Zie voor literatuur over de successiebelasting en voor de uitvoerige verhandeling over de organisatie en archiefvorming, met name in de periode 1818-1900, R.C. Hol, Inventaris van de memories van aangifte der nalatenschappen en de bijbehorende ingangen, afkomstig van de ontvanger der successierechten en de Tafels IV en VI van de Dienst der registratie, Arnhem 1980

Met ingang van 1 januari 1806 werd in de toenmalige Bataafse Republiek een landelijke uniforme regeling ingevoerd voor het heffen van een belasting op het verkrijgen door vererving: de belasting op het recht van successie. Vanaf dat jaar hebben voor deze belasting voortdurend landelijke regelingen gegolden en kunnen we spreken van een rijksbelasting.

Daarbij kan qua regeling en/of organisatie een viertal perioden worden onderscheiden, te weten: 1806-1811, 1812-1813 en 1814-1817 en die vanaf 1818.

De 'Ordonnantie eener Belasting op het Recht van Successie, alomme in het Bataafsche Gemeenebest in te vorderen' van 4 oktober 1805 regelde dat over het saldo van elke nalatenschap binnen de Republiek een belasting van tien procent geheven zou worden. Onder het saldo werd verstaan de contante waarde van de gehele nalatenschap op het ogenblik van overlijden, onder aftrek van de op dat moment bestaande schulden en de begrafeniskosten. Een nalatenschap binnen de Republiek werd gedefinieerd als de nalatenschap van elke inwoner van de Republiek, de nalatenschap van elke ex inwoner van de Republiek, voor zover die nalatenschap zich binnen de Republiek bevond, en de nalatenschap van elke binnen de Republiek overleden persoon, die blijkbaar geen vaste woonplaats elders had.

Belastingplichtig was een ieder die iets uit de nalatenschap verkreeg voor zijn aandeel. Op deze regels werden een aantal uitzonderingen gemaakt, waarvan de belangrijkste als volgt luiden:

De vaststelling van de belasting werd opgedragen aan de zogeheten 'Gequalificeerde tot de directie der invordering van de Belasting op het Regt van Successie', meestal de secretaris van het plaatselijk bestuur. Aangifte diende te geschieden bij de gekwalificeerde ter plaatse van het sterfhuis, dat wil zeggen daar waar de overledene zijn vaste woonplaats had. Indien deze woonplaats buiten de Republiek lag, diende aangifte plaats te vinden waar het merendeel der nagelaten goederen zich bevond.

De Ordonnantie bleef met enige kleine wijzigingen van kracht tot en met 31 december 1811, waarna hij vervangen werd door de Franse wetgeving op dit gebied, met dien verstande dat nalatenschappen opgevallen voor 1812 afgehandeld werden volgens de bepalingen van de Ordonnantie.

Van elk overlijden moest aangifte worden gedaan bij het plaatselijk bestuur. Dit gaf een zogenaamde Permissie Biljet tot Begrafing af, zonder welk de doodgraver het lijk niet mocht begraven. Het plaatselijk bestuur maakte wekelijks een lijst van aangegeven lijken in tweevoud op: één voor de officier van justitie voor het betreffende ressort en één voor de gekwalificeerde. De doodgraver maakte wekelijks een lijst van begravenen en stuurde die aan de officier van justitie. Deze vergeleek maandelijks de hem toegezonden lijsten en stuurde de lijst van begravenen aan de gekwalificeerde met een verklaring van overeenstemming der beide soorten lijsten.

De gekwalificeerde moest binnen drie weken na het overlijden een zogenaamd sommatie biljet zenden naar het sterfhuis met de opdracht binnen drie maanden een memorie van aangeving in te dienen, houdende naam, adres en overlijdensdatum van de overledene, opgave van de erfgenamen en een voorlopige opgave van de nalatenschap. Deze voorlopige opgave hoefde niet gedaan te worden, indien de nalatenschap vrijgesteld was van belasting.

Was dat laatste het geval of bedroeg het saldo van de nalatenschap minder dan driehonderd gulden dan gaf de gekwalificeerde toestemming tot toe eigening en scheiding van de boedel, door middel van een zogenaamd Permissie Biljet tot scheiding.

