2.04.13 Inventaris van het archief van het Ministerie van Binnenlandse Zaken: Afdeling Kunsten en Wetenschappen, 1875-1918

Download inventaris als:PDF|XML Download inventaris Download inventaris
Sluiten
Taalgebruik in onze archieven Taalgebruik in onze archieven

Op onze website kunt u archieven doorzoeken met behulp van inventarissen (beschrijvingen van archieven, ook wel toegang genoemd). Deze inventarissen zijn vaak net zo oud als de archieven zelf. De mogelijkheid bestaat dat u woorden tegenkomt die vroeger gewoon waren, maar nu als kwetsend, racistisch of discriminerend ervaren worden.

Het Nationaal Archief onderzoekt momenteel de mogelijkheden om dit taalgebruik in inventarissen aan te passen, te verklaren of te voorzien van hedendaagse alternatieven.

Ik heb het begrepen

Zoekhulpen bij dit archief

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud

Het archief bevat stukken betreffende de zorg van de regering voor het cultuurbeleid in de periode 1875-1914. Het archief weerspiegelt activiteiten van de afdeling Kunsten en Wetenschappen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken in de 'zaken betreffende: het archiefwezen, de Koninklijke bibliotheek, geschiedkundige gedenktekens, Rijksverzamelingen van munten en penningen, van schilderijen en zeldzaamheden, de Koninklijke Academie van Wetenschappen, de ondernemingen van Wetenschap- en Kunst en haar aanmoediging, aankoop van boekwerken en andere voorwerpen van kunst en wetenschap, de Rijksacademie van beeldende kunsten, de Koninklijke Muziekschool, de tentoonstellingen van kunst en wetenschap ...'
besluit van de minister van Binnenlandse Zaken van 25 juni 1875, 1a.M van de Afdeling Algemene Zaken en Comptabiliteit
Achteraan het archief is een documentatieverzameling gevoegd, waarin fotokopieën van stukken zijn opgenomen, die door Victor de Stuers van karikaturen zijn voorzien, alsmede concepten van essays die als memo's randen in het archief zijn gevoegd. De kopieën bevatten verwijzingen naar de oorspronkelijke inventarisnummers (Inventarisnummers 3515-3516.).

Selectie en vernietiging

Er is een lijst van vernietigde stukken gecompileerd uit een verzameling vernietigingsvoorstellen die tijdens de inventarisatie zijn opgesteld en waarvoor tussentijds machtiging is verkregen
Machtigingen werden verstrekt ingevolge beschikkingen van het Ministerie van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 19 november 1976 MMA/AR 188.568 II, 3 mei 1977, nr. MMA/AR 191.055 I en 6 mei 1977, nr. MMA/AR nr. 191.185 II.
. Deze lijst is aanzienlijk korter dan de voorgestelde vernietigingslijst van het Ministerie van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 1982
Lijst van te vernietigen archiefbescheiden van het Ministerie van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk (Rijswijk, 1982).
. Categorieën die daar zijn opgevoerd als uitvoering van subsidie-voorschriften, zijn bijvoorbeeld welbewust niet in de lijst opgenomen. Dossiers inzake individuele subsidieverleningen, verzoeken om ondersteuning van publicaties en ingekomen verzoeken en aanbevelingen, waaraan geen gevolg is gegeven, bleven derhalve bewaard: zij geven een beeld van het beleid van de Afdeling Kunsten en Wetenschappen over een materie waarover indertijd geen voorschriften bestonden.

