Selectielijst van de Stichting donorgegevens kunstmatige bevruchting (Sdkb) vanaf 23 juli 2003

Sdkb is een privaatrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (zbo) met enkel publieke taken. Met het oog op onder andere toekomstige wijzigingen in de organisatie, is ervoor gekozen alle archiefbescheiden onder de reikwijdte van deze selectielijst te laten vallen, dus ook de PIOFACH-processen.

Sdkb heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en is daarom de zorgdrager in de zin van de Archiefwet. Concreet houdt dit in dat het bestuur van Sdkb formeel zorgdrager (bestuurlijk verantwoordelijk) is voor de informatie van Sdkb.

Deze selectielijst is gedeeltelijk van toepassing op personeelsdossiers. Bestuursleden worden door de minister van Volksgezondheid, Wetenschap en Sport (VWS) aangesteld. De aanstellingsbescheiden vallen onder de selectielijst van het ministerie van VWS. Het ministerie voert immers de benoeming uit. De voorbereidende stukken en de andere stukken die door Sdkb zijn opgesteld vallen wel onder de selectielijst van Sdkb. Voor het overige worden de personeelsdossiers van de ambtenaren werkzaam bij Sdkb gewaardeerd in de selectielijst van P-Direkt.

Na de wetswijziging van de Wet donorgegevens kunstmatige bevruchting, waarin is bepaald dat Sdkb zal worden omgevormd tot een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan, blijven de waarderingen van deze selectielijst onverminderd van toepassing. Ten tijde van het vaststellen van deze selectielijst liep de wetwijzigingsprocedure nog.

In de hieronder vermelde gevallen kunnen archiefbescheiden van vernietiging uitgezonderd worden:

• Archiefbescheiden betreffende zaken of gebeurtenissen met een voor Sdkb uniek of bijzonder karakter;
• Archiefbescheiden die door vorm of (vroegere) bestemming op zichzelf of voor Sdkb beeldbepalend, karakteristiek of van bijzondere aard zijn;
• Archiefbescheiden inzake personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn voor Sdkb; bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen Sdkb en personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol;
• Archiefbescheiden die de door een calamiteit verloren gegane stukken én die voor bewaring in aanmerking zouden zijn gekomen, kunnen vervangen;
• Archiefbescheiden betreffende individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving;
• Archiefbescheiden die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren.

De voorliggende selectielijst is zoveel mogelijk tijdsonafhankelijk opgesteld, maar indien noodzakelijk moet deze in overleg met het Nationaal Archief bijgewerkt worden op grond van wettelijke wijzigingen, wijziging in taken, spoedeisende bepalingen of vanwege termijnen die op basis van jurisprudentie of de dagelijkse praktijk problematisch blijken te zijn. Bij het uitblijven van een directe noodzaak wordt de selectielijst eens per 10 jaar opnieuw nagelopen.

Het Nationaal Archief heeft de wens uitgesproken dat werkproces 10 uiteindelijk gewaardeerd zal worden als blijvend te bewaren. Sdkb kan zich goed vinden in de redenatie en vindt het een goed idee om te onderzoeken of de gevolgen voor donoren, donorkinderen en wensmoeders en hun nabestaanden blijvende bewaring van donorgegevens rechtvaardigen. Sdkb zal dan ook onderzoek doen naar de mogelijkheid van het blijvend bewaren van de behandel- en donorgegevens, waaronder begrepen het aanpassen van de Wet donorgegevens kunstmatige bevruchting, het Besluit donorgegevens kunstmatige bevruchting en het reglement Stichting donorgegevens kunstmatige bevruchting. Mocht blijvend bewaren mogelijk zijn, dan zal de waardering in de volgende selectielijst worden aangepast.