Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Vervanging

Vervanging of substitutie is het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Vervanging vindt meestal plaats van papier naar digitaal. Deze uitleg is dan ook toegespitst op deze vorm van vervanging. Er zijn ook andere vormen mogelijk, zoals vervanging van digitaal naar papier (bijvoorbeeld het printen van een e-mail) of van papier naar microfilm.

Het Nationaal Archief hanteert hierbij de volgende uitgangspunten:

  • vervanging moet plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens (artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995). Als dit gebeurt, hebben de reproducties in principe dezelfde rechtskracht en bewijswaarde als de oorspronkelijke archiefbescheiden 
  • de originele, vervangen bescheiden worden vernietigd. Van vervanging is juridisch gezien sprake zodra het vervangingsbesluit is genomen en bekend gemaakt
  • de reproducties worden de archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Ze moeten dan ook voldoen aan de eisen die in de archiefwetgeving zijn gesteld. Zo moeten ze bijvoorbeeld zo lang raadpleegbaar zijn als bepaald is in de desbetreffende selectielijst.

Waarom vervangen?

Er zijn verschillende redenen om te gaan vervangen:

  • vervanging kan voor de bedrijfsvoering van de organisatie voordeel opleveren, denk aan ruimtebesparing en efficiency; het is vaak onderdeel van de invoering van het digitaal werken
  • soms is vervanging een verplichting, namelijk wanneer de originelen zodanig achteruit dreigen te gaan dat de duurzame toegankelijkheid niet meer kan worden geborgd (vergelijk artikel 14 van de Archiefregeling).

Soorten vervanging

Grofweg is vervanging te onderscheiden in routinematige vervanging en projectmatige vervanging. Bij routinematige vervanging gaat het doorgaans om het systematisch scannen tijdens de postbehandeling van alle ingekomen, uitgaande en waar van toepassing intern roulerende, papieren,  documenten. Bij projectmatige vervanging worden afgesloten archiefbestanddelen achteraf gescand. Er is in principe geen onderscheid tussen deze twee vormen van vervanging als het gaat om de voorwaarden voor een goede vervanging.

Omdat bij routinematige vervanging in beginsel alle inkomende en uitgaande stukken van een organisatie zijn betrokken, bestaat een gedeelte daarvan altijd uit voor blijvende bewaring in aanmerking komende documenten. In het stadium van de postbehandeling is lang niet altijd duidelijk vast te stellen welke documenten zullen gaan behoren tot dossiers die voor blijvende bewaring zijn aan te merken. Dit heeft tot gevolg dat het verstandig is om routinematige vervanging in te richten conform de vereisten voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Denk hierbij aan de duurzaamheid van de reproducties. Dit geldt overigens ook voor archiefbescheiden met een lange vernietigingstermijn. De procedurele eisen voor te bewaren archiefbescheiden zijn toegelicht onder Procedure vervanging.

Bij vervanging door (micro)verfilming is het aan te raden de richtlijnen van het programma Metamorfoze te volgen. Daarmee voldoet men aan de vereisten omtrent juiste en volledige weergave en aan de duurzaamheid van de vervangen archiefbescheiden.