In de periode tot 1845 behandelde deze afdeling de personeelszaken voor de gehele buitendienst van het ministerie. In de periode 1845-1926 de personeelszaken van de administraties der directe belastingen, invoerrechten en accijnzen, alsmede van de Rijnvaart en van de Waarborgkantoren. Bij de oprichting van de Administratie der Belastingen in 1926 werd de afdeling Personeel weer gecentraliseerd voor de gehele belastingdienst. In 1929 werd de afdeling als de Afdeling Personeel van de Belastingdienst opgenomen in de Centrale Directie. Tot deze directie behoorde ook een Afdeling Organisatie van de Belastingdienst, welke vooral met de materiële voorzieningen van deze dienst was belast. De personeelszaken van de registratie, het kadaster en de hypotheken werden in de periode 1845-1926 door de Administratie der Registratie etc behartigd, het posterij-personeel in de periode 1845-1877 door de afdeling Posterijen en het ministeriepersoneel had gedurende de gehele periode 1831-1940 het Secretariaat als haar personeelsafdeling.
Gedurende de gehele periode hebben de afdelingen en administraties van het ministerie hun archivalia in beginsel geordend tot één centraal verbaalarchief, waarbij de besluiten van de minister chronologisch geordend werden op datum van afdoening. Enkele afdelingen hebben echter uit praktische overwegingen gemeend deze centrale ordening te moeten verlaten. Hun stukken werden, na gelicht te zijn uit het verbaalarchief, geordend tot dossiers en bundels op onderwerp. Door deze opsplitsing waren tot 1995 de volgende bestanddelen te onderscheiden:
Het probleem bij het openbaar verbaalarchief was echter, dat het afsplitsen van stukken naar afdelingsarchieven geenszins consequent is geschied, waardoor het kan voorkomen, dat men in bepaalde perioden nog ruimschoots stukken in het verbaal aantreft, die in een latere fase tot een dossier zijn gevormd. Wel kan gezegd worden, dat het merendeel en daarmee tevens de meer belangrijke archivalia van het Secretariaat, de Thesaurie, de Rijksuitgaven en van de afdelingen Posterijen en Telegrafie uit het verbaal verwijderd zijn. Het openbaar verbaal bestond aldus voornamelijk uit archivalia afkomstig van de "belastingafdelingen" van het Ministerie.
De rechtstitel is (nog) onbekend
Teneinde een beter overzicht te krijgen van hetgeen van de verschillende afdelingen van het ministerie in het openbaar verbaal bewaard is gebleven, is deze grote serie in 1994 en 1995 gesplitst in series verbalen per afdeling. Daarmee is bereikt dat de stukken van één afdeling gemakkelijker te raadplegen zijn. Bovendien is daarmee duidelijker gemaakt dat van bepaalde afdelingen bijna niets is bewaard gebleven.
Blijkens de agenda's is het ministerie na de samenvoeging in 1831 pas op 1 januari 1833 begonnen met de vorming van een centraal verbaalarchief (dit gaat voor het geheim archief niet op). Feitelijk heeft dit niet veel betekenis, aangezien alle stukken van het Secretariaat, de Thesaurie en de Rijksuitgaven over 1831-1832 in het dossierarchief zijn opgenomen. In verband met de overdracht rond 1905 van het oude ministeriearchief naar het Algemeen Rijksarchief, is de cesuur op 1830/1831 aangebracht, zodat het archief op 1 januari 1831 aanvangt in plaats van in september 1831.
Bij het openbaar verbaal is tot 1920 dagelijks een agenda van afgedane stukken gevoegd. Per afdeling wordt hierin aantekening gehouden over de herkomst en de inhoud van het stuk en wordt kortelings de strekking van de beschikking omschreven. Na 1920 is een numerieke lijst van het aantal beschikkingen bijgevoegd met aanduiding van de behandelende afdeling. Bovendien zijn er vanaf 1914 per afdeling de z.g. rubriekenlijsten: dagelijkse nummerlijsten van de beschikkingen met verwijzing naar de indexrubrieken.
De per jaar samengestelde alfabetische indices van het Ministerie van Financiën beslaan de periode 1831-1935 en zijn onderverdeeld naar de volgende administraties en afdelingen:
De afdelingen van het ministerie hebben bij het samenstellen van de indices in de loop van ruim honderd jaar een sterk wisselend aantal indexrubrieken gebruikt, waardoor het soms moeilijk is te bepalen in welke rubriek een bepaalde categorie stukken wordt vermeld. Om dit te ondervangen is van iedere index een alfabetische rubriekenlijst met klapper over de gehele periode 1831-1935 gemaakt, die de jaren vermeldt waarin een bepaalde rubriek in de index voorkomt. Het betreft de inventarissen onder nummer:
Bij een onderzoek zal men eerst moeten bepalen tot de competentie van welke afdeling of administratie een bepaalde zaak behoorde. In de betreffende indexrubriek in de index vindt men alle stukken omschreven, die in dat jaar over een bepaalde kwestie zijn behandeld met een verwijzing naar de afdoeningsdatum en het nummer.
Heeft men deze datum en nummer gevonden, dan kan men via de agenda's nagaan welke afdeling dit stuk heeft behandeld. Zo het niet is vernietigd, zal dat stuk in het verbaal van de betreffende afdeling te vinden zijn.
Men dient zich wel te realiseren, dat niet ieder archiefstuk bewaard is gebleven: bepaalde categorieën stukken zijn deels of geheel uit het verbaalarchief vernietigd of zijn ondergebracht in een dossier. In c. 90% van de gevallen is dat aangetekend in de agenda, of staat dat vermeld op een verwijsbriefje, die bij de agenda's zijn gevoegd.
Naast de index hebben de afdelingen tevens klappers op namen aangelegd, die direct verwijst naar de afdoeningsdatum. Tevens zijn er bijzondere namenklappers (gratificaties, op namen van N.V.'s, op salarisinhoudingen etc) bijgehouden.
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Op de stamlijsten van Belastingambtenaren in de regionale diensten van de Direkte Belastingen, In- en Uitgaande Rechten en Accijnzen (inventarisnummers 1996-2048) is een
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Financiën: Afdeling Personeel, nummer toegang 2.08.05.39, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Financiën / Personeel, 2.08.05.39, inv.nr. ...
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Voor een algemene inleiding op de archieven van het Ministerie van Financiën zie toegang 2.08.05.01 Inventaris van de agenda's en eigentijdse toegangen op het openbaar verbaal archief van het Ministerie van Financiën, 1831-1935.
Op de stamlijsten is een