Was de nalatenschap wel belastbaar, dan moesten de erfgenamen binnen drie maanden na de indiening van de memorie van aangeving een 'staat van het saldo of zuiver bedragen der nalatenschap' inzenden bevattende een nauwkeurige opgave van de, zo nodig getaxeerde waarde van de nalatenschap en van de schulden, voorzien van de nodige bewijsstukken (bijvoorbeeld akten van taxatie) en van een aantekening van het afleggen van de eed op het naar waarheid opgemaakt zijn van de staat. Voor de verkoop van enig onderdeel van de nalatenschap vóór de belasting was vastgesteld, moest toestemming verkregen worden van de gekwalificeerde in de vorm van Permissie Biljet tot Verkoop. De opbrengst van de verkoop diende op de staat van het saldo te worden gebracht.

De gekwalificeerde stelde vervolgens de aanslag vast, tekende die aan op de staat van het saldo en gaf hiervan kennis aan de erfgenamen en aan de ontvanger aan wie de aanslag moest worden betaald, te weten de ontvanger generaal van de middelen te water en te lande in het desbetreffende departement. De erfgenamen dienden de aanslag binnen zes weken te betalen en kregen dan een kwitantie van de ontvanger. Op vertoon van deze kwitantie kregen ze van de gekwalificeerde toestemming tot toe eigening van de boedel, waarmee de procedure tussen erfgenamen en overheid afgesloten was onder voorbehoud van eventuele onjuistheden in de opgaven, die pas later aan het licht kwamen.

De gekwalificeerde moest elk half jaar verantwoording afleggen van zijn werkzaamheden aan de Raad van Financiën voor het desbetreffende departement. Na de instelling van het Koninkrijk Holland in 1807 werd dat de Landdrost van het betreffende departement en na de invoering van de Franse bestuursorganisatie met ingang van 1811 de Prefect.

In deze verantwoording diende van alle overledenen in het betreffende halfjaar te worden vermeld hoe de nalatenschap was of werd afgehandeld en tevens hoe de stand van zaken was bij nog niet afgehandelde nalatenschappen van overledenen uit de voorgaande periode. De controlerende instantie ging alle opgaven na en vergeleek de opgelegde aanslagen met de door de ontvanger geïnde bedragen. Wanneer iets niet in orde werd bevonden, kreeg de gekwalificeerde daarvan bericht, zodat hij de zaak in zijn volgende verantwoording kon corrigeren.

In de praktijk werd evenwel door de gekwalificeerde in de kleinere gemeenten niet per half jaar, maar per jaar verantwoording afgelegd.

De nadruk bij de archiefvorming door de gekwalificeerde lag op de stukken waarin hij zijn verantwoording aflegde. Deze stukken, aangeduid als staat en verantwoording, werden door hem in tweevoud opgemaakt en ingestuurd. De bij hem binnengekomen lijsten van overledenen, kwitanties voor afgegeven sommatie biljetten, memories van aangeving en staten van het saldo, met bijbehorende stukken, gingen als bijlagen mee met de verantwoording en bleven bij de controlerende instantie achter. Deze laatste voorzag de verantwoording van commentaar en zond één exemplaar terug aan de gekwalificeerde, zowel als bewijs van goedkeuring als om aan de daarin gemaakte opmerkingen uitvoering te geven.

Op basis van de lijsten van aangegeven en begraven lijken formeerde de gekwalificeerde een register van overledenen, eventueel doorlopend genummerd, aan welke nummers dan in de verantwoording werd gerefereerd. Tevens tekende hij in dit register de verschillende stadia van afhandeling van een nalatenschap aan.

Van de door hem als bijlagen ingezonden memories en staten van het saldo maakte de gekwalificeerde afschriften. Tenslotte kunnen we nog enige correspondentie en wat losse stukken (bijvoorbeeld een akte van borgstelling) aantreffen.

Bijzondere vermelding verdienen nog enige formulieren gebruikt bij de aangifte:

Met ingang van 1 januari 1812 gold voor het gehele grondgebied van het voormalige Koninkrijk Holland de volledige Franse wetgeving, dus ook die terzake van belastingheffing op nalatenschappen. De Franse wetgeving kende geen belasting op het recht van successie zoals de Ordonnantie van 1805. Wel bestond er een recht van (belasting op) overgang van onroerend goed, gekoppeld aan de registratie van de overgang. Hieronder viel ook de overgang door overlijden. Deze heffing was niet gebaseerd op het saldo van de nalatenschap, maar op de waarde van het individuele onroerende goed.

