Het archief van het Ministerie van Justitie vanaf 1813 tot uiterlijk 1955 bestaat voor het overgrote deel uit chronologisch, d.w.z. in tijdsvolgorde, geborgen correspondentie. Deze chronologische ordening is geschied volgens het zgn. "verbaalstelsel", dat de archiefvorming van overheidsorganen in de 19e tot ruim in de 20e eeuw heeft geregeerd. Officieel is een verbaal een serie van op één dag (of in één zitting), vastgestelde minuten van besluiten, al of niet met bijlagen, en van voor kennisneming op die dag of in die zitting aangenomen ingekomen stukken. Het begrip verbaal wordt echter ook gebruikt voor het totaal van een volgens dit stelsel opgebouwd archief, als ook voor één van de genoemde minuutbesluiten met zijn bijlagen.

In grote trekken kunt u zich de archiefvorming volgens het verbaalstelsel als volgt voorstellen:

Het is daarmee onmiddellijk duidelijk, dat het betreffende overheidsorgaan zonder verdere hulpmiddelen de grootste moeite zal hebben om de op deze wijze genomen en opgelegde besluiten, en de daarbij horende relatieven, terug te vinden. Toch zal dat wel eens nodig zijn geweest, voor een vervolgbesluit, voor het terugkomen op een besluit, of voor een besluit in een overeenkomstig geval. Vandaar dat er hulpmiddelen werden aangelegd die het terugvinden moesten vergemakkelijken. En deze hulpmiddelen dienen ook nu nog om in het archief te komen.

Het eerste hulpmiddel is de agenda, waarin per dag op volgorde van exhibitum- en/of afdoeningsnummer de stukken werden geregistreerd met een korte weergave van de inhoud of het geval, met nadere verwijzingen over wat er met het stuk is gebeurd. Dat behelst opgave van de afdeling waaraan het stuk ter behandeling is gegeven, vermelding van de afdoeningsgegevens, en verwijzing naar de index waarin het stuk is vermeld.

De index is een register, dat is ingericht volgens bepaalde rubrieken. Die rubrieken vertegenwoordigen in het algemeen bepaalde onderdelen of onderdeeltjes van de taak van het betreffende overheidsorgaan. De stukken, die binnen het taakonderdeel van iedere rubriek vallen, worden in de betreffende rubriek van de index genoteerd met een korte inhoudsopgave en het exhibitum- of afdoeningskenmerk. De rubrieken van de index zijn soms voorzien van een bepaalde code, bestaande uit een letter en een nummer, en deze codering kunnen we ook weer in de agenda terugvinden. Per rubriek van de index staan de stukken genoteerd in chronologische volgorde.

Tenslotte is er de klapper, een register dat alfabetisch op eigennaam of zaaknaam of geografische naam is ingericht. Per alfabetische rubriek, dus per naam, worden de stukken vermeld, die op een of andere manier over de naam gaan, met een terugwijzing naar de index.

Ook het chronologisch of verbaalarchief van het Ministerie van Justitie over 1915-1955 is op de hiervoor beschreven wijze ingericht. Hier doet zich echter de bijzonderheid voor, dat het verbaalarchief grotendeels centraal werd opgeborgen, maar dat de agenda's, indices en klappers per afdeling werden bijgehouden. Uitzonderingen daarop zijn de afdeling (later bureau) Adelszaken (1860-1937), de (vijfde) afdeling Politie in de periode 1939-1955, en de zevende afdeling D, Bijzondere Jeugdzorg, in het tijdvak 1945-1946, die een afzonderlijk verbaalarchief bijhielden.

Het chronologisch of verbaalarchief van Justitie 1915-1955 bevat niet alle archief, dat door het departement in dat tijdvak is gevormd. Door meer dan één afdeling van het Ministerie werd een deel van de archiefvorming buiten het verbaalstelsel gehouden en op een andere manier ingericht, doorgaans volgens een dossierstelsel. Deze dossierseries staan daarmee los van het verbaalarchief en komen in de navolgende lijst ook niet voor. Voor een deel zijn zij afzonderlijk naar het Algemeen Rijksarchief overgebracht en afzonderlijk geïnventariseerd, voor een ander deel berusten zij op dit moment nog bij het Departement. Een overzicht van de archiefonderdelen, die niet volgens het verbaalstelsel zijn ingericht, volgt als bijlage 1. Daarbij wordt dit voorbehoud gemaakt, dat deze lijst mogelijkerwijs niet compleet is, maar de stand van de nu bekende gegevens weergeeft.

