Metadata

Metadata (ook wel metagegevens genoemd) zijn gegevens die de karakteristieken van gegevens beschrijven. Het zijn eigenlijk data over data. Voorbeelden van karakteristieken zijn de creator, de datum van creatie, de gebruikte taal en het bestandsformaat. Metadata beschrijven niet alleen de gegevens zelf, maar ook de context waarbinnen de gegevens zijn ontstaan of ontvangen. En wat er vanaf het moment van ontstaan of ontvangst met die gegevens is gebeurd.

Alles uitklappen

Metadata zijn onlosmakelijk verbonden met archiefbescheiden. Zij zijn essentieel voor het behoud van de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van archiefbescheiden. Met behulp van metadata kunnen archiefbescheiden duurzaam toegankelijk gemaakt en gehouden worden. Dit betekent dat archiefbescheiden met behulp van metadata

  • gevonden kunnen worden
  • leesbaar gemaakt kunnen worden
  • geïnterpreteerd kunnen worden
  • beheerd en gepreserveerd kunnen worden

Metadata kunnen tezamen met archiefbescheiden in een systeem worden beheerd, of los van de archiefbescheiden in een apart systeem worden beheerd.

Omdat metadata onlosmakelijk aan archiefbescheiden zijn verbonden, mogen zij niet zomaar verwijderd of vernietigd worden. Als metadata apart van de archiefbescheiden worden beheerd, dient de relatie tussen beiden duurzaam te zijn.

Het is overigens niet alleen van belang dat een bepaalde (minimum) set aan metadata wordt vastgelegd. Ook de kwaliteit van metadata is belangrijk. Waarden die worden toegekend aan metadata zijn idealiter ook voor anderen (en ook) na langere tijd nog te begrijpen en te interpreteren. Het gebruik van waardenlijsten bij het vastleggen van metadata kan hier aan bijdragen.

Het vastleggen van metadata door overheidsorganisaties is verankerd in archiefwet- en regelgeving. Met name de Archiefregeling stelt eisen omtrent het vastleggen van metadata. De eisen hebben onder andere betrekking op het vastleggen van de context waarbinnen archiefbescheiden zijn opgemaakt of ontvangen. Overheidsorganisaties dienen daarbij een metagegevensschema vast te leggen zoals bedoeld in NEN-ISO 23081-1.

Een metagegevensschema legt de structuur vast waarin metagegevens worden vastgelegd. Het beschrijft onderlinge relaties tussen metagegevenselementen. Daarnaast benoemt het regels voor semantiek (zoals de definities van elementen) en verplichtingen tot gebruik van die elementen. Voor het opstellen van een metagegevensschema zijn een aantal producten beschikbaar die door overheidsorganisaties gebruikt kunnen worden. Zij specificeren de minimaal verplichte metagegevens die nodig worden geacht voor het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van archiefbescheiden.

 De Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie is een uitwerking van NEN-ISO 23081-1 voor gebruik binnen de Nederlandse overheid. Het vormt een kader voor alle systemen waarin of waarmee informatie wordt beheerd (inclusief websites, databases en GIS-systemen). De Richtlijn wordt beschouwd als een metagegevensschema zoals vermeld in de Archiefregeling.

De Richtlijn is verder uitgewerkt in twee generieke toepassingsprofielen:

  • Het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid
  • Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)

Beide profielen bevatten nadere afspraken over onder andere semantiek en verplichtingen. Deze zijn voor overheden, centraal of lokaal, van toepassing.

Het vastleggen van metadata is een belangrijk onderdeel van het duurzaam maken en houden van overheidsinformatie. Het Nationaal Archief heeft een normenkader ontwikkelt (DUTO) waar de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie een belangrijke rol in speelt. In basispresentaties over DUTO en in DUTO scans kan het belang van metadatering benadrukt worden.

Het Nationaal Archief is de beheerder van het TMLO. Vanuit haar rol als beheerder bevordert het Nationaal Archief op verschillende manieren het gebruik van TMLO als kennisproduct. Zo kan zij vragen over de toepassing van het TMLO, maar ook meer generiek over metadata in het algemeen, beantwoorden. Andere middelen die gebruikt worden zijn het geven van presentaties en het verzamelen van best practices.

De hoeveelheid digitale informatie neemt snel toe. Het achteraf toekennen van metadata aan informatie is een schier onmogelijke taak. Daarom is het van belang om metadata zoveel mogelijk geautomatiseerd vast te leggen op het moment van creatie of ontvangst van die informatie. Een belangrijke doelgroep voor het bevorderen van het gebruik van producten als het TMLO is daarom die van architecten en ontwerpers van systemen.

Voor het stellen en beantwoorden van vragen over metadatering zijn verder een aantal platforms beschikbaar: