Het archief van de Directie Personeel en Organisatie van het ministerie van Landbouw en Visserij bestrijkt de periode 1984 tot en met 1997. De zorgdrager is het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit.Na de Tweede Wereldoorlog vielen de personeelszaken onder de Afdeling Algemeen Beheer. Deze afdeling had twee onderafdelingen met als Onderafdeling I de afdeling Personeelszaken. Alle personeelsaangelegenheden, met betrekking tot de Rijksambtenaren en arbeidscontractanten in Rijksdienst, op de bepalingen van het Arbeidsovereenkomstenbesluit 1931 vielen onder deze afdeling. Onder Onderafdeling II, de Afdeling Personeel en Materieel, vielen de taken met betrekking tot alle personeelsaangelegenheden, ook de Arbeidscontractanten, in dienst bij de op de Landbouw Crisiswet in 1933 en het Organisatiebesluit Voedselvoorziening steunende organen.
In 1962 veranderde de Afdeling Algemeen Beheer in de Directie Personeelszaken en veranderde de taakstelling ook. De Directie Personeelszaken ging zich bezighouden met het algemene personeelsbeleid, personeelsbeheer en de centrale personeelsadministratie ten aanzien van ambtenaren en arbeidscontractanten die werkzaam waren bij het ministerie en bij de hieronder ressorterende diensten, instellingen en stichtingen. Ook was de behandeling van de aangelegenheden betreffende de personeelsorganisatie en administratie, voor zover niet liggende op het terrein van het Bureau voor Organisatie en Efficiency en op dat van de Directie Financiële en Materiële Zaken een taak van deze directie. Bovendien was de directie belast met de uitvoering van regelen betreffende reis- en verblijfkosten, de sociale aangelegenheden en de particuliere huisvesting van de ambtenaren.
Na 1976 vielen de volgende afdelingen onder de Directie Personeelszaken:
Het Hoetinkfonds is tijdens de Tweede Wereldoorlog ontstaan binnen het Rijksbureau voor Voedselvoorziening in Oorlogstijd (RbVVO). Ook de leiding van RbVVO ontkwam er in de loop van de oorlog niet aan dat een deel van haar personeel via de Arbeitseinsatz te werk werd gesteld. Dit en ook andere invloeden van de oorlog had voor veel gezinnen financiële problemen tot gevolg.
Het was mej. mr. E.W. (Dien) Hoetink, hoofd Juridische Zaken van RbVVO, die zich deze problemen aantrok. In het najaar van 1943 nam zij het initiatief tot vorming van een Personeelsfonds van ambtenaren van RbVVO. Het doel van het fonds was het verlenen van hulp - vooral op financieel gebied - aan collega's en hun gezinnen die door plotseling optredende omstandigheden buiten eigen schuld in moeilijkheden waren geraakt. Zelf zou Dien Hoetink de eerste voorzitter van dit Personeelsfonds worden. Er werden pakketjes gestuurd naar de collega's die gedwongen in Duitsland werkten en er werd omgezien naar achtergebleven gezinnen en collega's die langdurig ziek waren werden. In augustus 1944 werd Dien Hoetink gearresteerd vanwege haar contacten met de illegaliteit. Zij zou uiteindelijk in februari 1945 omkomen in concentratiekamp Ravensbrück.
Vrijwel onmiddellijk na de bevrijding kreeg het door Dien Hoetink opgezette Personeelsfonds als eerbetoon de naam van haar eerste voorzitter. Uiteindelijk zou dit uitgroeien tot een fonds dat werkzaam is voor al het personeel van het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij en daaraan gelieerde instellingen. Tot op de dag van vandaag ondersteunt het mej. Mr. Hoetinkfonds collega's en hun gezinsleden of nagelaten betrekkingen die buiten hun schuld in sociale moeilijkheden zijn geraakt.
Het archief van de Directie Personeel en Organisatie werd gevormd op het ministerie van Landbouw en Visserij. Als zodanig stond dit archief op het ministerie opgeslagen. Het archief is reeds eerder door de Centrale Archief Selectiedienst bewerkt en ook hebben interne opschoningsacties plaatsgevonden. De bewerkingen van de Centrale Archief Selectiedienst resulteerden in enkele Institutionele Toegangen. Het betreft hier dienstonderdelen van de Directie. Onderhavig archief omvat bescheiden inzake de organisatie van de Directie.
Het archief van het mej. mr. E.W. Hoetinkfonds, Personeelfonds voor de ambtenaren van het Ministerie van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening (hierna: Hoetinkfonds), 1943 - 1995 is in dit archiefblok als gedeponeerd archief opgenomen omdat zij onder de zorg en het beheer van de Directie Personeel en Organisatie van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit valt.