De registratie van de overgang en de betaling van het recht diende plaats te vinden bij de Dienst der Registratie en Domeinen en wel bij het kantoor onder welks ressort het goed was gelegen. De kantoorindeling van de dienst werd voor elk departement door de Prefect bekend gemaakt: het ressort van elk kantoor omvatte een of meer kantons (zie bijlage 3 voor een overzicht van de kantoren.)

Op de organisatie van de dienst, de procedure en de archiefvorming wordt hier niet nader ingegaan. Van de ambtenaren van de Dienst Registratie en Domeinen die hun standplaats hadden op het grondgebied van de huidige provincie Zuid Holland, zijn met betrekking tot het recht van overgang door overlijden alleen een aantal akten van overgang bewaard gebleven en dan nog slechts van een deel van de kantoren. Deze akten werden aangetroffen bij de stukken afkomstig van de ontvangers van de successiebelasting, 1818 1900, die in 1818 weer deel uitmaakten van de Dienst Registratie en Domeinen en wier ressorten in grote lijnen overeenstemden met die uit de periode 1812-1813.

Na de restauratie in 1813 werd bij Soeverein Besluit van 23 december 1813, nummer 90, Staatsblad17, besloten dat het recht van overgang door overlijden per 1 januari 1814 verviel en dat met ingang van die datum de Ordonnantie van 1805 weer zou gelden wat betreft de belastingheffing op nalatenschappen. De organisatie werd echter ingrijpend gewijzigd. In plaats van een gekwalificeerde in elke gemeente (soms voor enkele gemeenten samen) werden zogeheten regulateurs aangesteld, elk belast met de vaststelling van de successiebelasting in één of meer kantons (ingesteld bij de inlijving bij Frankrijk in 1811 en min of meer gehandhaafd na de Restauratie). De indeling van de ressorten der regulateurs werd wat betreft Holland vastgesteld bij Soeverein Besluit van 19 april 1814, nummer 176. In dit besluit werden geen plaatsen genoemd, maar enkel kantons. Bij onderzoek in de stukken bleek dat de kantonindeling niet meer geheel dezelfde was als in de periode 1812 1813. Derhalve werd op basis van de stukken een kantoorindeling met vermelding van de plaatsnamen opgesteld (zie bijlage 4).

In 1816 werd een nieuwe regeling ten aanzien van de heffing van een successiebelasting in het vooruitzicht gesteld die moest ingaan op 1 januari 1817. Tevens werd vastgesteld dat de dan geldende regeling in 1816 nog van toepassing zou blijven in de noordelijke provincies. De nieuwe regeling kwam echter pas in december1817 tot stand en werd ingevoerd per 1 januari 1818. In het jaar 1817 werd derhalve geen successiebelasting geheven, dat wil zeggen op de nalatenschappen van in dat jaar overledenen. Nalatenschappen van overleden personen voor 1817 werden nog afgehandeld volgens de oude regeling.

De procedure was behoudens enkele kleine wijzigingen dezelfde als in de periode 1806 1811. De lijsten van overledenen werden niet meer door het plaatselijk bestuur en de officier van justitie aan de regulateur toegezonden, maar door de gecommitteerden tot de zaken van de burgerlijke stand. De betaling van de aanslag diende in het vervolg te geschieden aan de ontvanger particulier in het arrondissement waar de nalatenschap was opengevallen en de aangifte had plaatsgevonden. De commissaris generaal van Financiën werd belast met de uitvoering. De regulateurs legden dan ook hun verantwoording aan hem af, later aan de Minister van Financiën. Verder gold de procedure als in de periode 1806 1811 met in plaats van de gekwalificeerde de regulateur.

Ook de archiefvorming was mutatis mutandis gelijk aan die in de periode 1806 1811. Ook hier de, nu wel consequente halfjaarlijkse, verantwoording in tweevoud opgemaakt, met de bijlagen; de registers van overledenen; de afschriften van de memories van aangifte en de staten van het saldo en wat correspondentie en een enkel los stuk. Alleen van de regulateur te 's Gravenhage is nog een kohier van de door hem opgelegde aanslagen bewaard gebleven. Deze regulateur ordende de afschriften van de memories van aangifte en staten van het saldo niet als bijlagen bij zijn verantwoording, maar per overledene en vervolgens op nummer van het register van overledenen.

