Metagegevens zijn onlosmakelijk verbonden met informatieobjecten (ook wel archiefbescheiden, archiefstukken of records). Zij zijn essentieel voor het behoud van de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van informatieobjecten. Met behulp van metagegevens kunnen informatieobjecten duurzaam toegankelijk gemaakt en gehouden worden. Dit betekent dat informatieobjecten met behulp van metagegevens
- gevonden kunnen worden
- leesbaar gemaakt kunnen worden
- geïnterpreteerd kunnen worden
- beheerd en gepreserveerd kunnen worden
Metagegevens kunnen samen met informatieobjecten in een systeem worden beheerd, of los van de informatieobjecten in een apart systeem worden beheerd.
Omdat metagegevens onlosmakelijk aan informatieobjecten zijn verbonden, mogen zij niet zomaar verwijderd of vernietigd worden. Als metagegevens apart van de informatieobjecten worden beheerd, dient de relatie tussen beiden duurzaam te zijn.
Het is overigens niet alleen van belang dat een bepaalde (minimum) set aan metagegevens wordt vastgelegd. Ook de kwaliteit van metagegevens is belangrijk. Waarden die worden toegekend aan metagegevens zijn idealiter ook voor anderen (en ook) na langere tijd nog te begrijpen en te interpreteren. Het gebruik van begrippenlijsten bij het vastleggen van metagegevens kan hier aan bijdragen.
Het vastleggen van metagegevens door overheidsorganisaties is verankerd in archiefwet- en regelgeving. Met name de Archiefregeling stelt eisen omtrent het vastleggen van metagegevens. De eisen hebben onder andere betrekking op het vastleggen van de context waarbinnen informatieobjecten zijn opgemaakt of ontvangen. Overheidsorganisaties dienen daarbij een metagegevensschema vast te leggen zoals bedoeld in NEN-ISO 23081-1.
Een metagegevensschema legt de structuur vast waarin metagegevens worden vastgelegd. Het beschrijft onderlinge relaties tussen attributen van metagegevens. Daarnaast benoemt het regels voor semantiek (zoals de definities van attributen) en verplichtingen tot gebruik van die attributen.
Voor het opstellen van een metagegevensschema is een aantal kennisproducten beschikbaar die door overheidsorganisaties gebruikt kunnen worden. Zij specificeren de verplichte metagegevens die minimaal nodig worden geacht voor het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van informatieobjecten.
- De Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (RMO), versie 3.0
De Richtlijn adviseert over hoe om te gaan met metagegevens binnen de overheid, ongeacht de vorm van informatie of het domein waarin het zich bevindt. Versie 3.0 van de Richtlijn is opgesteld door de overheidsbrede werkgroep metadata en heeft als vertrekpunt NEN-ISO 23081.
- Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO)
Een norm voor het vastleggen en uitwisselen van metagegevens om duurzame toegankelijkheid van informatie mogelijk te maken. De norm is gebaseerd op NEN-ISO 23081 en bedoeld voor gebruik door de hele overheid.
MDTO is de opvolger van het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO) en het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TMR).
Het vastleggen van metagegevens is een belangrijk onderdeel van het duurzaam maken en houden van overheidsinformatie. Het Nationaal Archief heeft een norm ontwikkeld die kan worden gebruikt voor het vastleggen en uitwisselen van metagegevens: MDTO.
Het Nationaal Archief is de beheerder van MDTO. Vanuit haar rol als beheerder bevordert het Nationaal Archief op verschillende manieren het gebruik van MDTO als kennisproduct. Zo kan zij vragen over de toepassing van het MDTO, maar ook meer generiek over metagegevens in het algemeen, beantwoorden. Andere middelen die gebruikt worden zijn het geven van presentaties en het verzamelen van best practices.
MDTO is onderdeel van het zogenoemde stelsel van metadatastandaarden. Het stelsel heeft onder meer als doel om metagegevens te harmoniseren en uniformeren en om inzicht te bieden in de relaties tussen standaarden die binnen het stelsel vallen. Het Nationaal Archief kan adviseren over het gebruik van MDTO in combinatie met anderen standaarden, zoals TOOI of DCAT.
De hoeveelheid digitale informatie neemt snel toe. Het achteraf toekennen van metagegevens aan informatie is een schier onmogelijke taak. Daarom is het van belang om metagegevens zoveel mogelijk geautomatiseerd vast te leggen op het moment van creatie of ontvangst van die informatie. Een belangrijke doelgroep voor het bevorderen van het gebruik van producten als MDTO is daarom die van architecten en ontwerpers van systemen. Dit sluit aan bij het concept van archiveren by design, waar het Nationaal Archief pleitbezorger van is.
De Kenniscommunity Informatie en Archief biedt een platform voor het stellen van vragen over en delen van ervaringen met het gebruik van metagegevens. Al gedeelde informatie over het gebruik van MDTO wordt verzameld via een kennisindex op KIA.
Specifieke vragen over de toepassing van MDTO kunnen gesteld worden via info@nationaalarchief.nl.