Reeds in het begin van de 19e eeuw was bij het departement van Binnenlandse zaken afd. Waterstaat sprake van een afzonderlijk archiefbeheer van de kaarten en tekeningen, die van de ingenieurs van de Rijkswaterstaatdienst(en) werden ontvangen of getekend in verband met de rijkswaterstaatswerken. Om verschillende redenen was het voor het archiefbeheer praktischer deze kaarten en tekeningen vanwege formaat niet te deponeren bij de overige archiefbescheiden, maar apart te bergen. Dit maakte tevens een aparte registratie van de kaarten en tekeningen die werden ontvangen noodzakelijk. Aan de hand van de dienstvoorschriften en instructies uitgevaardigd door de Waterstaat kan dit worden gereconstrueerd.

Per circulaire 3 mei 1817 (nr. 4424) werden de waterstaatsingenieurs verplicht om van inspecties, herstelwerken en ontwerpen in tweevoud in te zenden "behoorlijke kaarten, situatietekeningen en profillen, duidelijk aantonende de voorgestelde wijze van constructie, de staat waarin zich de werken bevinden en derzelver uitvoering".

-. 2.16.10.13 Vervallen inventarissen, transcripties door M. v.d. Linden uit 1950. Circulaire d.d. 3 mei 1817 (nr. 4424).

Een exemplaar werd gedeponeerd in het archief van het ministerie, het tweede exemplaar werd na goedkeuring teruggezonden aan de hoofdingenieur bestemd om na uitvoering te worden gedeponeerd in het districtsarchief.

Reeds in 1818 was de hoeveelheid kaarten en tekeningen die in duplo werden ingezonden kennelijk zo groot, dat de instructie van 1817 werd beperkt. Volgens een nadere toelichting op de instructie werd in het vervolg onderscheid gemaakt tussen het aantal in te zenden kaarten en tekeningen in:

De naleving van deze instructie liet blijkbaar te wensen over blijkens de herhaling van de instructie nog hetzelfde jaar 1818 waarbij ingenieurs werden opgedragen om alle kaarten van uit te voeren in tweevoud in te zenden. Tevens werd bepaald dat deze kaarten en tekeningen voorzien moesten zijn van een duidelijk opschrift en ondertekening.

- Ibid. Circulaire d.d. 29 september 1818 nr. 15275.

Bij de rijkswaterstaatsingenieurs in de provincies en de waterstaatsinspecteurs was het gebruikelijk dat men de kaarten en tekeningen behorend tot het bureau-archief onder zich hield, en na verandering van dienstbetrekking mee werd genomen naar de volgende standplaats. Uiteindelijk kwamen deze ambtshalve gevormde kaarten-en tekeningenarchieven veelal in handen van families, die niet werden ingeleverd bij het ministerie. Een aantal van deze familie-archieven, zoals Blanken, Goudriaan, Goekoop, Krayenhoff, Dibbets, Van Ommeren zijn terecht gekomen op het ARA. Behalve het kaartarchief van Blanken (BLF) dat in 1984 is geïnventariseerd, komen deze kaartenarchieven -indien niet geïnventariseerd- in aanmerking om te worden teruggevoerd naar de Waterstaat. Dit betreft de familie-archieven Goekoop; Dibbets; Van Ommeren.

Behalve het aantal kaarten en tekeningen in voorgeschreven gevallen werd ook de schaal en inhoud ambtelijk vastgesteld door de invoering van de 10-delige tekenschaal bij Waterstaat in 1819, in navolging van het departement van Oorlog uit 1816. De aanleiding tot de invoering van deze uniforme tekenschaal voor het tekenwerk van kaarten en tekeningen was de decentralisatie van het waterstaatsbeheer waarbij in 1819 rijkswerken werden overgedragen aan de provincies. Om de rijkswerken die zich uitstrekten over verschillende provincies (wegen en kanalen) toch onderling te kunnen vergelijken en aansluiten, was een uniforme wijze van karteren noodzakelijk.

De instructie voor het schaalgebruik was vrijwel identiek als die van het departement van Oorlog uit 1816, zodat de waterstaatskaarten en militaire topografische kaarten onderling op elkaar aansloten.

