Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Metadata en het e-Depot

Digitale archiefbescheiden worden opgeslagen in het e-Depot. Voor een soepele opname, beheer en ontsluiting van archiefbescheiden zijn metagegevens nodig. Deze structuur is vastgelegd in een metadatamodel en een afgeleid XML-formaat. 

Metagegevens

Metagegevens zijn nodig om van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie) te maken. Ze zorgen ervoor dat overheden hun eigen en elkaars informatie kunnen vinden en interpreteren. En ze zorgen ervoor dat zorgvuldig wordt omgegaan met gevoelige informatie en dat informatie tijdig vernietigd wordt of juist bewaard blijft. Zonder informatie die vertelt waar de documenten of gegevens vandaan komen, en wanneer, waarom en door wie ze gemaakt zijn (contextuele metagegevens) is het niet mogelijk om te zoeken in digitale informatie. Zonder technische metagegevens weten we niet hoe we bestanden later leesbaar moeten maken.

Het metadatamodel

Om informatie goed te kunnen uitwisselen, is het nodig dat we bekend zijn met de manier van vastleggen. Dat doen we door afspraken te maken over welke metagegevens minimaal nodig zijn, en over de manier waarop die gegevens worden vastgelegd. De basis voor het metadatamodel van het Nationaal Archief wordt gevormd door 2 generieke toepassingsprofielen die op dit moment worden gebruikt door de diverse overheden: het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TP Rijk) en het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO). Omdat het e-Depot van het Nationaal Archief gebruikt kan worden door alle overheden kan het omgaan met metadata van beide toepassingsprofielen.

Het XML-formaat

Een toepassingsprofiel moet vertaald worden naar machineleesbare vorm; een XML-formaat. Deze vertaling van metagegevens kan het e-Depot verwerken. De software van het e-Depot controleert automatisch de structuur en de aanwezigheid van verplichte metagegevens. Het XML-formaat van het e-Depot heet ToPX (Toepassingsprofiel XML) en ondersteunt beide toepassingsprofielen.  De laatste versie is ToPX 2.3 (bijlagen: Specificatie ToPX 2.3 en Versie-informatie 2.3).

Voor de eerdere versies, zie de bijlagen Specificatie ToPX 2.1 en Specificatie ToPX 2.2 en Versie-informatie ToPX 2.2.

Het metadatamodel en het XML-formaat kan vrijelijk gebruikt worden in de eigen organisatie. Voor vragen hierover, mail naar contact@nationaalarchief.nl of bel 070-3315460 (maandag t/m vrijdag van 9:00-17:00 uur).