De laatste Nederlandse gezantschappen werden in de jaren zeventig verheven tot ambassade. In een enkel geval staat aan het hoofd van een Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland een (tijdelijk) zaakgelastigde. Het verschil tussen deze benamingen is vooral protocollair van aard. Een ambassadeur is geaccrediteerd bij het staatshoofd van het ontvangende land, een gezant bij de regering van het ontvangende land en een (tijdelijk) zaakgelastigde bij de minister van Buitenlandse Zaken van het ontvangende land. Voor de status van het hoofd van zending is het onderscheid tussen ambassadeur, gezant of (tijdelijk) zaakgelastigde niet van belang. Slechts met betrekking tot voorrang en etiquette bestaat er onderscheid tussen de hoofden van zending.
Wel is het zo dat een land door middel van het uitzenden van een ambassadeur, gezant of (tijdelijk) zaakgelastigde uitdrukking kan geven aan de waarde die het hecht aan de diplomatieke betrekkingen met een ontvangend land.
De werkzaamheden van het in deze inventaris beschreven archief van bilaterale posten kunnen grofweg verdeeld worden in politieke aangelegenheden, protocollaire aangelegenheden, handelsaangelegenheden, aangelegenheden betreffende pers en culturele zaken en consulaire aangelegenheden. Van een aantal van deze zaken zijn stukken in deze inventaris terug te vinden.
Het ambtsgebied waarover de diplomatieke bevoegdheden van een Nederlandse vertegenwoordiging zich uitstrekt is gelijk aan de landsgrenzen van de ontvangende staat.
De Nederlandse multilaterale diplomatieke vertegenwoordigingen werden aangeduid met de term: Permanente Vertegenwoordigingen (PV) van het Koninkrijk. De ambassadeurs die aan het hoofd van een dergelijke PV stonden werden geaccrediteerd bij de betreffende internationale organisaties. De PV's hadden een meer gespecialiseerde taak dan de ambassades. Zij waren gericht op de werkzaamheden van de internationale organisatie. Voor de permanente vertegenwoordigingen gold dat zij slechts een klein gedeelte van de hierna beschreven taken vervulden. Consulaire werkzaamheden verrichtten zij in het geheel niet.
Aan het hoofd van een consulaire post staat een consul of een consul-generaal, al of niet honorair. De taken van een consulaire post zijn vooral van economische en uiteraard consulaire aard. Politieke rapportages werden door een consulaire post zelden geleverd.
Het district of ressort van een consulaire vertegenwoordiging wordt in overleg tussen de Nederlandse regering en het ontvangende land vastgesteld. Indien in een land waar Nederland een consulaire vertegenwoordiging had ook een Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging was gevestigd was de consulaire post ondergeschikt aan die vertegenwoordiging.
Het ressort van een consulaat of consulaat-generaal kon worden onderverdeeld in een aantal ressorten ten behoeve van enkele kleine, meestal honoraire, (vice-)consulaten. Vooral in landen waar zich veel Nederlanders hebben gevestigd (Australië, Canada, Verenigde Staten) was dit het geval
Artikel 1 van het Reglement van de Buitenlandse Dienst (Kvan 13 oktober 1951, Staatsblad nr. 499) omschrijft de taak van de Buitenlandse Dienst. De door het Koninkrijk der Nederlanden ondertekende Verdragen van Wenen inzake diplomatiek en consulair verkeer komen hiermee overeen. Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer, 18 april 1961 (Trb. 1962, nr. 159); Verdrag van Wenen inzake consulaire betrekkingen, 24 april 1964 (Trb. 1981, nr. 143).
Die taken zijn:
Bovenstaande taken dienden te worden uitgevoerd met inachtneming van het volkenrecht, in het bijzonder de voor het Koninkrijk of de samenstellende delen van het Koninkrijk bindende internationale verdragen en andere overeenkomsten. Ook dienden bij de uitoefening van de taak de wetten en gebruiken van het land van accreditering in acht te worden genomen.
De taakelementen werden in bilateraal en in multilateraal verband uitgeoefend.
In materiële zin kan het werk van de ambassades en consulaten globaal worden onderverdeeld in politieke aangelegenheden, economische aangelegenheden, consulaire aangelegenheden en pers- en culturele aangelegenheden.
Op grond van een overeenkomst werken de posten ook voor het Directoraat-Generaal voor de Buitenlandse Economische Betrekkingen (BEB) en de Exportbevordering- en Voorlichtingsdienst (EVD) van het ministerie van Economische Zaken. Deze overeenkomst, in de wandeling "het Concordaat" NA, DBD, 2.05.51, nv. nr. 32 A.M. van der Togt, Het Ministerie van Buitenlandse Zaken in een veranderende wereld. Organisatorische aspecten van de vorming van het buitenlands beleid 1945-1974 (Nijmegen 1984) 32.