Hoewel over nalatenschappen van in 1817 overleden personen geen successiebelasting werd geheven, zijn er wel stukken van de regulateurs uit dat jaar en zelfs nog wel van latere datum. Dit houdt verband met de afhandeling van nalatenschappen van personen overleden vóór 1817.

Op 27 december 1817 werd de in 1816 al in het vooruitzicht gestelde 'Wet tot het heffen eener belasting onder den naam van regt van successie' afgekondigd. Het recht van successie zou geheven worden over nalatenschappen van ingezetenen des Rijks. Als ingezetene des Rijks werd beschouwd degene die zijn domicilie of de zetel van zijn vermogen binnen het Rijk gevestigd had. Voor de vaststelling van de heffing werd evenals in de Ordonnantie van 1805 uitgegaan van het saldo van de nalatenschap: de contante waarde (voor zover nodig getaxeerd) op het moment van overlijden onder aftrek van de dan bestaande schulden en de begrafeniskosten. Ieder der erfgenamen was aansprakelijk voor het recht van successie over zijn aandeel in de nalatenschap.

Vererving in rechte lijn werd vrijgesteld en alles wat geërfd werd uit een nalatenschap waarvan het saldo niet meer bedroeg dan driehonderd gulden.

Bij dezelfde wet werd een recht van overgang geregeld, dat geheven zou worden over onroerende goederen gelegen binnen het Rijk, die geërfd werden van een niet ingezetene des Rijks. Dit recht van overgang werd geheven over de waarde van het onroerende goed, zonder aftrek van schulden terzake daarvan bestaand.

De heffingen zouden plaatsvinden over nalatenschappen van personen overleden na 31 december 1817.

De wet van 1817 is daarna nog enige malen gewijzigd. De meeste wijzigingen waren niet van principiële aard en betroffen de tarieven of hielden nadere bepalingen in ter voorkoming van ontduiking dan wel ter verduidelijking van passages die aanleiding gaven tot processen. In 1859 werd een nieuwe wet op het recht van successie afgekondigd, maar ook deze bracht geen principiële vernieuwing. Pas in 1878 kwam een inhoudelijke wijziging van de regeling tot stand: in het vervolg zouden ook nalatenschappen in rechte lijn aan het recht van successie onderworpen zijn, mits het saldo groter was dan duizend gulden. Ook voor de onderzoeker is deze wijziging van belang, aangezien vanaf dat moment ook over deze nalatenschappen gedetailleerde gegevens worden aangetroffen.

De vaststelling en inning van het recht van successie en van overgang werd in de wet impliciet opgedragen aan ambtenaren van het recht van successie. Hier wordt deze functionaris, in navolging van latere terminologie, aangeduid als ontvanger van de successie. Of gedurende de gehele periode 1818 1927 sprake is geweest van een aparte ontvanger van de successie is niet geheel duidelijk. Reeds in 1818 werden de werkzaamheden terzake van het recht van successie en van overgang gevoegd bij die van de zegel , registratie , griffie , hypotheek en transscriptierechten, kortweg aangeduid als de dienst registratie. De verbinding registratie en successie is blijven bestaan tot op de dag van vandaag. Het precieze verloop van de gebeurtenissen op het vlak van de organisatie bij de dienst registratie en successie kan hier verder buiten beschouwing blijven gezien de geringe invloed ervan op de archiefvorming.

De wet van 1817 sprak van kantoren van de ambtenaren van het recht van successie en van ressorten van die kantoren, zonder expliciet de omvang van die ressorten aan te geven. Bij de samenvoeging met de dienst registratie werd de kantoorindeling van die dienst ook van toepassing voor de successie, zij het onder het expliciete voorbehoud dat terzake van de successie andere ressorten konden worden vastgesteld. Van een dergelijke vaststelling is echter voor de provincie Holland, zuidelijk gedeelte, niets gebleken.

Maar ook de kantoorindeling van de dienst der registratie was na de Restauratie in 1813 niet expliciet vastgesteld. Waarschijnlijk heeft men de voor deze dienst bestaande indeling uit de periode van inlijving bij Frankrijk, gebaseerd op de indeling in kantons, overgenomen, zij het met enkele wijzigingen in de kantonindeling, zoals uit de stukken is gebleken.

