Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Informatie toegankelijk maken én houden (DUTO)

Van ministerie tot aan gemeente: elke overheidsorganisatie produceert grote hoeveelheden digitale informatie. Maar: is deze informatie straks nog terug te vinden? Is een Word-bestand of pdf in de toekomst ook nog vindbaar en bruikbaar? Hoe vind je snel en eenvoudig het juiste bestand? Met andere woorden: hoe maak je digitale informatie duurzaam toegankelijk? Dat is de uitdaging waar we met zijn allen voor staan. Het Nationaal Archief ontwikkelt daar nu eisen voor: het ‘Normenkader duurzaam toegankelijke overheidsinformatie’ (DUTO).

Voor wie is die toegankelijkheid belangrijk?

Eigenlijk voor ons allemaal. Voor burgers en bedrijven. Voor wetenschappers en journalisten. Maar ook voor ambtenaren en politici. Iedereen moet kunnen zien hoe de overheid haar werk doet. Van het verlenen van een vergunning tot het nemen van een belangrijk politiek besluit. Van het inkopen van nieuwe treinen tot het bestemmingsplan van een nieuwe woonwijk. Zodat iedereen op hetzelfde moment over dezelfde informatie beschikt. En de informatie ook over 20, 50 of zelfs 100 jaar nog vindbaar en bruikbaar is. 

Hoe staan we er nu voor?

Nog niet zo best. Een conclusie uit een parlementair onderzoek uit 2014 luidde bijvoorbeeld: “Departementen hebben hun (digitale) archieven niet op orde, lijken zich in sommige gevallen niks aan te trekken van de wettelijk vereiste bewaartermijnen, en het is op z’n zachtst gezegd opvallend dat in sommige gevoelige kwesties er zelfs helemaal geen documentatie voorhanden is.”

Hoe helpen wij overheidsorganisatie?

Het Nationaal Archief heeft veel kennis over het toegankelijk maken van informatie. Ook digitale informatie. Wij ontwikkelen daarom eisen: het ‘Normenkader duurzaam toegankelijke overheidsinformatie’ (DUTO). Deze eisen worden  zo opgesteld dat ze voor alle overheidsorganisaties bruikbaar zijn. Dus ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten, waterschappen: allemaal kunnen ze ermee uit de voeten. De eisen gaan over alle soorten digitale informatie. En raken daarmee de hele organisatie. Van softwareprogramma’s en werkprocessen tot Excelbestanden, websites, apps, video’s en tweets. 

Zijn de eisen al definitief?

Op basis van praktijkervaringen is DUTO versie 1.0 is vastgesteld in april 2016. Dit betekent dat er het komend half jaar geen grote wijzigingen zullen zijn. De actuele versie van DUTO is beschikbaar als wiki. Gebruikers van DUTO kunnen via de wiki nog steeds opmerkingen plaatsen en vragen stellen. Ervaringen worden verzameld en verwerkt in een volgende versie van DUTO.

Praktisch hulpmiddel: de DUTO-scan

Het Nationaal Archief maakt ook praktische hulpmiddelen om de eisen in praktijk te brengen. Zoals de DUTO-scan. Met deze scan kan een organisatie zien of de informatiehuishouding op orde is. En helpen ze ons met het uittesten van de eisen: zijn het de juiste eisen en zijn ze werkbaar? 

Project DUTO

Het project DUTO is inmiddels afgerond. Resultaten, lessen en inzichten ervan staan in een samenvatting.

Op de hoogte blijven, actief aan de slag of contact?

Word dan lid van de open LinkedIn-groep DUTO. Of ga naar de DUTO wiki. U kunt ook een mail sturen naar contact@nationaalarchief.nl