De economische werkzaamheden kunnen worden onderscheiden in macro-, meso- en micro-economische (respectievelijk het gehele land, een bedrijfstak en een bedrijf betreffende).
Hoofden van diplomatieke posten zijn hiertoe bevoegd op grond van de artikelen 8, 10, 12 en 13 van de Paspoortinstructie Nederland 1952. Het hoofd van de diplomatieke post kan de bevoegdheid delegeren aan consulaire ambtenaren in zijn ressort. Niet alle posten zijn hiertoe bevoegd. Zie voor (wisselende) lijst het Consulair Besluit van 15 september 1956 (Stb. 484) en de wijzigingen hierop.
Het bevorderen en verbreiden van kennis van het leven en denken van het Nederlandse volk, zijn staatkundige, economische en sociale structuur, zijn cultuur en zijn historie, en over de beginselen en feitelijke gegevens die daarbij een rol spelen. Al dan niet in het kader van een Cultureel Accoord tussen Nederland en het ontvangende land heeft de post tot taak het ontwikkelen van activiteiten en het aankweken en onderhouden van relaties die de banden tussen beide landen kunnen verstevigen.
De taak van de Permanente Vertegenwoordigingen (PV) van het Koninkrijk der Nederlanden bij internationale organisaties is het voorbereiden van het gezamenlijke beleid en de voorbereiding en formulering van het nationale beleid met betrekking tot die internationale organisaties. De PV's zijn intermediair tussen de nationale administratie en de administratie van de internationale organisatie.
Uitvoering van de taak geschiedt door het uitdragen van het Nederlandse standpunt ten aanzien van aangelegenheden waarvoor de internationale organisatie in het leven is geroepen en het bevorderen van besluitvorming van de internationale organisaties, veelal via compromissen, waarin de Nederlandse belangen zo goed mogelijk tot hun recht komen.
De werkzaamheden vinden voornamelijk plaats in vergaderingen van ambtelijke overleg- en werkgroepen en, afhankelijk van het soort organisatie, in al of niet regulier overleg van de politiek verantwoordelijken.
De ambtelijke overleg- en werkgroepen kennen bij sommige internationale organisaties een vaste samenstelling, in andere gevallen is er sprake van een ad-hoc overleg.
De definitieve voorbereiding van de besluitvorming vindt plaats in het overleg van de Permanente Vertegenwoordigers. De beslissing over de voorstellen vindt altijd op het departement in Den Haag plaats.
Het uitdragen van standpunten door de Permanente Vertegenwoordigingen kan slechts plaatsvinden indien instructies bestaan over die standpunten. Die instructies worden geleverd door de departementen van algemeen bestuur in Nederland. Het departement van Buitenlandse Zaken treedt formeel op als coördinerend orgaan bij het vaststellen en doorgeleiden van die instructies.
Bron: de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en Wikipedia
In 1940 tekende Japan met Duitsland en Italië het Driemogendhedenpact, dat wederzijdse hulp beloofde bij een eventuele aanval. Met dit beleid wekte Japan het wantrouwen van de Verenigde Staten op en de grootmachten kwamen op steeds gespannener voet met elkaar te staan. Een olie-embargo werd door de Amerikanen in samenwerking met Nederlands-Indië afgekondigd. De militairen waren woedend en admiraal Yamamoto vatte het plan op om de Verenigde Staten met een machtig offensief uit de Pacific weg te vagen. Op 7 december 1941 vielen de Japanners de Amerikaanse vloot in Pearl Harbor aan, wat leidde tot de deelname van de Verenigde Staten aan de oorlog. De Filipijnen, Nederlands-Indië, Hongkong, Singapore, Birma, Maleisië en verschillende Pacifische eilanden werden veroverd door Japan. Veel Nederlandse burgers werden in die tijd geïnterneerd in Jappenkampen, een soort concentratiekampen. Sommige Nederlandse vrouwen werden tot prostitutie gedwongen door Japanse soldaten, de zogenaamde troostmeisjes. Naast deze kampen voor Nederlanders (en andere westerlingen) waren er ook werkkampen voor Indonesiërs en kampen voor halfbloeden. Deze kampen hebben zeer veel mensen het leven gekost. Vanaf 1944 heroverden de Amerikanen beetje bij beetje de door Japan veroverde gebieden. De oorlog eindigde in 1945 nadat er Amerikaanse atoombommen op de steden Hiroshima en Nagasaki waren gegooid. Op 14 augustus 1945 besloot de Japanse leiding zich onvoorwaardelijk over te geven, zoals de geallieerden hadden geëist bij de verklaring van Potsdam (24 juli 1945). Uiteindelijk tekende Japan op 2 september aan dek van het slagschip Missouri de overgave. Aan het einde van de Tweede Wereldoorlog zorgden de Amerikanen voor de ontwapening van Japan. Op 8 september 1951 tekende Japan het Veiligheidsverdrag met de Verenigde Staten. Voornaamste aanleiding was het feit dat Japan door de ontwapening weerloos werd tegen aanvallen van buitenaf. Het Veiligheidsverdrag verleende aan de Verenigde Staten de macht om Japan te verdedigen in geval van nood. Verder zorgden de Amerikanen voor een nieuwe grondwet, waarbij voor de keizer nog slechts een ceremoniële taak overbleef. De Amerikanen bleven tot 1952 in Japan en gedurende die periode bloeide de welvaart op de eilanden weer op dankzij een uitzonderlijk economisch herstel. Ook na het vertrek van de Amerikanen bleef de economische groei, en in de jaren '60 groeide Japan uit tot een economische grootmacht, met groeicijfers van 10 procent per jaar en meer.
