In de eerste hoofdrubriek treft men stukken aan die min of meer persoonsgebonden zijn. In dit archief hebben deze vaak een 'zakelijk' karakter: het overgrote deel van de stukken in deze rubriek bestaat uit akten van huwelijkse voorwaarden en stukken die te maken hebben met particuliere financiële zaken en nalatenschappen. Tot deze particuliere financiële zaken worden ook gerekend de stukken betreffende leningen en hypotheken die aan derden werden verstrekt.

Zoals gezegd zijn alle stukken betreffende afwikkeling van een nalatenschap bij elkaar gehouden. Een andere mogelijkheid, namelijk het plaatsen van stukken over het beheer van een nalatenschap in een rubriek 'beheer van vreemd vermogen' bij de executeur-testamentair, is voor dit archief niet geschikt. Vaak bleef een nalatenschap namelijk lange tijd onverdeeld - vooral als er over werd geprocedeerd, wat nog al eens voorkwam - en werd het beheer door een aantal elkaar opvolgende familieleden gevoerd

Zie Jongbloed, Inventaris van het familiearchief De Milly van Heiden Reinestein, p. 49.

De stukken in de eerste hoofdrubriek zijn per echtpaar bij elkaar gezet; de echtparen zijn gerangschikt per geslacht en binnen een geslacht per generatie. Waar nodig is bij de stukken van een echtpaar een verdere onderverdeling aangebracht.

De volgorde van de aanverwante geslachten wordt bepaald door het moment waarop de relatie met het geslacht Heereman van Zuydtwijck tot stand is gekomen. Datzelfde geldt mutatis mutandis voor de aanverwante geslachten. Een overzicht van de onderlinge relaties tussen de verschillende geslachten die in dit archief voorkomen, wordt gegeven in tabel II. In de inventaris is bovendien in de kopnoten een asterisk (*) geplaatst bij de achternaam vaneen echtgeno (o)t(e) van wiens of wier familie nog meer stukken in het archief aanwezig zijn.

Gehuwde vrouwen zijn in principe geplaatst bij het geslacht van hun echtgenoot. Van deze regel is echter afgeweken als er geen stukken van andere familieleden van de man aanwezig zijn; in die gevallen is het echtpaar geplaatst bij de familie van de vrouw. Het consequent rubriceren van alle gehuwde vrouwen onder de geslachtsnaam van de echtgenoot zou namelijk een grote toename van het aantal aanverwante geslachten tot gevolg hebben, iets waarmee de overzichtelijkheid van deze inventaris niet gediend is. In de genealogische tabellen (blz. LVIII-LXXXVIII) zijn voor zover mogelijk, alle personen opgenomen van wie stukken aanwezig zijn in de eerste hoofdrubriek van de inventaris

Wegens gebrek aan gegevens was het niet in alle gevallen mogelijk een volledige genealogische tabel te maken. Dit deed zich onder andere voor bij het geslacht Van Erp.

In de tweede hoofdrubriek zijn stukken te vinden over verwerving, beheer en verlies van de onroerende goederen en zakelijke rechten van personen uit de eerste hoofdafdeling en hun verwanten. De onderverdeling is een geografische: de stukken zijn, zo mogelijk, per plaats bij elkaar gezet en de plaatsen zijn per gewest alfabetisch geordend, met dien verstande dat de heerlijkheden vooraf gaan aan overige plaatsen waar men bezittingen had. Stukken die betrekking hebben op het beheer van een combinatie van goederen zijn helemaal vooraan in de rubriek geplaatst. Van alle kaarten die in deze hoofdrubriek voorkomen zijn afzonderlijke kaartbeschrijvingen gemaakt (blz. 445-449)

Als basis voor een deel van deze beschrijvingen zijn de kaartbeschrijvingen gebruikt, die in het verleden zijn gemaakt van de apart geborgen groot formaat kaarten. Deze zijn te herkennen aan de HZF nummers in concordantie V. Het was niet meer na te gaan wie deze beschrijvingen heeft gemaakt.

In hoofdrubriek III zijn te vinden de genealogische aantekeningen en wapentekeningen, alfabetisch op geslachtsnaam geordend. De meeste stukken van genealogische aard zijn opgemaakt voor een duidelijk doel: bijvoorbeeld ten behoeve van een proces , in verband met een procedure om toelating te verkrijgen tot de Duitse Orde, voor het verkrijgen van adeldom

Zie bijvoorbeeld inv.nrs. 272-286, 313-314, 322-325, 768-778, 2118-2119.

In de vierde hoofdrubriek zijn de oudere archiefinventarissen ondergebracht; in hoofdrubriek V bevinden zich de stukken die niet of niet exact met de in het archief voorkomende personen of goederen in verband te brengen waren. Grotendeels betreft het niet overgedragen retroacta van verkochte bezittingen, niet herkenbare retroacta van bezittingen waarvan de stukken nog wel in het archief aanwezig zijn en onherstelbaar uit hun oorspronkelijk verband losgeraakte stukken

Een voorbeeld van stukken die niet exact met de in het archief voorkomende personen of goederen in verband te brengen is, wordt gevormd door inv.nr. 2672. Deze rekesten hebben, op een uitzondering na, niets te maken met personen of zaken in het archief. Onderzoek in de rol van het gerecht van Vianen (RA Zuid-Holland, oud-rechterlijk archief Vianen, inv.nr. 59-60) leerde dat het handschrift van de aantekeningen op de stukken over grosseren en overgegeven daarvan identiek was aan dat van Theodorus van Aken, die op 17 april 1720 als notaris in Vianen werd geadmitteerd. In het notarieel archief Vianen zijn van hem stukken uit de periode februari-december 1722 bewaard gebleven (inv.nr. 7849). Hoe de rekesten in het familiearchief Heereman van Zuydtwijck terecht zijn gekomen is niet te verklaren. Mogelijk is er een relatie geweest via Frederik Jacob Heereman van Zuydtwijck.

