Aansluiten e-Depot, hoe werkt dat?

Vier ministeries delen hun ervaringen
Infrastructuur voor e-depot
24 januari 2019

Steeds meer digitale informatie is beschikbaar via het e-Depot van het Nationaal Archief. Er zijn inmiddels diverse ministeries aangesloten en ook de Nederlandsche Bank heeft haar digitale archief overgebracht naar het e-Depot. Allemaal om de duurzame toegankelijkheid van informatie te garanderen. Tijd voor een tussenstand: een gesprek met informatiespecialisten en projectleiders van het Nationaal Archief en 4 ministeries: Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Buitenlandse Zaken (BZ) en Infrastructuur en Waterstaat (IenW). 

Om het traject van aansluiten op het e-Depot succesvol te laten verlopen, ontwikkelde het Nationaal Archief samen met diverse archiefvormers een aansluitproces. De eerste stap is een impactanalyse, speciaal ontwikkeld voor digitaal archiveren. Deze analyse brengt in kaart welke maatregelen we gezamenlijk moeten nemen om een aansluiting op het e-Depot te realiseren. Paul Faaij van OCW: “Het was erg prettig om samen aan tafel te zitten in plaats van overal een aparte werkgroep voor te hebben.” “Dat hielp ook om kleinere stappen te zetten", vult Petra Schrauwen van BZK aan:  "Sowieso is het een kwestie van ‘al doende leert men’. En natuurlijk hielpen ook de bevindingen van andere ministeries.”

Duurzame toegankelijkheid garanderen

De ministeries hebben gekozen voor aansluiten op het e-Depot om de duurzame toegankelijkheid van informatie te garanderen. Maar ook om andere redenen, zoals ontzorgen. Schrauwen: “Het helpt ons als ministerie dat we niet in de gaten hoeven te houden of de bestanden die we hebben uitgeplaatst of overgebracht allemaal nog leesbaar zijn.” Michel Ketelaars, Nationaal Archief: “Op termijn is dat misschien zelfs het belangrijkst. Dat je als organisatie niet individueel hoeft te kijken naar de houdbaarheid, leesbaarheid en bruikbaarheid van bestanden.” 
Een andere reden is een betere selectie aan de voorkant. Ellen Stapensea, BZ: “Het overbrengingstraject liet zien dat je snel te veel data hebt. Alleen goed geordende informatie kun je overzetten.” Schrauwen: “Je kunt met deze hoeveelheden data niet meer alles blaadje voor blaadje doornemen. We moeten op een grover niveau, op basis van risicoanalyse, keuzes maken.” De verbetering van interne kwaliteit is een derde belangrijke reden. “Om het ketenproces op orde te krijgen, moeten de interne processen dat ook zijn”, vertelt Faaij.

Van probleem naar gedeelde uitdaging

De grote meerwaarde en een van de belangrijkste succesfactoren van dit project was het samenwerken in een multidisciplinair team. Hans Goutier van IenW: “Het project leidde tot wederzijds begrip tussen het Nationaal Archief en de ministeries. De problemen waar we tegenaan liepen, veranderden van individuele issues naar gedeelde uitdagingen.”

Toekomst

Is na één succesvolle aansluiting de weg voor de toekomst geplaveid? “Er is een grote diversiteit aan informatievormen en bronsystemen”, vertelt Annemieke Sindorf van het Nationaal Archief. “Daardoor kun je bij vervolgaansluitingen tegen nieuwe vraagstukken aanlopen. Vaak werkt een projectmatige aanpak dan het beste. We hebben inmiddels een vast en generiek aansluitproces ontwikkeld. Mede dankzij de eerste ervaringen van de ministeries van OCW en IenW hebben we dat proces verbeterd voor volgende aansluitingen. Er is nu veel hergebruik mogelijk.”

Al zijn de eerste aansluitingen op het e-Depot succesvol verlopen, er zijn nog volop wensen voor de toekomst. Goutier: “Bijvoorbeeld dat je als medewerker iets opslaat en verder niets aan archivering hoeft te doen. Dat het een gestroomlijnd proces is. Van de archiefvormer naar het Nationaal Archief. En in het geval van openbare informatie, ook direct naar de burger.”

Bron: OD december 2018.