Overbrenging van een overheidsarchief
Voor de bewerking van het archief is gebruik gemaakt van de volgende selectielijst.
Verder zijn, op verzoek van het Nationaal Archief, de bestaande toegangen op het archief ook in deze inventaris opgenomen.
Bij aanvang bestond het archief uit 16,9 meter. Na bewerking hiervan is in totaal 13 meter archief voor bewaring overgebleven. De archiefstukken welke voor bewaring in aanmerking kwamen zijn overgedragen aan het Nationaal Archief. De archiefstukken die voor vernietiging in aanmerking kwamen, zijn na verkregen toestemming van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, afgevoerd door Van Gansewinkel Nederland BV en daar op de gebruikelijke wijze vernietigd. Tijdens de selectie zijn ook archiefstukken geselecteerd welke op termijn voor vernietiging in aanmerking kwamen. Het betreft hier onder andere de personeelsdossiers.
Algemene toelichting
Dit archiefblok is bewerkt als uitvloeisel van het meerjarenconvenant zoals dit is afgesloten tussen het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) op 29 september 1994.
Het archiefblok omvat de archieven van de Nederlandse Ambassade in Japan te Tokio en het Consulaat-Generaal in Japan te Kobe. De begincesuur voor deze inventaris is het jaar 1941. De eindcesuur is gelegen in het jaar 1974. In deze toegang is echter ook een aantal archiefbescheiden opgenomen, waarvan de datering niet binnen de archiefblokperiode vallen.
Voor de schrijfwijze van buitenlandse aardrijkskundige namen is de schrijfwijze gehanteerd die de Nederlandse Taalunie heeft gepubliceerd op haar website. De Grote Bosatlas is gehanteerd als de vorige genoemde site geen uitsluitsel bood.
Materiële verzorging
Ten behoeve van de overbrenging naar het Nationaal Archief dient het archief te voldoen aan de in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (2001) gestelde eisen. Concreet betekent dit dat de volgende stappen zijn uitgevoerd:
Het uiteindelijke resultaat van de bewerking is een klassieke toegang op de archiefbestanden van de archieven van de Nederlandse Ambassade in Japan te Tokio en het Consulaat-Generaal in Japan te Kobe over de periode 1941 - 1974. De toegang is primair ingedeeld in archiefvormende diensten, namelijk ambassade, consulaten of andere commissies en organisaties. Bij de aanwezigheid van geheime stukken is de toegang secundair onderverdeeld in algemeen archief en geheim archief. Tertiair is de toegang geordend op de 9 hoofdrubrieken van de archiefcode van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, zoals deze in 1978 is vastgesteld. De hoofdrubrieken bestaan uit:
De benamingen van deze rubrieken, met bijbehorende nummers, zijn voor zover daar stukken van werden aangetroffen overgenomen in deze nieuwe toegang. Binnen deze indeling is, afhankelijk van de aanwezigheid van gerelateerde archiefbescheiden, een nader onderverdeling gemaakt al dan niet gebaseerd op de archiefcode.
Het codenummer is feitelijk een onderwerpsnummer. Dit betekent dat onder één onderwerp meerdere dossiers kunnen vallen die hetzelfde codenummer hebben. Voor het bepalen van de plaats van een archiefstuk binnen de inventaris is gekeken naar de code welke oorspronkelijk aan het archiefstuk is gegeven. Op basis van die code is het archiefstuk onder een rubriek geplaatst. Alleen in die gevallen waarin de gegeven code niet overeenkwam met de inhoud van het dossier, is deze code losgelaten en zijn de stukken geplaatst in de rubriek waar ze inhoudelijk thuis horen. De verschillende archiefstukken zijn zoveel mogelijk chronologisch geordend.
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Nederlandse Ambassade en Consulaat-Generaal in Japan (Tokio), nummer toegang 2.05.196, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Ambassade en Consulaat-Generaal Japan, 2.05.196, inv.nr. ...
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Deze concordansen (omnummeringstabellen) verwijzen naar de archiefcode van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de inventarisnummers van de archieven van de Nederlandse Ambassade en het Consulaat-Generaal in Japan.