Evenmin vermeld in de lijst van Bijlage 1 is het archief van het Directoraat-Generaal voor de Bijzondere Rechtspleging, 1945-1949 (195?), dat eveneens als een afzonderlijk bestanddeel is gevormd en nog niet door het Ministerie is overgedragen. DGBR heeft officieel bestaan in de periode 1945-1949, waarna een afwikkelingsbureau het afsterven begeleidde. In 1949 werd tevens binnen de tweede afdeling van het Ministerie het Bureau Bijzondere Rechtspleging (BBR) gevormd, dat ook een deel van de bemoeienissen met de Bijzondere Rechtspleging, met name betreffende politieke delinquenten en hun behandeling, voor zijn rekening nam. BBR vormde wel zijn archief volgens het verbaalstelsel, met zelfstandig bijgehouden toegangen, maar in de loop der tijd is een deel van het archiefmateriaal van BBR buiten het verbaalarchief van het ministerie geraakt en vermengd met het DGBR-archief, en deze vermenging is (nog) niet teruggedraaid. Dat verklaart meteen, waarom de looptijd van het DGBR-archief van een vraagteken is voorzien.

Een laatste bijzonderheid is, dat het Kabinetsarchief, dat in de navolgende lijst ook aan de orde komt, niet volgens het verbaalstelsel, maar volgens een dossierstelsel is opgebouwd.

Het archief van de afdeling (later bureau) Adelszaken (1860-1937) is eveneens beschreven in een afzonderlijke inventaris, die eveneens het materiaal beschijft uit de periode 1853-1859, toen de afdeling ressorteerde onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Deze afzonderlijke inventaris verwijst echter naar het archief zoals dat in het navolgende is geïnventariseerd.

Tenslotte moet nog vermeld worden, dat in de navolgende lijst uiteraard niet is opgenomen het Londens Archief van het Ministerie van Justitie, gevormd tijdens de ballingschap van de regering.

Hoe moet nu met het verbaalarchief van Jusitie 1915-1955 worden omgesprongen om tot de gewenste stukken te komen? Uit het voorgaande is al duidelijk geworden, dat de eigentijdse toegangen (agenda's, indices, klappers) daarvoor onmisbaar zijn. Bovendien is gezegd, dat deze toegangen afdelingsgewijs werden bijgehouden. Dat betekent dus, dat het onderwerp van uw interesse in de eerste plaats moet worden gelocaliseerd in de competentie van de ene of de andere afdeling. Dat is niet zo eenvoudig, omdat de organisatiestructuur van het ministerie in de onderhavige periode meerdere malen is gewijzigd en er bij herhaling met taken en taakonderdelen is geschoven.

Twee bijlagen kunnen u bij dit probleem van dienst zijn. Bijlage 2 is een schema, waarin verticaal een aantal hoofdgroepen van bemoeienis zijn afgezet, en horizontaal de jaren, waarin in de organisatie van het ministerie veranderingen zijn opgetreden. Per hoofdgroep van bemoeienis kunt u dan vinden, bij welke afdeling deze taak bij de successieve organisatie-veranderingen kwam te berusten. Na deze tabel volgt een toelichting, waarin aanvullende of verklarende informatie op de tabel is gegeven.

Bijlage 3 is een overzicht van de afdelingen van het ministerie over het tijdvak 1913-1950 (1955) per periode van (merendeels) ongewijzigde organisatiestructuur. Dit overzicht is overwegend gebaseerd op de informatie, die kan worden geput uit de Staatsalmanakken, hetgeen betekent, dat het overzicht niet persé volledig of correct behoeft te zijn. Een veel beter overzicht zou worden verkregen, wanneer alle rubrieken van alle indices zouden worden verzameld, gealfabetiseerd en voorzien van aanduiding, welke rubriek in welke periode door welke afdeling of welk bureau werd behandeld. Deze methode is echter zodanig bewerkelijk, dat de middelen ertoe vooralsnog ontbreken.

