Het gebruik van Encoded Archival Description op het Nationaal Archief versie 1.7.2

2.19.278 Inventaris van het archief van het Nederlandse Rode Kruis - Informatiebureau: Centraal Indische Cartotheek (CIC) Het Nederlandse Rode Kruis en het Nationaal Archief Versie: 13-05-2022 Nationaal Archief, Den Haag (c) 2019

cc0

Deze digitale toegang is in 2018 vervaardigd door het Nationaal Archief op basis van de richtlijn Het gebruik van Encoded Archival Description op het Nationaal Archief versie 1.7.2.Eindredactie: Caroline Leistra This finding aid is written in Dutch. Deze toegang is vervaardigd met inachtneming van de volgende richtlijnen: ISAD(G): Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven, vertaling van de tweede uitgave, Antwerpen / Leuven / Amsterdam 2004; Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, Stichting Archiefpublicaties, 's-Gravenhave 2003. 13 mei 2022 4 Verzameldeelbeschrijvingen aangemaakt op verzoek van Hanno, door Ceciel Huitema 23 juni 2021 1 Toevoegen inventarisnummers 380-392 en koppeling met fysieke bestanden, door Caroline Leistra 13 december 2021: kopje verwante archieven aangevuld, door Ceciel Huitema 2021-12-24 Aangepaste geschiedenis IB ingevoegd onder archiefvorming, door Anita Bouwman Beschrijving van het archief Het Nederlandse Rode Kruis - Informatiebureau: Centraal Indische Cartotheek (CIC) Ned. Rode Kruis - Informatiebureau: CIC archiefvorming: 1945-2010 oudste stuk - jongste stuk: 1945-2010 I28531 392 inventarisnummer(s); 34,70 meter Het merendeel der stukken is in het Nederlands en Engels. Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften. Nationaal Archief Den Haag Het Nederlandse Rode Kruis (NRK) / Informatiebureau, 1914-1998 De Centrale Indische Cartotheek is een kaartsysteem dat bestaat uit ca. 417.000 alfabetisch geordende kaartjes. Het vormt de toegang op verschillende andere collecties gevormd of ontvangen door het Informatiebureau van het Nederlandse Rode Kruis.De kaartjes bevatten hoofdzakelijk persoonsgegevens over Nederlandse burgers en militairen rond de Tweede Wereldoorlog en onafhankelijkheidsstrijd in Nederlands-Indië. Archiefvorming Geschiedenis van de archiefvormer Informatiebureau van het Nederlandse Rode Kruis

De vereniging Nederlandse Rode Kruis (NRK) is in 1867 opgericht met als doelstelling:"In tijd van oorlog, het lot van den gekwetsten en zieken krijgsman door persoonlijke diensten en stoffelijke hulpmiddelen te helpen verzachten, ook dan, wanneer hare hulp wordt gevraagd door oorlogvoerende natiën, terwijl Nederland in den oorlog niet betrokken is; In tijd van vrede, zich uitsluitend tot die taak voor te bereiden, om daarvoor steeds gereed te zijn."In 1909 krijgt het NRK bij Koninklijk Besluit de aanvullende opdracht om bij mobilisatie een informatiebureau voor zieken en gewonden in te richten. Tijdens de Eerste Wereldoorlog voert het Informatiebureau (hierna: IB) voor de eerste keer de werkzaamheden van deze oorlogstaak uit. Primair bestaat de taak uit het inwinnen en uitwisselen van informatie over militairen, krijgsgevangenen en geïnterneerden. Daarnaast levert het IB hulppakketten aan krijgsgevangenen en sociale zorg aan hun verwanten.

Het takenpakket van het IB groeit in de loop der jaren en dat is aanleiding om in 1936 het IB in vier afdelingen te verdelen

Verslag van het Nederlandse Roode Kruis gedurende de periode augustus 1939 december 1940

: Afdeling I: Belast met aangelegenheden omtrent Nederlandse militairen; Afdeling II: Belast met aangelegenheden omtrent militairen van vreemde nationaliteit; Afdeling III: de Gravendienst, onder andere belast met de identificatie van onbekende gesneuvelden; Afdeling IV: Belast met het zenden van pakketten aan krijgsgevangenen, geïnterneerde burgers en gijzelaars. Daarnaast heeft het IB een algemeen secretariaat en een staf voor de financiële administratie.

