Digitale preservering (digital preservation) definiëren we als Nationaal Archief als het op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale archiefbescheiden, dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn.
We koppelen preservering graag aan het bredere begrip duurzame toegankelijkheid en (de organisatie rondom) het e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat de duurzame toegankelijkheid van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.
Voor het woord archiefbescheiden gebruiken we liever het woord informatieobjecten. Beide woorden dekken de lading en het woord archiefbescheiden staat in de wet- en regelgeving. Het woord archiefbescheiden is gevoelsmatig echter meer verbonden met fysiek archief. Het woord informatieobjecten past beter bij de grote verscheidenheid aan digitale informatie waar we als Nationaal Archief mee te maken hebben. Het sluit vertaald als Information Object ook beter aan bij het internationale taalgebruik in het kennisnetwerk preservation.
Bij fysiek archief zijn informatie en verschijningsvorm onlosmakelijk met elkaar verbonden. Denk aan papier met in inkt vastgelegde informatie. Bij digitale informatie is dat anders, want die is opgeslagen als enen en nullen, in een bepaald bestandsformaat, in een database of bijvoorbeeld als Linked Open Data. De enen en nullen staan meestal niet netjes naast elkaar op opslagmedia. Nieuwe opslagmedia worden uitgevonden, maar vaak met een beperkte levensduur. Migratie (overzetten van de ene naar de andere drager) van digitale informatie naar andere opslagmedia is regelmatig nodig.
Bestandsformaten raken verouderd, nieuwe versies en formaten ontstaan. Hard- en software is nodig om de enen en nullen te lezen en te ‘vertalen’ naar een weergave. Meestal is die weergave bedoeld voor mensen, maar steeds vaker ook voor computers. Hoe bewaar je de hard- en software? Dat kan door technologiebehoud of een computermuseum, waarbij je de originele hard- en software operationeel houdt. Een andere strategie is emulatie, waarbij je de originele hard- en softwareomgeving nabootst in moderne hard- en softwareomgeving. Je kunt de afhankelijkheid van specifieke hard- en software ook verminderen, door de informatie te converteren naar actuele, open bestandsformaten (zie ook de lijst open standaarden van het Forum Standaardisatie). In uitzonderlijke gevallen kun je terugvallen op het printen en vervolgens als fysiek archief bewaren van digitale informatie.
Net als bij fysiek archief is het belangrijk de structuur, context en, samengevat, metadata van informatieobjecten te preserveren. Deze ‘informatie over informatie’ is belangrijk voor de interpretatie, en kan helpen bij het vaststellen van de authenticiteit (integriteit, betrouwbaarheid, herkomst).