Metadata, ofwel informatie over de informatie, vormen een belangrijk aspect van recordsmanagement. Internationaal bestaan er inmiddels talloze schema's en sets voor metadata en ook in Nederland wordt er sinds kort aandacht aan besteed, vooral binnen de overheid. Daarbij zijn twee aspecten belangrijk:
- Informatie moet vindbaar zijn.
- Informatie moet geïnterpreteerd en (her)gebruikt kunnen worden. Aspecten als betrouwbaarheid en authenticiteit zijn daarbij van wezenlijk belang.
Om informatie te kunnen aanbieden en uitwisselen moet deze allereerst vindbaar zijn en daarvoor is het toekennen van metadata noodzakelijk. Ministeries, gemeenten, de Voorlichtingsraad (VoRa) en projecten als Advies Overheid.nl proberen hierover afspraken te maken. De in Nederland als norm gestelde eisen voor een volledige recordsmanagement-metadataset staan in de NEN-ISO 23081 standaard voor Metadata (Informatie en documentatie - Archiefbeheerprocessen - Meta-informatie voor archief, delen 1-1:2006 en 1-2:2009).
Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie
Het is de bedoeling dat alle metadata die voor blijvend te bewaren overheidsinformatie worden gebruikt, voldoen aan de Rijksbrede metadatarichtlijn. De achtergrond van deze richtlijn is dat alle overheden veelal dezelfde informatie gebruiken en dat het dus nuttig is, wanneer deze informatie gestandaardiseerd is en iedereen dezelfde gegevens op dezelfde manier vormgeef, bijvoorbeeld dat iedereen een 'fiets' een 'fiets' noemt, en niet een 'rijwiel'. Zo kunnen zoveel mogelijk overheidsorganisaties zonder problemen gebruik maken van de informatie.
De invoering van deze lijst valt niet onder het Nationaal Archief maar onder verantwoordelijkheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, dat optreedt als coördinator van de overheidsinformatiehuishouding. Lees voor meer informatie de toelichting op de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie en het bij de richtlijn behorende toepassingprofiel Metadatagegevens Rijksoverheid. Het Nationaal Archief heeft meegewerkt aan de totstandkoming van deze lijst. De richtlijn is dan ook uiteraard gebaseerd op de NEN-ISO 23081 standaard. Kijk voor meer informatie over metadatarichtlijnen voor de overheid op andere gebieden dan recordsmanagement op de pagina Over metadata op www.e-overheidvoorburgers.nl.