Vanwege de groeiende internationale spanningen stelt het NRK het IB op 29 augustus 1939 opnieuw in werking. Na het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog nemen de werkzaamheden van het IB explosief toe. Het IB richt zich op militairen maar er blijkt ook behoefte aan informatie over burgers. In juni 1940 richt het IB daarom het Correspondentiebureau en de Inlichtingendienst voor Burgers op

Het correspondentiebureau probeerde contact tussen burgers in Nederland en burgers in het buitenland mogelijk te maken. Het Inlichtingenbureau behandelde vragen betreffende Nederlandsche vluchtelingen, Nederlanders in het buitenland en opvarenden van Nederlandse koopvaardijschepen.

. Deze diensten staan los van het IB maar zijn er wel nauw mee verbonden.

Tijdens de oorlog blijken er toch nog groepen geïnterneerden en gevangen te zijn die niet voorkomen in de instructie van het IB. Daarom richt het IB in mei 1943 de Afdeling V op. Deze afdeling gaat zich bezighouden met bijzondere aangelegenheden, zoals het verstrekken van inlichtingen over personen in gevangenissen

Het Nederlandse Rode Kruis (1867-1967) door G.M. Verspyck.

Na de oorlog stelt het IB nieuwe afdelingen in om de informatiestromen beter te kunnen verwerken

Het informatiebureau van het Nederlandsche Roode Kruis; Verslag van over zijn werkzaamheden van 1939 tot en met 1947 door J. van de Vosse.

: Afdeling A: Belast met aangelegenheden betreffende Nederlandse militairen (inclusief Nederlanders in geallieerde dienst); Afdeling B: Belast met aangelegenheden betreffende vreemde militairen (inclusief Nederlanders in Duitse dienst); Afdeling C: Belast met aangelegenheden betreffende Nederlandse burgers; Afdeling D: Belast met aangelegenheden betreffende vreemde burgers; Afdeling Gravendienst: Belast met de registratie van oorlogsgraven.

Na de capitulatie van Japan houdt Afdeling A zich bijna alleen nog maar bezig met de Nederlandse militairen in en rond Nederlands-Indië. Het blijkt ook praktischer alle zaken met betrekking Nederlands-Indië door dezelfde afdeling uit te laten voeren. Dit wordt voortaan gedaan door Afdeling A. De nog lopende zaken over Nederlandse militairen in Europa worden door afdeling A overgedragen aan Afdeling C. Eind 1945 worden ook de taken van Afdeling D bij Afdeling C gevoegd.

In de eerste jaren na de oorlog bestaat de taak van het IB voornamelijk uit het vaststellen van het lot van weggevoerde personen. Op 12 september 1945 wijst het NRK het IB dan ook aan als National Tracing Bureau. Ook andere instanties houden zich met opsporing bezig wat het opsporingswerk niet ten goede komt. In 1946 besluit de regering daarom de opsporingstaak te centraliseren bij het IB. De werkarchieven van de andere instanties worden naar het IB overgebracht

Luijters, G., Schutz, R. en Jongman, M. (2017). De Deportaties uit Nederland 1940-1945. Portretten uit de archieven.

. Het IB neemt lange tijd een zelfstandige plaats in binnen het Nederlandse Rode Kruis. Het heeft een eigen directeur en wordt tot het voorjaar van 1946 gefinancierd door het Ministerie van Oorlog. Hierna neemt het Ministerie van Sociale Zaken de financiering (deels) over.

Dit zorgt er voor dat het IB een nieuwe indeling krijgt

Het informatiebureau van het Nederlandsche Roode Kruis; Verslag van over zijn werkzaamheden van 1939 tot en met 1947 door J. van de Vosse.

