Geschiedenis van de archiefvormer
De diplomatieke betrekkingen tussen Nederland en Turkije dateren van 1612 toen de orateur Cornelis Haga van de Turkse regering de eerste Capitulatie verkreeg. Vanaf dit moment waren de Nederlanden met slechts een korte onderbreking van 1799 tot 1802 steeds in Constantinopel vertegenwoordigd, sinds 1688 door een ambassadeur. Omgekeerd hadden de Turken geen vaste vertegenwoordiging in Den Haag, evenmin als in andere Europese hoofdsteden. In hun visie was het een tegemoetkoming van hun kant dat zij de buitenlandse mogelijkheden toestonden een diplomatieke vertegenwoordiger op hun grondgebied te hebben, die overigens vaak als niet meer dan een gijzelaar werd behandeld.
Het stelsel van capitulaties hield (althans theoretisch) in dat de onderdanen van de Christelijke mogendheden die zich in Turkije hadden gevestigd aan de Turkse wetgeving waren onttrokken en onder het gezag van de ambassadeurs en consuls geplaatst. Omdat zich vrij uitgebreide handelskolonies in Turkije vestigden - voornamelijk in Smirna nadat deze plaats Aleppo als belangrijkste handelsschaal had overvleugeld - zijn de Nederlandse diplomaten die in Constantinopel gevestigd waren dus méér geweest dan alleen een diplomatiek vertegenwoordiger bij een vreemde mogendheid.
Behalve dat de ambassadeurs het gezag hadden over de `nationalen' pretendeerden zij zij ook nog rechtsmacht over die functionarissen van de legatie en van de consulaten welke Christelijke en Joodse onderdanen van de Porte waren en die zodoende grotendeels aan de rechtsmacht van de Porte werden onttrokken. Onder deze functionarissen waren de voornaamste dragomans (tolken) personen van groot gewicht, die een grote rol in de diplomatie speelden. De plaatsing van een onderdaan van de Porte onder de rechtsmacht van een ambassadeur geschiedde door een aanstellingspatent van de ambassadeur dat gelegaliseerd werd door een berat of firman van de Porte. Omdat deze rechtspositie een aantrekkelijke was trachtten veel onderdanen van de Porte een ambt, vaak als sinecure, van de ambassadeur te verkrijgen en werden zodoende beratli (`barratair') of firmanli.
Het salaris van de ambassadeur werd gedeeltelijk betaald door de Staten-Generaal, gedeeltelijk door de Directie van de Levantse Handel. Met beide lichamen onderhield de ambassadeur een geregelde correspondentie. De Nederlandse gezanten waren allen krachtens hun instructie verplicht aan het einde van hun ambtsperiode een verbaal in te leveren bij de Staten-Generaal, waarin het belangrijkste van hun wedervaren vermeld stond.
Wanneer bij een consul of diplomaat geen nationaliteit staat vermeld, is bedoeld de Nederlandse. Enigszins anachronistisch is voor een diplomaat die niet de rang van ambassadeur had de term `gezant' gekozen zonder rekening te houden met diverse gradaties in rangen. Gebruik van de term `minister' die thans verwarring zou wekken is vermeden.
Bij de consuls en vice-consuls in het Middellandse Zeegebied is enige voorzichtigheid geboden. Met name rond de vice-consulsbenoemingen bestond nogal wat verwarring.
Geschiedenis van het archiefbeheer
De ambassadeurs waren verplicht om het Secretariaatsarchief dat zij gedurende hun ambtsperiode hadden gevormd aan de Staten-Generaal over te dragen: aan deze verplichtingen hielden zij zich echter nauwelijks. De archieven van een gezant die op zijn standplaats overleed werden in de regel opgenomen in het archief van zijn opvolger. Veel gezanten lieten hun archief eenvoudig achter. Weer anderen namen hun archief wel mee naar het vaderland maar leverden het niet in bij de Staten-Generaal, doch namen het op in hun particuliere archief zoals Cornelis Calkoen (van 1727-1744 ambassadeur in Constantinopel) en F.G. van Dedem van de Gelder (met onderbrekingen van 1785-1808 ambassadeur te Constantinopel) dat deden met grote gedeelten van het door hen gevormde archief.
Het Kanselarijarchief en het Secretariaatsarchief waren altijd duidelijk gescheiden. In tegenstelling tot het Secretariaatsarchief - althans in theorie! - was het Kanselarijarchief bestemd om in Constantinopel te blijven berusten, opdat het als archief van de natie aldaar steeds geraadpleegd kon worden.
De archieven van het secretariaat en de kanselarij werden in januari en juni 1811, nadat het jaar tevoren de soevereiniteit van Nederland had opgehouden te bestaan door de voormalige chargé d'affaires Gaspard Testa overgedragen aan de Franse chargé d'affaires Thomas Ruffin, bij welke gelegenheid inventarissen van de archieven werden gemaakt (inv. nr. 1356). De teruggave van deze archieven na het herstel van de Nederlandse onafhankelijkheid ging niet geheel zonder strubbelingen (Buitenlandse Zaken, Legatie Frankrijk 1815-1830, no. 50), maar vond toch spoedig plaats, hoewel er aanwijzingen zijn dat bij deze overdracht het een en ander verloren is gegaan. In de jaren vijftig van de 19e eeuw vond de overdracht van de legatiearchieven aan het Algemeen Rijksarchief plaats. De archieven werden door de kanselier W.A. Travers uit de natte kelders gehaald en gedurende de winter 1856-1857 in de tuin te drogen gelegd, waarna ze in vijf kisten werden gepakt en met Z.M.'s fregat `Doggersbank' naar Nederland werden gezonden.
In 1857 werd het Legatiearchief Turkije overgedragen. Een aantal te Constantinopel achtergebleven stukken werd in 1894 als Extra-aanwinsten aan de verzamelingen van het Algemeen Rijksarchief toegevoegd.
De verwerving van het archief
Het archief is bij Koninklijk Besluit of ministeriële beschikking overgebracht.