Hebt u met behulp van bijlage 2 en/of 3 uitgevonden, welke afdeling competent was in het onderwerp dat u interesseert, dan kunt u overgaan tot het gebruik van de agenda's, klappers en indices.

U kunt daarbij uitgaan van de alfabetische klapper, die verwijst naar de index, of direct de index ter hand nemen.

Om te weten, welke klapper of index u nodig heeft, hebt u deze plaatsingslijst nodig, en wel het hoofdstuk AGENDA'S, KLAPPERS EN INDICES. Daar vindt u per afdeling toegangen opgesomd na een nummer, dat u moet gebruiken om het gewenste stuk aan te vragen.

Als u van de klapper uitgaat, vindt u meteen een verwijzing met letter/cijfercode naar uw indexrubriek. Begint u met de index, dan moet u daarin zelfstandig de rubriek van u interesse opzoeken. Meestal is voorin de index de hoofdgroep-indeling van de index al aangegeven, zodat u wat sneller naar uw rubriek kunt komen.

Eenmaal bij uw rubriek aangeland, vindt u opgesomd de stukken betreffende dit taakonderdeel, met datum en volgnummer. U kunt dan opnieuw in de navolgende lijst kijken, in het voor u toepasselijke hoofdstuk van de VERBALEN, waar u op datum/volgnummer de verbalen vindt aangegeven, voorafgegaan door een doosnummer dat u voor het aanvragen moet gebruiken. Vraagt u die doos aan, dan is het mogelijk, dat het door u via de index gezochte stuk daar inderdaad inzit, maar het kan ook zijn dat dat niet zo is. De allesbeheersende vraag bij het verbaalstelsel is immers, bij welk afdoeningsbesluit welke voorstukken zijn opgelegd. En als het stuk, dat u toevallig wilt hebben, een "voorstuk" is, dan is het in de meeste gevallen niet opgelegd op de datum van exhibitum, maar later, op de datum van het afdoeningsstuk. En in de doos, die u via het exhibitum hebt aangevraagd, vangt u dan bot.

Er zijn twee methoden om om dit probleem heen te komen. De eerste is om in de indexrubriek van uw interesse van achteren af de daar vermelde stukken op te vragen totdat u bij een afdoeningsstuk uw voorstuk hebt gevonden. U moet dan steeds met behulp van deze plaatsingslijst van VERBALEN nagaan, in welke doos de door u gewenste stukken (op datum en volgnummer) zitten, en deze dozen aanvragen.

De tweede methode is, het door u in de index gevonden kenmerk van het gezochte stuk (datum en volgnummer) in de bijpassende agenda op te zoeken en aldaar uit te vinden, bij welk afdoeningsstuk uw voorstuk is afgedaan. Dat afdoeningsstuk heeft ook weer een kenmerk (datum en volgnummer), waarmee u via de navolgende lijst van VERBALEN tot een doosnummer kunt komen. Het doosnummer hanteert u dan voor uw aanvraag.

Er kunnen dan nog twee redenen zijn, waarom uw naarstig zoeken niet tot een resultaat leidt. De eerste is, dat het door u gezochte stuk niet meer bestaat. Uit archieven kan namelijk vernietigd zijn, en er kan ook wel eens een stuk zijn zoekgeraakt. Aanwijzingen voor vernietiging of verlies kunnen staan op het omslag van het verbaal van één hele dag.

De tweede oorzaak van uw teleurstelling kan zijn, dat het door u gezochte stuk niet meer op zijn juiste plaats zit, omdat een onvoorzichtig ambtenaar of onderzoeker die orde heeft verbroken. Zou dat het geval zijn, dan is er geen andere conclusie mogelijk dan dat het zoeken nu inderdaad de bekende speld in de hooiberg gaat betreffen. Daar is helaas niets aan te doen.

Dat betekent ook, dat er op u een dringend beroep wordt gedaan om de orde van een verbaalarchief intact te laten.

Ten allen tijde moet het aanvragen van stukken geschieden door de doosnummer (voor de verbalen) resp. deelnummers (voor de toegangen) die u in de navolgende lijst kunt vinden. Het opvragen van afzonderlijke exhibita of afdoeningsbesluiten-met-bijlagen is onmogelijk, omdat daardoor te veel kans ontstaat op verstoring van de orde van het archief.