De beschrijvingen van de stukken zijn over het algemeen wat uitvoeriger dan gebruikelijk. Dat komt natuurlijk allereerst door het feit dat al van heel veel van de losse velletjes papier in het archief regesten en/of beschrijvingen waren gemaakt, die met relatief weinig extra werk nuttig gemaakt konden worden. Bovendien vormen de uitgebreide beschrijvingen een substituut voor een regestenlijst. Van het maken van een afzonderlijke regestenlijst is afgezien, omdat de meerwaarde daarvan, boven wat uitgebreidere beschrijvingen met aandacht voor de retroacta en bijlagen, gezien de aard van de stukken (grotendeels transportakten), twijfelachtig lijkt

C. Dekker, 'Het regest', in: NAB 77 (1973) p. 360-373.

Bij de beschrijvingen is zoveel mogelijk getracht de materiële eenheden herkenbaar te maken door een ; te plaatsen tussen beschrijvingen van twee afzonderlijke stukken en een komma tussen twee akten die op een stuk zijn geplaatst. Zo duidt 'akte...; met kwitantie...' er op dat het ene stuk een akte is en het andere een kwitantie en 'akte..., met kwitantie' dat beide op één stuk papier zijn geschreven. Gezien het grote aantal minder gemakkelijk leesbare stukken leek dit van nut voor de moderne gebruiker. Woorden die in de beschrijvingen tussen vierkante haken [ ] zijn geplaatst duiden op een interpolatie van de inventarisator; het gegeven dat daartussen staat is dan niet het stuk zelf te vinden.

In de eerste kolom is het jaartal vermeld, in de tweede het inventarisnummer. De betekenis van de letters achter het jaartal is als volgt: b = akte van belening bs = boedelscheiding hv = akte van huwelijkse voorwaarden t = testament tr = akte van transport o = overige soorten stukken

De stukken waarachter een * is geplaatst zijn in afschrift overgebleven, in alle andere gevallen gaat het om originele stukken.

Jaartal Inv.nr. 1360, o 2594 1370, b 1377 1374, tr 2595 1376, o 2606 1376, hv 620 1377, o 1619 1387, o 2611 1388, o 2620* 1391, o 1378 1392, tr 1620 1398, o 1776 1398, b 1487 1398, b 1379 1398, b 1756 1399, tr 2225 1400, tr 2210 1403, o 2181 1403, b 2180 1407, tr 2272 1407, o 2096* 1410, b 1995 1411, hv 983* 1412, b 1996 1413, tr 2596 1413, tr 2223 1414, hv 905* 1418, t 896 1418, b 1380 1423, o 2610* 1424, o 2226 1424, b 1753 1424, b 2405* 1428, tr 1621 1429, tr 2223 1429, tr 2597 1430, tr 2224 1430, tr 2223 1431, tr 2235 1434, b 2216 1435, b 2072 1435, bs 2236 1436, t 897 1436, b 1432 1436, o 2227 1436, b 1381 1436, t 897 1437, o 2629* 1437, b 2228 1439, o 1638 1439, bs 2630 1441, t 896* 1442, o 2229+* 1445, o 1639 (3 ex.) 1445, tr 2598 1447, tr 2124 1447, b 1488 1447, tr 2031 1448, b 1382 1449, b 1754 1449, tr 2599 1451, tr 1622 1451, b 1755 1451, tr 1627 1451, b 1997 1452, b 2182 1452, tr 2209* 1454, o 2643 1456, o 2613 1457, o 2202 1458, o 2029 1458, o 1644* 1460, tr 2491 1461, o 2236 1462, tr 2478 1462, o 2626 1462, b 2073 1462, o 283* 1463, o 1078 1463, o 2191 1464, o 2451* 1464, hv 894 1465, tr 1623 1465, o 2451* 1465, o 2237 1466, o 1901 1466, tr 1902 1466, o 1099 1467, bs 283* 1467, o 1903 1467, b 1756 1467, tr 2124 1468, tr 2125 1468, o 2484 1468, b 1757 1469, tr 2397 1470, o 2237 1471, o 895 1472, tr 612 1472, o 612 1473, b 1758 1473, b 2140 1474, o 2171 1474, hv 1079 1475, hv 614 1475 , tr 2397 1475, o 2192 1476, bs 2631 1477, o 2612 1478, hv 441 1479, o 2615 1480, o 2477 1480, o 615 1481, hv 898 1482, o 2485 1482, b 2278 1482, tr 1866 1484, o 2195 1484, o 1088 1485, b 1563 1485, o 2126 1486, o 1640 1487, tr 2030 1488, bs 613 1488, t 2632 1488, bs 635 1488, b 2141 1489, tr 2185 1489, o 2043 1489, b 1076 1490, o 1782 1490, tr 2406 1490, o 2406 1490, tr 2209* 1491, o 2407 1492, hv 984* 1492, o 2044 1492, o 903 1493, o 2273 1493, b 2220 1493, tr 2196 1495, b 1759 1495, o 1321 1495, b 2492 1495, o 617 1496, tr 2197 1497, tr 1866 1499, o 2616 1499, o 1107+* 1499, o 1107+*

Zie ook inv.nrs. 1013, 1099, 1422, 2171, 2371 t/m 2373.