: Afdeling A: Belast met alle werkzaamheden betreffende Nederlandse militairen en burgers in Indië en het verre Oosten; Afdeling B: Belast met alle aangelegenheden betreffende Nederlanders in Duitse dienst en buitenlandse militairen (zogenaamde vreemde militairen); Afdeling C: Belast met de aanleg van een Centrale Europese Cartotheek, het beheer van de documentatie en het archief en zaken die niet onder één van de andere afdelingen vallen zoals het opsporen van kinderen; Afdeling E: Belast met alle aangelegenheden betreffende vermiste ex-politieke gevangenen; Afdeling Gravendienst: Belast met de registratie van oorlogsgraven; Afdeling H: Belast met alle aangelegenheden betreffende gedwongen en vrijwillig tewerkgestelde arbeiders; Afdeling J: Belast met aangelegenheden betreffende Joden.

Eind jaren veertig neemt de hoeveelheid werkzaamheden van het IB af. Diverse afdelingen worden daarom opgeheven

Het informatiebureau van het Nederlandsche Roode Kruis; Verslag van over zijn werkzaamheden van 1948 tot en met 1953 door J. van de Vosse

. Het IB blijft wel particulieren voorzien van informatie over oorlogsgetroffenen in Europa en Indonesië. Ook de gravendienst blijft actief. Vanaf de jaren ’60 wordt steeds vaker onderzoek gedaan voor de verificatie van uitkeringsaanvragen van oorlogsgetroffenen wat leidt tot de vorming van een aparte sectie voor verificatieonderzoek. Om een betere groepering van de werkzaamheden te krijgen voert het NRK in 1981 een grotere herindeling van de taken door

Jaarverslag van het Informatiebureau 1981

: Archief / documentatie / Oorlogsinformatie Opsporingen / algemene informatie Rampeninformatie binnenland / verbindingen

In de jaren die volgen vinden er nog meermaals (kleine) herindelingen plaats. Halverwege de jaren negentig zet het NRK een grote reorganisatie in. Voor de afhandeling van aanvragen met betrekking tot de periode rond de Tweede Wereldoorlog en Nederlands-Indië richt het NRK een aparte afdeling in: Oorlogsnazorg. Het Informatiebureau wordt hiermee opgeheven.In 2014 wijzigt het NRK de naam van Oorlogsnazorg in Oorlogsarchief en brengt het de taak over naar de afdeling Opsporing en Ondersteuning

Jaarverslag van het Nederlandsche Rode Kruis 2014

Geschiedenis van het archiefbeheer

Bij het bombardement op het Bezuidenhout van 3 maart 1945 werd het archief van het informatiebureau (hierna: IB) aan het Korte Voorhout 14 in Den Haag vernietigd. Het IB hervatte zijn werkzaamheden begin juni 1945 in het gebouw Petrolea aan het Benoordenhout 7 in Den Haag.

Voor het opsporingswerk had het IB informatie over personen nodig. Er kwamen hierdoor onder andere delen van originele kampadministraties, de Joodsche Raad Cartotheek, gevangenenadministraties en transportlijsten bij het IB terecht. Met deze documentatie vormden het IB verschillende archiefcollecties.