Het archief is in 2008 door Ministerie van LNV overgebracht naar het Nationaal Archief, krachtens artikel 12 van de Archiefwet 1995
Overbrenging van een overheidsarchief
De archiefbescheiden die in dit archief gevonden kunnen worden hebben betrekking op de periode 1984 tot en met 1997 en bevatten agenda's en notulen van de Bijzondere Commissie, ingesteld voor ambtenaren werkzaam bij het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij en bij de daaronder ressorterende diensten en instellingen.
Het gedeponeerd archief van het mej. mr. E.W. Hoetinkfonds, Personeelfonds voor de ambtenaren van het Ministerie van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening bedroeg voorafgaand aan de bewerking die door PWAA werd uitgevoerd 1,5 meter. Na selectie kwam 0,625 meter voor blijvende bewaring in aanmerking. Het betreft ondermeer stukken inzake het vaststellen en wijzigen van de statuten van het fonds, agenda's en notulen van bestuursvergaderingen, jaarverslagen en voorlichtingsactiviteiten.
Het archiefblok afkomstig van de Directie Personeel en Organisatie was niet compleet. In het verleden zijn reeds bewerkingen uitgevoerd door de Centrale Archief Selectiedienst. Tevens zijn interne opschoningsacties door de Directie uitgevoerd. Het archief van de Directie Personeelszaken bedroeg voor de bewerking door Project Wegwerken Archief Achterstanden (hierna: PWAA) 12 meter. Na selectie kwam 0,375 meter voor blijvende bewaring in aanmerking. Het archiefblok van het gedeponeerd archief: mej. mr. E.W. Hoetinkfonds, Personeelfonds voor de ambtenaren van het Ministerie van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening was nagenoeg compleet.
Bij het selecteren werd gebruik gemaakt van de volgende goedgekeurde basisselectiedocumenten:
Selectie heeft er toe geleid, dat een deel van het archief werd vernietigd aan de hand van passende handelingen. Hiervan zijn vernietigingslijsten opgesteld en aan het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit ter goedkeuring voorgelegd.
De bescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen zijn ontdaan van nietjes en paperclips en omgepakt in zuurvrije omslagen en dozen. Hierop is een voorlopig nummer met potlood genoteerd, totdat de definitieve nummering bekend werd en de dozen en omslagen gestickerd konden worden. In de tussentijd waren de archieven tijdelijk opgeslagen in het Gemeentearchief Rotterdam (GAR).
In 2008 werden de archieven van de Directie Personeel en Organisatie van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit te Den Haag verplaatst naar het Groot Handelsgebouw te Rotterdam, de huisvesting van het project Wegwerken Archief Achterstanden, alwaar het bewerkt is. Hierbij bevond zich tevens het archief van het mej. mr. E.W. Hoetinkfonds, personeelfonds voor de ambtenaren van het Ministerie van Landbouw, Visserij en Voedselvoorzieningpersoneelsfonds voor de ambtenaren. Dit archief is in deze toegang opgenomen als gedeponeerd archief. In de tussentijd zijn de archiefbescheiden opgeslagen in de depots van het Gemeentearchief Rotterdam te Rotterdam.
Door PWAA werd in een excel bestand een vernietiginglijst opgesteld die door de zorgdrager werd goedgekeurd waarna tot vernietiging kon worden overgegaan. Alle te bewaren stukken zijn van nietjes, plakband en overige hechtmiddelen ontdaan en verpakt in zuurvrije omslagen en zuurvrije archiefdozen. Ze zijn daarna genummerd volgens de inventaris. De omslagen en dozen zijn voorzien van etiketten. Van de te vernietigen stukken zijn vernietigingslijsten opgesteld en deze zijn aan het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit overgedragen.
Primair is in deze toegang een onderscheid gemaakt tussen het archief van de Directie Personeel en Organisatie van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en het gedeponeerd archief van het mej. mr. E.W. Hoetinkfonds, Personeelfonds voor de ambtenaren van het Ministerie van Landbouw, Visserij en Voedselvoorziening. Secundair werd het archief van de Directie Personeel en Organisatie op onderwerp geordend: de agenda's en notulen van de vergaderingen met de Bijzondere Commissie. Het Hoetinkfonds werd secundair eveneens op onderwerp geordend. Beide archiefblokken werden tertiair chronologisch gesorteerd.
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens auteursrecht.
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Landbouw en Visserij, Directie Personeel en Organisatie (1985-1995), en gedeponeerd archief mej. mr. E.W. Hoetinkfonds, Pensioenfonds voor Ambtenaren (1943-1995), nummer toegang 2.11.77, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Landbouw / P&O, 2.11.77, inv.nr. ...
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Het archiefblok van de Directie Personeel en Organisatie van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit werd reeds eerder door de Centrale Archief Selectiedienst bewerkt. Een en ander resulteerde in de navolgende Institutionele Toegangen:
Agrarisch onderwijs over de periode (1958 -) 1961 - 1989;
Overheidspersoneel; Arbeidsverhoudingen bij de overheid over de periode (1958 -) 1961 - 1989;
Overheidspersoneel; Arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel over de periode (1958 -) 1961 - 1989;
Met hiaten