De overheid hecht aan goede, openbare en toegankelijke archieven die gratis te raadplegen zijn.
De Nederlandse overheid hecht aan goede, openbare en goed toegankelijke archieven die in principe door iedereen gratis te raadplegen zijn. Niet alleen zijn ze nu voor iedereen toegankelijk, alle papieren en digitale documenten uit het archief moeten ook voor honderden jaren voor iedereen duurzaam toegankelijk blijven. De Nederlandse overheid hecht aan goede, openbare en goed toegankelijke archieven.
Archieven stellen de overheid in staat:
- te laten zien dat zij haar taken naar behoren en volgens afspraak heeft uitgevoerd
- de recht- en bewijszoekende burger of instelling te helpen
- historisch en cultuurhistorisch onderzoek mogelijk te maken
Alleen wanneer alle relevante overheidsinformatie in gegarandeerd blijvend beheer is bij het rijk, kan de minister waarborgen dat burgers de bestuurders kunnen controleren en tot verantwoording kunnen roepen. Dat is natuurlijk essentieel voor de democratie. Bovendien is de burger die 'recht- en bewijs zoekt' (zoals dat in de wet heet) afhankelijk van de archieven. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer iemand juridisch relevante gegevens over zichzelf, zijn of haar voorouders of zijn of haar huis zoekt. Het Nationaal Archief streeft dan ook maximale openbaarheid van overheidsinformatie na.
Toegankelijkheid
Onderdeel van de goede, geordende en toegankelijke staat is het vervaardigen van een archiefinventaris of voorheen een toegang. Dit maakt het mogelijk om archieven doorzoekbaar te maken en binnen redelijke termijn de gezochte informatie terug te vinden. In het algemeen wordt er gewerkt met een 'klassieke inventaris plus'. Dit is een inventaris die op klassieke wijze is geordend, maar waaraan per inventarisnummer of rubrieksniveau informatie met betrekking tot de selectielijst en de handeling op grond waarvan het stuk of de rubriek is bewaard, is toegevoegd.
Openbaarheid
Zodra archiefmateriaal naar een van de rijksarchiefbewaarplaatsen is overgebracht, valt het onder de verantwoordelijkheid van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Daarbij gaat het zowel om de archieven van particulieren als van onderdelen van de rijksoverheid. Archiefbescheiden die zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats vallen niet langer onder de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), maar onder het openbaarheidsregime van de Archiefwet. Hierdoor krijgt elke burger, onder voorwaarden, het recht de archieven in te zien. Het Nationaal Archief waarborgt dit recht op informatie van de Nederlandse burger.