Als toegang op de Indische collecties werd door Afdeling A de Centraal Indische Cartotheek (hierna: CIC) aangelegd. De CIC is een kaartsysteem alfabetisch geordend op achternaam. De aanleiding voor het aanmaken en toevoegen van een kaartje aan de CIC kon verschillen: Uitwerking afschriften militairen in Japanse krijgsgevangenschap: Uit voorzorg werden tijdens de oorlog onder meer afschriften van lijsten van militairen in Japanse krijgsgevangenschap op een andere locatie bewaard. Gegevens over individuele personen werd op een kaartje geschreven met daarbij een verwijzing naar het stuk. Dit vormde het startpunt voor de CIC. Uitwerking binnengekomen correspondentie en lijsten: Bij het IB kwamen brieven en lijsten binnen van diverse organisaties en particulieren. Deze brieven en lijsten konden informatie bevatten over personen in Azië tijdens de Tweede Wereldoorlog en de onafhankelijkheidsstrijd in Nederlands-Indië. Dit konden bijvoorbeeld interneringslijsten of lijsten van overledenen zijn. Deze stukken kregen een volgnummer waarna deze werden uitgewerkt. Gegevens over individuele personen werd op een kaartje geschreven met daarbij een verwijzing naar het stuk. Op een kaartje kunnen meerdere verwijzingen naar lijsten of correspondentie staan. Bij een informatieverzoek Er kon ook een kaartje aangemaakt worden wanneer naar informatie over een specifiek persoon werd gevraagd. Op basis van het informatieverzoek werd een dossier over een persoon of familie aangelegd en een verwijzing naar het dossiernummer op het kaartje gezet. Indien er onvoldoende materiaal was om een dossier aan te leggen werd enkel de reden van het informatieverzoek kort samengevat op het kaartje. . De naam van de aanvrager werd de eerste jaren ook op het kaartje geregistreerd. Verificatieonderzoek: In de decennia na de oorlog werden verschillende uitkeringswetten aangenomen ten behoeve van oorlogsgetroffenen. Om aanspraak op een dergelijke uitkering te maken kon bij verschillende instanties een aanvraag ingediend worden. De aanvraag kon het eigen verleden betreffen, maar ook dat van echtgenoten of ouders. Naar aanleiding van een aanvraag werd een sociaal rapport opgesteld. In veel gevallen deed het IB vervolgens verificatieonderzoek. Wanneer er nog geen kaartje over de betreffende persoon in de CIC aanwezig was, werd deze nieuw aangemaakt. Wanneer al wel een kaartje over een persoon aanwezig was, werd deze vaak uit de CIC gehaald en in het persoonsdossier gevoegd. In de CIC werd vervolgens een nieuw, overzichtelijker kaartje gevoegd.

Daarnaast zijn in de CIC door de jaren heen een aantal andere cartotheken deels opgenomen: Questionnaires: In Nederland werd veel navraag gedaan naar personen in Nederlands-Indië. Op een kaartje (Questionnaire) werden gegevens over de gezochte persoon ingevuld. Dit gebeurde in drievoud: één voor het Nederlandse Rode Kruis, één voor het Nederlands Indische Rode Kruis en één voor de Amerikaanse autoriteiten. De kaarten zijn tot A.N. van Nes opgenomen in de CIC. Vanaf A.N. van Nes tot en met Z zijn de kaarten in aparte dozen opgeborgen (inv.nr 364 t/m 379). Sumatra Cartotheek: Naar aanleiding van radiogrammen over burgergeïnterneerden in Sumatra werden kaartjes aangemaakt en opgeborgen in de Sumatra Cartotheek. De kaartjes zijn tot Y. Croes toegevoegd aan de CIC. De overige kaartjes bevinden zich in collectie 2.19.286 - Het Nederlandse Rode Kruis – Informatiebureau, Afdeling A en gedeponeerde archieven met betrekking tot Nederlands-Indië inv.nrs:

In het tweede kwartaal van 1947 bestond de cartotheek uit 587.651 kaarten. Er bestonden echter vaak meerdere kaarten over één persoon. Er werd daarom besloten de informatie op één kaart over te nemen en deze in de cartotheek te voegen. De oorspronkelijke kaarten werden in het persoons- of familiedossier gevoegd.

Door de jaren heen is het archief meermalen verhuisd. Tussen augustus en oktober 1946 zijn de verschillende afdelingen van het IB verhuisd naar de Vlamingstraat 2 in Den Haag. Hier was het IB gevestigd tot eind december 1951. Vanwege inkrimping van de werkzaamheden werd het IB verplaatst naar de Jan Evertstraat 9. Van 1959 tot 2018 was het IB gevestigd aan het Leeghwaterplein in Den Haag.

Inhoud en structuur van het archief Inhoud

De Centraal Indische Cartotheek is een kaartsysteem dat bestaat uit ca. 417.000 kaartjes die alfabetisch op familienaam geordend zijn.

Selectie en vernietiging

Uit de collectie is niets vernietigd.

