Hoewel Nederlands-Indië een kolonie van Nederland was, had het Indische bestuur in Batavia toch een zekere autonomie. Deze autonomie is vastgelegd in het regeringsreglement van 1836, later in de Wet op de Indische Staatsregeling van 1925. Ambtenaren werden op verzoek van de Indische regering door het Ministerie van Koloniën, later het Commissariaat voor Indische Zaken uitgezonden naar Nederlands-Indië. Ze werden vervolgens door het Indisch bestuur, meestal door de gouverneur-generaal aangesteld in een bepaalde functie, bevorderd, overgeplaatst en ontslagen. Ook het verlof naar Nederland werd verleend door het Indisch bestuur. De personeelsadministratie werd dus ook in Batavia (Jakarta) bijgehouden.

In Nederland werden de gegevens bijgehouden door ambtenaren van het Ministerie van Koloniën, beginnend op het moment dat de betrokkene naar zijn bestemming vertrok en aanvankelijk alleen aangevuld telkens wanneer deze zich, met verlof, weer meldde op het departement. Later werden de gegevens bijgehouden op basis van informatie verstrekt door het Indisch Bestuur in Batavia.

De hier beschreven stamboeken en dienststaten van ambtenaren in de koloniën geven vaak uitvoerige informatie over het carrièreverloop van betrokkenen, met verwijzingen naar de desbetreffende besluiten van het ministerie dan wel van het koloniaal bestuur. Vaak zijn hierin ook persoonlijke gegevens opgenomen.