Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Procedure vervanging

De procedure vervanging bestaat uit de volgende stappen:

Inrichting van het vervangingsproces

Voor een juiste, volledige en duurzame vervanging van archiefbescheiden is een goede inrichting van het vervangingsproces nodig. De onderdelen waar dit proces uit bestaat, zijn op deze website toegelicht onder Besluit tot vervanging volgens de Archiefregeling. Dit is een algemene toelichting. Daarnaast is er met vertegenwoordigers uit de archiefsector en Programma Archief 2020 gewerkt aan een Handreiking Vervanging Archiefbescheiden 2.0 die op praktijksituaties in gaat en voorbeelden geeft. Het Nationaal Archief heeft deze handreiking in beheer.

Raadpleging van een archivaris

Het is aan te bevelen het advies in te winnen van een bevoegde archivaris - zoals de provinciearchivaris, gemeentearchivaris, waterschapsarchivaris of rijksarchivaris - of toezichthouder. Deze is bij uitstek in staat om een gefundeerd advies te geven over bepaalde aspecten van het vervangingsproces, zoals het uitzonderen van stukken van vervanging vanwege het historisch belang. Zie ook Cultureel erfgoed, historisch onderzoek, burgerbelang. In sommige gemeentelijke Archiefverordeningen is advisering of goedkeuring door een dergelijke functionaris daarom ook verplicht gesteld.

Besluit tot vervanging

Organisaties die onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen, moeten volgens Archiefbesluit (artikel 6) een besluit tot vervanging nemen. Dit geldt zowel voor te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden. De zorgdrager, de bevoegde functionaris van de organisatie, moet dit besluit ook bekendmaken. De rijksoverheid doet dat via publicatie in de Staatscourant. Andere overheidsorganisaties maken het besluit bekend zoals ze hun besluiten normaliter bekendmaken.

Gaat het om archiefbescheiden die vanwege een vastgestelde selectielijst niet voor vernietiging op termijn in aanmerking komen, maar voor blijvende bewaring, dan is artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing op de invulling van het Besluit tot vervanging. Dit artikel is in werking getreden op 1 januari 2013.

De machtiging voor vervanging van op grond van een geldige selectielijst te bewaren archiefbescheiden is per 1 januari 2013 komen te vervallen door de Wet revitalisering generiek toezicht.

Verklaring van vervanging

Wanneer vervanging heeft plaatsgevonden stelt de zorgdrager een verklaring van vervanging op (Ab artikel 8). In deze verklaring wordt opgenomen: een specificatie van de vervangen archiefbescheiden, de grond op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden, en de manier waarop vervanging heeft plaatsgevonden. Anders dan het besluit tot vervanging wordt de verklaring niet bekend gemaakt door de zorgdrager, maar wel bewaard.