Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Metadata

Metadata, ofwel informatie over de informatie, vormen een belangrijk aspect van informatiebeheer. Het toekennen van metadata aan informatie heeft meerdere doelen. Het komt ten goede aan de vindbaarheid, de interpreteerbaarheid, de uitwisselbaarheid, de betrouwbaarheid, de beveiliging, de toegankelijkheid en het beheer van informatie.

Vanwege het belang van metadata voor goed informatiebeheer, zijn hiervoor standaarden beschikbaar. De Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (hierna: de Richtlijn) is de uitwerking van NEN-ISO 23081 voor gebruik binnen de Nederlandse overheid en vormt het kader voor alle systemen waarin of waarmee informatie wordt beheerd. De Richtlijn kan beschouwd worden als een metagegevensschema zoals vermeld in artikel 19 van de Archiefregeling.

Een metagegevensschema legt de structuur vast waarin metagegevens  worden vastgelegd, en benoemt regels over semantiek en verplichtingen. De Richtlijn geldt voor alle informatie die door de overheid bij de uitvoering van haar taken wordt ontvangen of gecreĆ«erd (niet alleen documenten, maar bijvoorbeeld ook websites, databases, en GIS-systemen).

De Richtlijn is afgestemd met de Overheid.nl Web Metadata Standaard (OWMS). Het maakt deel uit van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) die de samenhang en samenwerking binnen de elektronische overheid borgt. Zie ook de Toelichting Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie.

De Richtlijn is verder uitgewerkt in generieke toepassingsprofielen: het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid en het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Beide profielen bevatten nadere afspraken over onder andere semantiek en verplichtingen die voor overheden, centraal of decentraal, van toepassing zijn. 

Op basis van deze generieke profielen worden zorgdragers geacht een eigen, organisatiespecifiek toepassingsprofiel te ontwikkelen en vast te stellen. De stappen om tot een eigen profiel te komen staan beschreven in de generieke profielen. Na vaststelling kan het profiel gebruikt worden om per systeem een zogenaamde fit-gapanalyse te doen: welke metadata wordt al toegekend en welke niet? De uitkomsten van zo'n analyse kunnen leiden tot aanpassingen aan de systemen om zo te kunnen voldoen aan de eisen van het toepassingsprofiel.

Het is daarbij overigens niet alleen van belang dat een bepaalde (minimum) set metadata aan informatie wordt toegekend. Ook de kwaliteit van de metadata is belangrijk. Een metadatawaarde die wordt toegekend aan informatie is idealiter ook voor anderen (en ook) na langere tijd nog te interpretere. Het is belangrijk dit mee te nemen bij het toekennen van die waarden.