Pas in 1842 werd een expliciete kantoorindeling gemaakt voor de kantoren van de registratie en successie, in verband met de nieuwe wet op het notariaat. Deze gegevens zijn aangevuld met de gegevens uit een tienjaarlijkse steekproef in de stukken van de ontvangers zelf en uit dat geheel is een kantoorindeling voor de periode 1818 1927 opgesteld. Daarbij dient te worden opgemerkt dat de archivistische gevolgen van de overgang van een gemeente van het ene kantoor naar het andere niet altijd dezelfde zijn. Wanneer het oude kantoor werd opgeheven treft men in het algemeen de stukken betreffende nog lopende zaken op het tijdstip van overgang bij het nieuwe kantoor aan. Bleef het oude kantoor echter bestaan, dan werden daar gewoonlijk de nalatenschappen van personen overleden vóór de overgang afgehandeld. In de kantoorindeling is niet per geval aangegeven hoe de overgang verliep. In het algemeen kan men van de bovenstaande regels uitgaan. Waar afwijkingen hiervan geconstateerd werden, is dat in de inventaris of in de index aangegeven.

In de periode van 1900 tot en met 1927 onderging de Successiewet van 1859 de nodige wijzigingen en aanvullingen. De wet van 22 mei 1911 (Stbl. nr. 132) betrof nadere regelingen van de rechten van successie en van overgang bij overlijden. Om de opbrengst der belasting te vermeerderen werden de tarieven herzien. Dit gebeurde volgens het nieuw beginsel der progressie. Tegelijkertijd werden de vrijstellingen voor minderjarige kinderen verruimd. Verder werden de heffing van opcenten (1841) en het recht van overgang op effecten afgeschaft. Tenslotte werden de bepalingen betreffende de eedsaflegging herzien.

Op 6 maart 1915 werd het recht van overgang op onroerend goed verminderd (Stbl. nr. 143).

De gevolgen van de Eerste Wereldoorlog voor de Nederlandse schatkist resulteerden op 20 januari 1917 (Stbl. nr. 189) in de meest ingrijpende en grondige herziening van de Successiewet van 1859. Voortaan werden ook de schenkingen onder de levenden belast. In navolging van het buitenland gebeurde dit tevens met de inkomsten uit levensverzekeringen. Bij de wet van 23 mei 1917 (Stbl. nr. 436) werden waarborgen gesteld om te regelen dat buitenlandse verzekeraars de hun bij Successiewet opgelegde verplichtingen konden nakomen.

Omdat financiële gevolgen van de Eerste Wereldoorlog bleven voortduren, werden de tarieven op 10 juni 1921 (Stbl. nr. 779) aanmerkelijk verhoogd. Verder werd onder meer bepaald dat de echtgenoot zonder kinderen gelijk gesteld werd met die met kinderen.

Op 2 juli 1923 kreeg de Kroon, vanaf 1926 de Minister van Financiën, de bevoegdheid om in bijzondere gevallen het successierecht te verminderen of kwijt te schelden (Stbl. nr. 309).

Drie jaar later had op 28 december 1926 (Stbl. nr. 429) na 1917 de meest ingrijpende wijziging van de Successiewet plaats. Allereerst werden de tariefverhogingen van 1921 op 28 december 1926 met vijftig procent verminderd. Verder betrof het onder meer bepalingen rond een regeling van het ondernemingsbeding, een nieuw tarief voor in het algemeen belang werkzame rechtspersonen, bepalingen omtrent pleegkinderen, een verruiming van vrijstelling voor werknemers en hun relaties en een uitbreiding voor het begrip levensverzekeringen (zie hiervoor bij 1917).

Enkele maanden later werd op 21 juli 1927 (Stbl. nr. 257) een wijziging doorgevoerd inzake de omschrijving van schulden in de aangifte en behandeling van legaten, die zogenaamd 'vrij van recht' waren.

Het overzicht van de periode 1900-1927, dat een aanvulling vormt op de in noot 1 genoemde bron, is ontleend aan J.G. Klaassen, De successiewet, Zwolle, 1930, 61-63.

