Deze module verduidelijkt welke keuzes er zijn bij het opstellen of actualiseren van een selectielijst. En hoe je die kunt maken én verantwoorden. De uitkomst verwerk je in de selectielijst, in het onderdeel met de basiskeuzes.
Deze module richt zich op informatieprofessionals bij overheden die een selectielijst willen opstellen of actualiseren. Zoals informatiebeheerders, adviseurs of projectleiders. Maar ook op archiefinspecteurs, auditors of andere geïnteresseerden.
Gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen hanteren dezelfde methodiek als de rijksoverheid. Maar zij machtigen hun koepelorganisaties tot het opstellen van een gezamenlijke selectielijst. Voor meer informatie daarover kun je terecht bij (de website van) VNG, IPO of UvW, en in (de toelichting op de) selectielijsten in kwestie. Wat betreft de hier genoemde decentrale overheden is deze module met name relevant voor de koepelorganisaties.
Een indirecte doelgroep zijn de bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor waardering, selectie en vernietiging van informatieobjecten. En de externe deskundigen en burgers die waardering en selectie van overheidsinformatie willen kunnen begrijpen.
Het is belangrijk om bij het ontwerpen van een selectielijst eerst goed na te denken over de afbakening en de aansluiting ervan op de informatiehuishouding van je organisatie. En om die keuzes correct vast te leggen en te verantwoorden. Uitgangspunt is dus dat je van tevoren bedenkt voor welke overheidsinformatie de selectielijst bedoeld is en dat je op grond daarvan een opzet ontwerpt. Want alleen dan kan de verdere uitwerking vlot verlopen. En het eindresultaat actueel en toepasbaar zijn.
Deze vloeien voort uit het Archiefbesluit 1995 en hebben betrekking op de reikwijdte, de toepassingsperiode en, tot slot, de in de selectielijst te gebruiken ordeningsprincipes. De titel van een selectielijst weerspiegelt deze elementen. Zo nodig moet je ook verduidelijken hoe een selectielijst zich verhoudt tot andere, al bestaande selectielijsten.
De basiskeuzes maak je wanneer je start met het opstellen of actualiseren van een selectielijst. Deze bespreek je met de archivaris. Meer informatie over dit proces vind je in de module met informatie over rollen en organisatie.
Maak gebruik van het stappenplan om onderbouwde basiskeuzes te maken en deze vast te leggen.