Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Handreiking voor waardering en selectie: Belangen in balans

De handreiking Belangen in balans biedt een aanpak voor waardering van archiefbescheiden van de overheid in het digitale tijdperk. Het geeft antwoord op vragen als: 

  • Hoe bepaal je voor je organisatie welke informatie bewaard moet blijven en welke vernietigd wordt?
  • Hoe zorg je ervoor dat daarbij rekening wordt gehouden met de verschillende belangen die overheidsinformatie dient? 

Informatie is immers niet alleen nodig om je werk te kunnen doen, maar ook om verantwoording af te kunnen leggen en voor het doen van onderzoek. 

De kern: 3 waarderingsinstrumenten 

De handreiking beschrijft de toepassing van 3 instrumenten: risicoanalyse, systeemanalyse en hotspotmonitor. Ieder instrument hanteert een eigen invalshoek. Samen zorgen de instrumenten voor een afgewogen waardering van digitale archiefbescheiden. De risicoanalyse wordt uitgevoerd vanuit het perspectief van de archiefvormer: hoe lang moet deze kunnen beschikken over archiefbescheiden om verantwoording af te kunnen leggen en geen risico te lopen. Voor zowel de systeemanalyse als de hotspotmonitor geldt dat het draait om de waarde van archiefbescheiden op lange termijn en voor de samenleving als geheel. Welke archiefbescheiden willen we blijvend bewaren, bijvoorbeeld voor onderzoek.

Voor wie

De handreiking is bedoeld voor departementen inclusief diensten en agentschappen. De informatieprofessionals zijn de primaire doelgroep. Bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor waardering, selectie en vernietiging van archiefbescheiden zijn indirect doelgroep. Voor deze laatste groep is ook een informatieblad Belangen in balans beschikbaar.

Wanneer gaat de nieuwe methodiek in? 

Vanaf 1 januari 2016 worden nieuwe selectielijsten en actualisaties van bestaande lijsten van de departementen op basis van de nieuwe methodiek beoordeeld (volgens het pas-toe-of-leg-uitprincipe).

Risicoanalyse provincies

De provincies zijn momenteel bezig met het uitvoeren van een risicoanalyse. Meer weten hierover? Download het filmpje van Digital op youtube.

Vragen of opmerkingen

Stuur een mail naar  contact@nationaalarchief.nl o.v.v. Belangen in balans of plaats een bericht in de Pleio-groep ‘Handreiking waardering en selectie’.