De aangifteplichtigen (erfgenamen, legatarissen, bewindvoerders, executeur testamentair) moesten ten kantore van de ontvanger in wiens ressort de overledene zijn laatste woonplaats had, een memorie van aangifte indienen, bevattende: de aard en waarde van de nalatenschap, eventueel getaxeerd, met voor de onroerende goederen een opgave van ligging en grootte; de schulden ten laste van de nalatenschap, op het moment van overlijden, waartoe ook de begrafeniskosten werden gerekend; en namen van de erfgenamen en legatarissen en hun hoedanigheid en graad van verwantschap met de overledene.

Van nalatenschappen welke geërfd werden in rechte lijn of waarvan het saldo niet groter was dan driehonderd gulden hoefde alleen opgegeven te worden: de erfgenamen en de door hen geërfde onroerende goederen; en de legatarissen en hetgeen door dezen werd verkregen.

Wanneer tot een dergelijke nalatenschap geen onroerende goederen behoorden, diende een verklaring in die zin van het plaatselijk bestuur te worden overgelegd.

Voor het recht van overgang moest aangifte worden gedaan ten kantore van de ontvanger in wiens ressort het desbetreffende onroerende goed was gelegen. In 1915 werd het daarvoor verschuldigde bedrag verminderd.

Voor het doen van de aangifte werden termijnen gesteld die varieerden van zes tot vierentwintig maanden, afhankelijk van waar het overlijden had plaatsgevonden. Binnen zes weken na het indienen van de memorie van aangifte kon nog een zogeheten suppletoire aangifte worden gedaan. Binnen veertien dagen (sinds 1911 een maand) na de aangifte moesten de aangevers een eed afleggen op de juistheid van de aangifte bij de vrederechter in hun woonplaats of bij de rechtbank van eerste aanleg in het ressort (later kantonrechter).

Na verloop van de zes weken waarbinnen een suppletoire aangifte kon worden gedaan, stelde de ontvanger de aanslag vast, die vervolgens binnen zes weken na bekendmaking aan de belastingplichtigen moest worden betaald.

De ontvanger was in staat controle uit te oefenen op het doen van aangifte, doordat de ambtenaren van de burgerlijke stand in zijn ressort hem maandelijks opgave deden van de overledenen. Wanneer in die opgaven iemand voorkwam die zijn woonplaats in het ressort van een andere ontvanger had gehad, stuurde hij daarvan bericht aan de desbetreffende ontvanger (renvooi).

Op de kantoren van de registratie en successie werd een uitvoerige administratie bijgehouden, die voor het grootste gedeelte verloren is gegaan, vermoedelijk doordat het merendeel van de bijgehouden stukken slechts een tijdelijke functie had. Wij zullen ons hier beperken tot de overgebleven stukken betreffende het recht van successie en van overgang, te weten de 'memories van aangifte' (na afhandeling door de ontvanger omgevormd tot akten van vaststelling van het recht van successie of van overgang en door ons zodanig beschreven), de zogeheten tafels V bis en tafels VI, de slechts in twee gevallen overgebleven tafels 6 en het slechts in één geval overgeleverde Register IV. De memories van aangifte, ingediend door de belastingplichtigen, werden zoals al aangeduid in het verloop van de afhandeling van de nalatenschap tot akten van vaststelling van het recht van successie of van overgang of van de vrijstelling daarvan. Ze zijn niet alle meer aanwezig. In veel gevallen bewaarde de ontvanger alleen de akten van nalatenschappen, waarover inderdaad belasting was geheven of waartoe onroerende goederen behoorden, al was de nalatenschap vrijgesteld.

De memories van aangifte werden in het algemeen ingebonden. De volgorde waarin dat gebeurde, varieerde in de loop der jaren en per ontvanger. In de eerste jaren na 1817 werkte men met een systeem analoog aan dat van de regulateurs en gekwalificeerde. Per kwartaal rekende de ontvanger af met zijn superieuren en de memories werden dan ingebonden in die volgorde: per kwartaal de stukken betreffende de in dat kwartaal afgehandelde nalatenschappen. Deze ordening is slechts in weinig gevallen nog aangetroffen; meestal werden de stukken later om geordend naar het dan geldende systeem.

