In september 1939 was, voor zover te resumeren is op grond van archiefstukken, het tekeningenarchief als volgt georganiseerd: een compleets stel moedercalques, in het bijzonder gereedschapstekeningen, voor dagelijks gebruik op de werkvloer bevond zich in houten kasten in het archief van de Artillerie Inrichtingen. Deze werden dagelijks gebruikt voor het maken van aangevraagde afdrukken. daarnaast werden 2 schaduwarchieven aangehouden, namelijk in de Oranje Nassau kazerne te Amsterdam beheerde men in een brandvrije kluis een compleet stel van alle tekeningen in de vorm van sepia- en acute transparantafdrukken. Ook bij de directeur voor het materieel der landmacht in Den Haag werden, vanaf 1931, afdrukbare tekeningen beheerd. Het laatste archief werd in de loop van 1940 overgedragen aan de AI, waarna een schaduwarchief werd beheerd in de vorm van tekeningen op verkleinde schaal. tenslotte werden moedercalques, vervaardigd door de tekenkamer te Delft, opgestuurd naar de afdeling technische aanschaf en voorlichting te Den Haag. Deze retourneerde een acuut transparant naar Delft. Deze transparanten werden in archief Delft opgelegd.

Het is niet duidelijk met welk archief we in onderhavige inventaris van doen hebben; ook is het mogelijk dat verscheidene archieven of archiefdelen vermengd zijn.

Het formaat van de tekeningen komt overeen met de toentertijd door de Nederlandsche Normalisatie voorgeschreven formaten A1, A2 en A3. Hiervan werd slechts in hoge uitzondering afgeweken.

De registratie vond plaats aan de hand van tekeningnummers. Dit tekeningnummer bestond in beginsel uit een 4-cijferig getal, het hoofdnummer. Zo waren alle artikelen welke de krijgsmacht benodigd had aangegeven door een hoofdnummer. Gelijksoortige artikelen waren gerangschikt in hoofdstukken.

Indien een artikel uit een groot aantal onderdelen was opgebouwd, kon het hoofdnummer in groepen verder worden onderverdeeld.

Bijvoorbeeld, de mitrailleur M.20 kende als hoofdnummer 0420. De ondersteuningsinrichting werd voorzien van groep 03; het tekeningnummer werd aldus 0420.03.

Achter dit nummer volgde het bladnummer; 0420.03.2 is dus tekeningnummer 2. Naar de afzonderlijke elementen waaruit een artikel was opgebouwd werd gerefereerd als postnummers. Deze werden tussen haakjes achter of gescheiden door een streep onder het tekeningnummer geplaatst.

Zodoende staat 0420.03.02(1) voor blad 2 van de post kordonbeugelband van de groep ondersteuningsinrichting van de mitrailleur M.20.

Wijzingen in tekeningen werden aangegeven door het plaatsen van een wijzigingsletter in een cirkel, geplaatst bij het onderdeel of de maat.

Archieven van de Artillerie Inrichtingen (CAD inventarisnummer 159), inv. nr. 2321.