Hoewel Nederlands-Indië een kolonie van Nederland was, had het Indische bestuur in Batavia toch een zekere autonomie. Deze autonomie is vastgelegd in het regeringsreglement, later in de Wet op de Indische Staatsregeling van 1925. Ambtenaren werden op verzoek van de Indische regering door het Ministerie van Koloniën, later het Commissariaat voor Indische Zaken uitgezonden naar Nederlands-Indië. Ze werden vervolgens door het Indisch bestuur, meestal door de gouverneur-generaal aangesteld in een bepaald functie, bevorderd, overgeplaatst en ontslagen. Ook het verlof naar Nederland werd verleend door het Indisch bestuur. De personeelsadministratie werd dan ook in Batavia (Jakarta) bijgehouden. Omdat de pensioenvoorziening in Nederland geregeld was, bleek het noodzakelijk om in Nederland eveneens gegevens over Indische ambtenaren vast te leggen. Deze gegevens werden gebruikt bij de vaststelling van pensioenaanspraken en bij de toekenning van bepaalde toelagen in Nederland.
De kaarten zijn aangelegd en bijgehouden door ambtenaren van het Ministerie van Koloniën (periode 1917-1927) en van het Commissariaat voor Indische Zaken (periode 1927-1949), op basis van informatie, verstrekt door het Indisch bestuur in Batavia. Aanvankelijk werden op het ministerie de gegevens over de loopbaan van de ambtenaren in registers (stamboeken, zie nummer toegang 2.10.36.22) bijgehouden. Vanaf 1917 werden de gegevens van nieuw aangestelde ambtenaren vermeld op groot formaat kaarten (stamkaarten). Mutaties van reeds in dienst zijnde ambtenaren werden in de bestaande stamboeken vastgelegd. Vanaf 1927 tot 1950 werden de stamkaarten bijgehouden door het Commissariaat voor Indische Zaken. Na de souvereiniteitsoverdracht zijn de kaarten in beheer gekomen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Directie Overgangszaken Indonesië, later van Binnenlandse Zaken, Afdeling Overzeese Pensioenen. Incidenteel werden toen nog mutaties op de kaarten bijgeschreven. In latere jaren zijn ze vooral gebruikt bij het vaststellen van de diensttijd ter bepaling van pensioenaanspraken van voormalige Indische ambtenaren.
De kaarten zijn geborgen in speciaal vervaardigde houten kistjes.
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.
In 1982 zijn de kaarten tesamen met een aantal andere archieven van het voormalige Ministerie van Koloniën, door het Ministerie van Binnenlandse Zaken overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief.
De stam(boek)kaarten bevatten korte vermeldingen van de loopbaan van de persoon, die als civiel ambtenaar in dienst is getreden van het Nederlands-Indisch gouvernement. Ook personeel dat werkzaam is geweest bij get gesubsidieerd onderwijs is in deze registratie opgenomen. Deze korte beschrijvingen zijn vaak voldoende voor genealogische doeleinden, maar de achterliggende stukken kunnen, als ze nog bestaan, nadere informatie verschaffen, zoals achtergronden van benoemingen, bevorderingen en ontslagen. Op de kaarten staan, meestal in de eerste kolom, verwijzingen naar deze bronnen. Deze zien er als volgt uit:
De verzameling kaarten was aanvankelijk gedateerd 1912-1952. Uit nadere bestudering van de kaarten bleek dat ze niet ouder kunnen zijn dan 1917. Het drukkerskenmerk, links onderaan de voorzijde van elke kaart, bevat het jaartal '1917', zijnde - naar de gewoonte van die tijd - het jaartal van het drukken van de blanco kaarten. De kaarten bevatten wel enige informatie van vóór 1917. De tweede serie kaarten is aangelegd vanaf 1926, hetgeen eveneens blijkt uit het drukkerskenmerk. De dateringen van de collectie stamboekkaarten zijn overeenkomstig deze bevindingen aangepast. De oorspronkelijke ordening en verpakking in houten kistjes is ongewijzigd gelaten.
De kaarten zijn alfabetisch op familienaam van de ambtenaren geordend.
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Koloniën: Stamkaarten Oost-Indische Ambtenaren, nummer toegang 2.10.36.21, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Koloniën / Stamkaarten Oost-Indische Ambtenaren, 2.10.36.21, inv.nr. ...
Inventarisnummers van dit archief zijn in kopievorm beschikbaar
De stamboekkaarten zijn een vervolg op de stamboeken, beschreven in toegang 2.10.36.22 Stamboeken burgerlijke ambtenaren, 1836-1936.
Voor de personeelsdossiers van de ambtenaren die werkten bij het Ministerie van Koloniën in Nederland in de periode van 1926-1959, zie toegang 2.10.36.10.
Voor het hoofdarchief van het Ministerie van Koloniën, waarin (tot september 1927) nog steeds besluiten betreffende het burgerlijk personeel zijn opgeborgen, zie toegang 2.10.36.04 - Ministerie van Koloniën, 1900-1963: Openbaar verbaal, 1901-1953.
Stukken betreffende het burgerlijk personeel vanaf september 1927 zijn opgeborgen in het archief van het Commissariaat voor Indische Zaken 1927-1949, toegang 2.10.49, inv.nrs. 1001-1701, 1989-2036 en 2137-2144.
Het betreft de door het Ministerie van Koloniën bijgehouden serie stamkaarten als vervolg op de Stamboeken Oost-Indische Ambtenaren 1836-1936 (toegang 2.10.36.22 ). De stam(boek)kaarten bevatten korte vermeldingen van de loopbaan van de persoon, die als civiel ambtenaar in dienst is getreden van het Nederlands-Indisch gouvernement. Gegevens van nieuw aangestelde ambtenaren werden vanaf 1917 tot medio 1926 op deze kaarten genoteerd; mutaties van reeds in dienst zijnde ambtenaren werden in de bestaande stamboeken vastgelegd.
Deze zijn niet meer van belang voor raadplegeng vanwege digitalisering van de kaarten
Het betreft de serie stamkaarten die vanaf medio 1926 is aangelegd, in aansluiting op de eerste serie, en welke vanaf mei 1927 tot en met december 1949 door het Commissariaat voor Indische Zaken is bijgehouden. Evenals bij de eerste serie werden mutaties van bestaande inschrijvingen voortgezet in bestaande.
Deze zijn niet meer van belang voor raadpleging vanwege digitalisering van de kaarten