De schaalinstructie had zowel betrekking op kaarten als tekeningen en op de nieuwe nog te vervaardigen kaarten en tekeningen als op oude reeds in het archief van Waterstaat, inspecties, en districten gedeponeerde kaarten, plattegronden en tekeningen bij de gehele Waterstaat. Op het oude materiaal dat uit het archief werd opgevraagd, moest door de ingenieurs de nieuwe decimale schaal worden getekend. Het kopiëren en overtrekken van oud kaartmateriaal dat voor de dienst werd gebruikt, was vanaf 1819 verboden.

- 2.04.07.01 Biza Waterstaat inv. nr. 672, Verbaal d.d. 10-6-1819 nr. 9103 : "tiendeelige tekenschalen voor den dienst van den -Waterstaat".

De belangrijkste schalen die vanaf 1819 voor de verschillende tekeningen, plattegronden en bij de Waterstaat werden gebruikt waren:

Schalen Voorwerp/afbeelding 1:20 Tekeningen van onderdelen van werktuigen, stoommachines, molens, draaiende delen van sluizen en bruggen. 1:50 Tekeningen van grote werktuigen, gehele sluizen, molens, bruggen, beschoeiingen, publieke gebouwen. 1:100-1:200 Dwarsprofielen van kanalen, dijken, wegen. 1:500 Plattegronden van traverses door steden. 1:1000 Niet vermeld. 1:2.000 Plattegronden van bebouwde of beplante gedeelten van wegen, waarvoor onteigeningen van eigendommen noodzakelijk zijn. 1:5.000 Kaarten van: ontwerpen van wegen, kanalen of rivieren, sluizen, kribben, bermen. Lengteprofielen van wegen en kanalen. 1:20.000 (Algemene) kaarten van wegen en kanalen die voor de planning en voor het aangeven van de algemene richting tot overzicht van een ontwerp. 1:50.000 Kaarten van gehele provincies of (waterstaatsdistricten) aaneenschakeling van wegen en kanalen.

Deze schaalinstructie uit 1819 is verplicht geweest bij de Waterstaat tot 1854-1856, toen een nieuw kaartvoorschift voor de rijksdiensten werd ingevoerd.

Wel werden er onder invloed van de ontwikkelingen in de grafische techniek voor de vervaardiging van tekeningen nieuwe reproductie technieken geïntroduceerd. In 1849 werd bij circulaire van 28 maart nr. 88 aan de hoofdingenieurs en ingenieurs verzocht om voortaan bij de bestekken eenvoudige tekeningen te voegen zodanig getekend dat deze geschikt waren om er lithografische reproducties te kunnen maken. De lithografische reproductie van bestektekeningen werden verplicht opgenomen in de bepalingen van de Algemene Voorwaarden (art. 10) bij bestekken, en kwamen ten laste van de aannemers.

Behalve kaarten die in eigen beheer werden vervaardigd, werd tevens gebruik gemaakt van het reeds voor handen zijnde kaartmateriaal van het kadaster en de eerstaanwezend ingenieurs. Er werden vanaf c. 1850 uittreksels van de kadastrale kaarten bij de kantoren van de Hypotheek bewaarders overgetekend en gekopieerd. De kadastrale uittreksels konden worden gebruikt voor bijvoorbeeld onteigeningskwesties. Tevens stelde departement van Oorlog de grootschalige plattegronden van de zogenaamde Verboden Kringen kopieën ter beschikking van de waterstaat.

- 2.16.10.13. Circulaire van 29 maart 1856 nr. 157.

In 1856 werd de instructie van 1819 gewijzigd door nieuwe voorschriften voor het gebruik van tekens op kaarten die in druk werden uitgegeven door Rijksdiensten. Op basis van een advies van een speciale commissie in 1853 door het ministerie van Oorlog belast om standaardtekens voor de vervaardiging van getekende en gegraveerde kaarten te bepalen, werden de aanbevelingen in 1854 door de minister van Waterstaat voor de gedrukte kaarten bij de Waterstaat overgenomen. Op rapport van de hoofdingenieurs Ferrand en Van der Kun werden de voorschift niet verplicht voor getekende kaarten. Het voorschrift werd bij KB van 21 juni 1856 nr. 73 vastgesteld. De standaard schalen beperkt tot 1:5.000/10.000 en 25.000.