Aanvullingen

Er worden geen aanvullingen verwacht

Verantwoording van de bewerking

De collectie is in 2002-2003 ontzuurd op de losse Questionnaires kaarten na. Tussen 2005 en 2007 is de collectie gedigitaliseerd in het kader van het VWS-programma Erfgoed van de Oorlog. De Questionnaires kaarten zijn tussen 2008-2010 gedigitaliseerd, daarna fysiek achter de CIC-kaartjes geplaatst en in de inventaris doorgenummerd (inv.nr 364 t/m 379).Daarnaast is er een geïndexeerde database op de gehele collectie gemaakt die doorzoekbaar is op naam, voornaam en geboortedatum.Na 2005 zijn er geen fysieke kaartjes aangemaakt. Tussen 2005 en 2018 zijn nieuwe aanvragen enkel digitaal geregistreerd.

Ordening van het archief

Het kaartsysteem is alfabetisch geordend op achternaam

Aanwijzingen voor de gebruiker Openbaarheidsbeperkingen Volledig beperkt openbaar (A). Beperkingen aan het gebruik

Reproductie van bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.

Materiële beperkingen

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.

Andere toegang

Er is een digitale versie beschikbaar van de cartotheek (met uitzondering van de kaarten beginnend met 'Mu').

Aanvraaginstructie

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen: Creëer een account of log in. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Citeerinstructie

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG: Nationaal Archief, Den Haag, Het Nederlandse Rode Kruis - Informatiebureau: Centraal Indische Cartotheek (CIC), nummer toegang 2.19.278, inventarisnummer ...

VERKORT: NL-HaNA, Ned. Rode Kruis - Informatiebureau: CIC, 2.19.278, inv.nr. ...

Verwant materiaal Beschikbaarheid van kopieën

Afgescheiden archiefmateriaal

Verwante archieven

Toegang 2.19.275: Inventaris van het archief van het Nederlandse Rode Kruis, Informatiebureau: lijsten, berichten en radiogrammen met betrekking tot Nederlands-Indië (archiefinventaris 2.19.275)

Toegang 2.19.277, Inventaris van het archief van het Nederlandse Rode Kruis: Informatiebureau, Passagierslijsten van repatriëringsschepen uit Nederlands-Indië en Indonesië (archiefinventaris 2.19.277)

Toegang 2.19.279, Inventaris van het archief van het Nederlandse Rode Kruis: Informatiebureau, Cartotheek van het Netherland Red Cross, Londen Committee (archiefinventaris 2.19.279)

Toegang 2.19.280, Inventaris van het archief van het Nederlandse Rode Kruis: Informatiebureau, Cartotheek van het Netherlands Indies Red Cross, Australië (archiefinventaris 2.19.280)

Toegang 2.19.281, Inventaris van het archief van het Nederlandse Rode Kruis: Informatiebureau, Familiedossiers betrekking tot personen Nederlands-Indië (archiefinventaris 2.19.281)

Toegang 2.19.283, Inventaris van het archief van het Nederlandse Rode Kruis: Informatiebureau, Cartotheek van het Japanse burgerinterneringskampen in district 2 op Java: Bandoeng / Tjimahi (archiefinventaris 2.19.283)

Toegang 2.19.286, Inventaris van het archief van het Nederlandse Rode Kruis: Informatiebureau, gedeponeerd archief van het Koninklijk Nederlandse Indische Leger (KNIL) afdeling Gravendienst te Yokohama, Japan (archiefinventaris 2.19.286)

Toegang 2.10.50.03, Inventaris van het archief van de Stichting Administratie Indische Pensioenen (SAIP), Stamboekgegevens KNIL-militairen, met Japanse Interneringskaarten, 1942-1996 (archiefinventaris 2.10.50.03)

Publicaties

Vosse, J. van de, Het Informatiebureau van het Nederlandsche Roode Kruis. Verslag over zijn werkzaamheden van 1939-1947, Den Haag 1948.

Vosse, J. van de, Het Informatiebureau van het Nederlandsche Roode Kruis. Verslag over zijn werkzaamheden van 1948-1953, Den Haag 1954

Beschrijving van de series en archiefbestanddelen 1-363 Eerste kaartsysteem van de Centraal Indische Cartotheek van het Informatiebureau / Afdeling Oorlogsnazorg van het Rode Kruis (CIC) 1945-2010 363 kaartenbakken 1 http://hdl.handle.net/10648/ab3f40b2-8e89-42f2-8a6d-63e149d72b70 Aa - Abels, F.