Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Recordsmanagement

NEN-ISO 15489-1 is de belangrijkste standaard op het gebied van recordsmanagement voor de rijksoverheid en het bedrijfsleven. In deze standaard wordt recordsmanagement omschreven als:

‘Het ontwikkelen van een beleid, waarmee wordt voldaan aan de behoefte van een organisatie om met betrekking tot haar activiteiten te kunnen beschikken over bewijs, verantwoording te kunnen afleggen en informatie te hebben.’

De standaard stelt recordsmanagement nadrukkelijk in dienst van de taken of functies die een organisatie uitvoert en de risico's die zij loopt als er geen goede archivering zou plaatsvinden.

Informatiehuishouding

NEN-ISO 15489-1 beschrijft de stappen die organisaties kunnen nemen om tot een doelmatige inrichting van de informatiehuishouding te kunnen komen, afgestemd op de taken van de organisatie. De standaard is op een tamelijk hoog abstractieniveau geformuleerd, zodat er voldoende ruimte is voor vertaling naar specifieke organisaties.

In de standaard komen onder meer aan de orde:

  • beleidtoedeling van verantwoordelijkheden
  • voordelen van goed informatiebeheer
  • methode voor implementatie van de standaard
  • verschillende processen van informatiebeheer
  • kwaliteitsbewaking en auditingopleiding

Kader

De standaard biedt organisaties een kader voor het formuleren van eisen voor goed recordsmanagement. Ondersteunende software is daarbij van belang maar het gaat vooral ook om organisatorische aspecten zoals de verantwoordelijkheden binnen de organisatie; van management tot alle medewerkers die een rol spelen bij informatiebeheer. Vuistregel is dat iedere organisatie, of beter ieder (type) bedrijfsproces, specifieke eisen stelt aan recordsmanagement en dat die eisen leidend moeten zijn voor de inrichting ervan.

Analyse

Aan het formuleren van informatiebeleid gaat een analyse vooraf. Bepaald moet worden welke documenten nodig zijn bij welke taken en aan welke eisen deze documenten moeten voldoen. Ook is het van belang te kijken hoe bedrijfsprocessen effectiever/efficiënter kunnen worden ingericht. Bovendien moeten de risico's van het ontbreken van betrouwbare en gezaghebbende documenten worden ingeschat. De conclusies van deze analyse leiden tot de formulering van een informatiebeleid.

Een gerelateerde NEN-ISO norm die voor deze analyse gebruikt kan worden is  NEN-ISO 26122 (Informatie en documentatie - Analyse van de werkprocessen voor records:2008).