Omstreeks 1820 ging men over op een ordening waarbij de overlijdensdatum van de erflater primair werd. De akten van vaststelling werden met de bijlagen, kennelijk achteraf, per kwartaal, half jaar of jaar ingebonden volgens de overlijdensdatum. Maar ordening binnen een band kan variëren per ontvanger. Deze had de keus uit inbinden per plaats, per maand of per soort stukken: sterflijsten en memories. In het laatste geval konden de memories ingebonden worden in volgorde van overlijdensdatum, op datum van aangifte of op datum van afhandeling. Alle drie de ordeningen komen voor. In de meeste gevallen treffen we ook de door de ambtenaren van de burgerlijke stand ingezonden opgaven van overledenen over de desbetreffende periode aan.

Vanaf de jaren twintig van de 19e eeuw maakten de ontvangers gebruik van voorbedrukte omslagvellen, waarin de stukken betreffende één nalatenschap werden geborgen en waarop de ontvanger de gegevens kon noteren. Vanaf 1840 ging men overal over op een andere ordening: in volgorde van het zogeheten Register IV. Dit register werd nog slechts bij één kantoor aangetroffen over enkele jaren. Het blijkt hier te gaan om de door de ambtenaren van de burgerlijke stand ingezonden lijsten van overledenen, die per maand werden ingebonden voor het hele ressort en die werden voorzien van een doorlopende nummering. De akten van vaststelling kregen in het vervolg het nummer van de overledene in het Register IV en werden in die volgorde ingebonden. Normaal gesproken treft men hierdoor de stukken betreffende de binnen een maand overledenen bij elkaar aan, omdat de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn opgaven telkens over de afgelopen maand deed. Soms echter vond de aangifte van het overlijden zo laat plaats, dat de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn opgave al had verzonden. De overledene werd dan de volgende maand aan de ontvanger opgegeven, waardoor zijn plaats in het Register IV niet meer correspondeerde met de overlijdensdatum. Sommige ontvangers bonden de stukken betreffende een dergelijk geval, in afwijking van de nummering van het register IV, toch in bij de stukken betrekking hebbende op de maand waarin de overlijdensdatum viel.

Tegelijk met het Register IV werd de Tafel 6 ingevoerd. Deze is slechts van twee kantoren overgeleverd. Het betrof hier een register waarin de overledenen alfabetisch op de eerste letter(s) van hun achternaam werden ingeschreven, met vermelding van hun woonplaats en van het nummer in het Register IV, dat wil zeggen ook van de akte van vaststelling. De Tafel 6 was dus slechts een toegang op het Register IV, c.q. de akten van vaststelling.

In 1856 werd de Tafel 6 vervangen door de Tafel V bis. Ook hierin werden de overledenen alfabetisch op de eerste letter(s) van hun achternaam ingeschreven, met vermelding van de woonplaats en het nummer in het Register IV, maar daarnaast werd ook aantekening gehouden van de afhandeling der nalatenschap. De Tafel V bis was dus niet alleen een toegang, maar verschafte zelf ook al informatie over de nalatenschap. In de vele gevallen, waarin geen belasting was geheven, hoefde men derhalve niet verder te zoeken.

Tenslotte is er nog de Tafel VI. Hierin werden testamenten en andere beschikkingen 'terzake des doods' ingeschreven, die verleden waren voor een notaris. De inschrijving geschiedde alfabetisch op de eerste letter(s) van de achternaam van de testateur. De gegevens werden gehaald uit de door de notarissen ingezonden repertoria. Het ging hierbij om testamenten van personen woonachtig binnen het ressort van de desbetreffende ontvanger. Andere testamenten werden doorgegeven (gerenvooieerd) aan de ontvanger in het ressort waar de testateur wel zijn woonplaats had. Het betrof hier kennelijk een hulpmiddel voor het opsporen van testamenten. Zulks blijkt ook uit de afschaffing van de Tafel VI enige jaren na de invoering van het Centraal Testamenten Register.

Wanneer de Tafel VI werd ingevoerd, is niet geheel duidelijk. De oudste overgeleverde exemplaren in deze inventaris dateren van 1872. De Tafel VI werd op een aantal kantoren enige malen opnieuw aangelegd, omdat de delen te vol en te onoverzichtelijk werden. Men nam dan alleen inschrijvingen over waarvan de testateur mogelijk nog in leven was. De tafel VI is bijgehouden tot en met 1926. Toen was het Centraal Testamenten Register reeds opgezet, waarin ook de gegevens van de voorafgaande periode waren opgenomen, zodat de Tafel VI overbodig werd.