Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Duurzaam beheer van digitaal archiefmateriaal

Duurzaam digitaal werken betekent:het op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale documenten (in de brede zin van het woord), dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn.

Een officieel digitaal document moet in principe digitaal worden bewaard, anders kan informatie verloren gaan. Continuïteit in de bedrijfsvoering, de externe verantwoording van de overheid en de toekomstige generaties die onderzoeken hoe de overheid heeft gefunctioneerd: dat alles is alleen mogelijk als de digitale informatievoorziening goed is georganiseerd en er betrouwbare bewaarmethoden voor digitale informatie zijn.

Preservation Policy

Hoe zorgt het Nationaal Archief dat de informatie die de Rijksoverheid nu produceert ook in de toekomst nog authentiek en bruikbaar is? Immers: informatiedragers verouderen, evenals software. Toch dient het overheidsbeleid en de uitvoering daarvan op hoofdlijnen te reconstrueren te zijn. Ook nog over 100 jaar. Om die reden heeft het Nationaal Archief een Preservation Policy vastgesteld.

Waar gaat het over?

Deze policy  is allereerst een beleidsplan dat aangeeft op welke wijze het Nationaal Archief de digitale informatie die zij beheert authentiek en bruikbaar houdt. Daarnaast staan er voorwaarden in voor de makers van informatie die, bij vroegtijdige implementatie, helpen om de informatie efficiënter en effectiever door de tijd heen mee te nemen. Dit alles voor de (toekomstige) gebruiker die zo makkelijk mogelijk over deze informatie wil beschikken.

Ten tweede helpt de policy bij het vormgeven van de preservation. 

Voor wie?

Het Nationaal Archief laat op deze manier zien aan burgers, bestuurders, medewerkers, klanten, partners en certificeringsinstanties hoe zij haar verantwoordelijkheid als (erfgoed)beheerder van digitale informatie oppakt en uitvoert.