Deze instructie was echter niet van toepassing op de kaarten en tekeningen die voor de Staatsspoorwegen werden getekend. Hiervoor waren andere afzonderlijk voorschriften in gebruik, ingesteld door de Commissie voor de staatsspoorwegen vastgesteld.

- Zie de Verzameling Wetten, Besluiten betreffende de Staatsspoorwegen, § 28;33-35 Nr. 12 en Nr. 13 van de Commissie voor de Staatsspoorwegen. Jaar en Inhoud van de instructies onbekend.

1860 Nieuwe Algemene Voorwaarden bij de Waterstaatsdienst, betekende een vereenvoudiging in de bestekken

In 1864 werden de ingenieurs verzocht om bij adviezen schetstekeningen ter verduidelijking toe te voegen. Dit gold met name voor grondtransacties, op aandrang van het ministerie van Financiën. In 1865 moest van gronden die door rijkswaterstaat in gebruik werd gegeven tekeningen in drievoud van de concessie worden ingediend. Hiervoor konden de rijkswaterstaatsingenieurs beschikken over kopieën van de kadastrale kaarten die bij de Hypotheekkantoren werden getekend van de minuutplans met de kadastrale perceelaanduiding.

De tekeningenproductie bij de bestekken had in 1878 kennelijk een te grote omvang aangenomen zodat dit tot administratieve problemen bij de Waterstaat aanleiding gaf. Tenminste door de Waterstaat werden de hoofdingenieurs aangeschreven om de bestektekeningen voortaan op kleinere schaal en dus van geringere afmetingen te laten vervaardigen. (16-4-1878 nr. 10 D177 index p. 10).

Naar aanleiding van een nieuw voorschrift op de vervaardiging van tekeningen dat bij het departement van Oorlog en de genie in 1892 werd ingevoerd, werd de oude kaarttekeninstructie van 1856 van Oorlog ingetrokken. In navolging hiervan werd bij KB de instructie van 1856 vervallen verklaard voor de hele rijksdienst, zonder dat er een nieuw voorschrift van kracht werd. Hoogstwaarschijnlijk hadden de kaart-en tekeningenproducerende instanties zoals het kadaster, de topografische dienst hun productie gespecialiseerd. In hoeverre ook bij de waterstaat in periode na de intrekking van de kaartinstructie in 1891 tot ca. 1920 toen nieuwe algemene standaardnormen van kracht werden, is onbekend. De waterstaatsarchieven is geen nieuw voorschrift tussen 1891-1926 te vinden. In hoeverre de regels van andere rijksdiensten zoals bijvoorbeeld van het departement van Oorlog werden gevolg is evenmin duidelijk. Aan de kaarten die door de waterstaat werden geproduceerd en in druk uitgegeven sinds ca. 1845, zoals de rivierkaart op schaal 1:10.000 en de waterstaatskaart op schaal 1:50.000 sinds 1864 lagen aparte standaardnormen ten grondslag.

Vanaf ca. 1920 werden de kaarten en tekeningen vervaardigd volgens de vaste standaardnormen, die in Nederland werden vastgesteld door de Hoofdcommissie voor de normalisatie, later het Nederlands Normalisatie Instituut bekend van de NEN-normen. De Hoofdcommissie voor de normalisatie had een subcommissie ingesteld die tot doel had meer eenheid te brengen in de uitvoering van het technisch tekenen. In deze subcommissie was het ministerie van Waterstaat vertegenwoordig door ingenieurs, die normen vaststelden voor kaarten en technische tekeningen voor de civiele techniek, electrotechniek, spoorweg- en waterbouwkunde enz. Hiervoor werden verschillende normen opgesteld ten aanzien van tekeningen, schaalgebruik, afbeeldingen van symbolen die na publicatie verplicht werden voorgeschreven voor de hele waterstaatsdienst. Het betreft de volgende normen voor technische tekeningen (zie bijlagen):