Lijst van vernietigde stukken

Deze lijst geeft aan welke stukken de inventarisator in de regel niet voor blijvende bewaring in aanmerking achtte te komen. Dit houdt niet in dat alle stukken zonder uitzondering vernietigd zijn.
  1. Algemeen
    • Verzoeken om inlichtingen van eenvoudige en niet principiële aard, met de minuten van de daarop verzonden antwoorden. 1875-1918.
    • Geleidebrieven. 1875-1918.
    • Stukken betreffende doorzending van verzoeken en doorverwijzing van personen. 1875-1918.Ingekomen rekesten, waarop geen beschikking is getroffen en ingekomen aanbevelingen, waarop niet nader is ingegaan, zijn bewaard gebleven, voorzover ze niet in een andere categorie van deze lijst vallen.
  2. Financiën
    • Stukken betreffende over- en afschrijving van gelden op begrotingen. 1875-1918.
    • Stukken betreffende de uitvoering van subsidiebeschikkingen en jaarlijkse herhaling van subsidiebeschikkingen. 1875-1918.
  3. Personeel
    • Stukken betreffende sollicitatie, benoeming, indiensttreding en eervol ontslag van:
      1. ambtenaren, lager dan de rang van commies;
      2. niet-docerend personeel van onderwijsinrichtingen;
      3. opzichters van gebouwen;
      4. bewakend personeel van musea onder directie van een wetenschappelijke staf;
      5. tijdelijk aangestelde krachten. 1875-1918.
    • Mededelingen van en over personeelsleden betreffende huwelijk, geboorte van kinderen en overlijden, uitgezonderd wanneer deze medelingen het leidend personeel van een instelling betreffen. 1875-1918.
    • Beschikkingen, houdende vaststelling van individuele ambtenarensalarissen, voorzover die niet zijn betwist of daarop geen aandrang is uitgeoefend. 1875-1918.(Door het Ministerie van Binnenlandse Zaken werd tot 1911 een aparte tractementsregister bijgehouden.)
    • Verzoeken om gratificatie en correspondentie daarover. 1875-1918.
    • Verrekening van boetes, opgelegd aan functionarissen. 1875-1918.
    • Verzoeken om verlof van leidend personeel met stukken betreffende de afdoening en de waarneming van hun functies. 1875-1918.(Stukken betreffende studiereizen zijn bewaard gebleven.)
    • Stukken betreffende kostendeclaraties. 1875-1918.
    • Stukken betreffende de vaststelling van pensioengrondslagen. 1875-1918.
    • Sollicitaties en verzoeken om plaatsing, waarop niet is ingegaan. 1875-1918.
  4. Kantooraangelegenheden
    • Stukken betreffende het onderhoud van kantoorruimten en de aanschaf en verkoop van kantoorbehoeften. 1875-1918.
  5. Gebouwen en inrichting
    • Stukken betreffende periodiek terugkerende onderhouds- en herstellingswerkzaamheden. 1875-1918.
    • Stukken betreffende kleine verbouwingen aan niet-monumentale panden. 1875-1918.(Hierbij is rekening gehouden met de thans vigerende monumentenlijst.)
    • Stukken betreffende de inrichting van niet-monumentale interieurs en de aanschaf, het onderhoud en de verkoop van meubilering en stoffering, voorzover het geen kunstvoorwerpen zijn. 1875-1918.
    • Stukken betreffende de voorziening van water, gas, elektriciteit en telefoonaansluitingen, met uitzondering van universitaire gebouwen en laboratoria. 1875-1918.
    • Stukken betreffende periodieke controles van brandblusmiddelen. 1875-1918.
    • Stukken betreffende aanbesteding van brandstoffenleveranties. 1875-1918.
    • Stukken betreffende verzoeken aan de afdeling om reacties op verzoeken van eigenaars van "inrichtingen van gevaar" om een hinderwetvergunning. 1875-1918.(Deze stukken zijn niet aangetroffen en vermoedelijk vroeger vernietigd.)
    • Stukken betreffende het drukken, uitgeven en verspreiden van bestekken. 1875-1918.
    • Stukken betreffende de werving van aannemers na vaststelling van het bestek en de sollicitatie van aannemers. 1875-1918.
    • Stukken betreffende toestemming om buiten aanbesteding om kleine werkzaamheden te laten verrichten. 1875-1918.
  6. Beheer van musea, archieven en bibliotheken ("rijksverzamelingen")
    • Berichten over tijdelijke wijzigingen van openingstijden of kortstondige sluitingen van instellingen voor het publiek. 1875-1918.
    • Periodieke opgaven van bezoekersaantallen. 1875-1918.
    • Stukken betreffende verzoeken om toestemming tot het maken van reprodukties van kunstvoorwerpen. 1875-1918.
    • Stukken betreffende verzoeken om eenvoudige inlichtingen uit archieven en om toestemming tot raadpleging van archiefstukken. 1875-1918.
    • Stukken betreffende tijdelijke uitlening van archiefstukken, bibliotheekboeken en kunstvoorwerpen uit musea. 1875-1918.
    • Stukken betreffende verzoeken om rondleidingen door musea. 1875-1918.
    • Stukken betreffende de verrekening van verkoop van museumreprodukties en de inkomsten uit de vervaardiging van afschriften van archiefstukken en de positieve bevindingen van de Algemene Rekenkamer bij controle. 1875-1918.
    • Stukken betreffende de uitvoering van bestellingen van medailles aan schenkers van rijksverzamelingen. 1881-1918.
    • Stukken betreffende de verpachting van het restaurant van het Rijksmuseum. 1885-1918.
  7. Inrichtingen van kunstonderwijs
    • Stukken betreffende de uitvoering van bestellingen van prijsmedailles bij wedstrijden. 1875-1918.(Zie verder onder personeel en gebouwen en inrichting.)
  8. Publicaties
    • Mededelingen, bestemd voor publicatie in de Staatscourant. 1875-1918.
    • Bijlagen van periodieke verslagen van instellingen, bestemd voor te publiceren jaarverslagen: staten van aanwinsten, archiefinventarissen e.d.
    • Stukken betreffende de uitvoering van opdrachten van door het Rijk te drukken publicaties en de verspreiding van deze publicaties. 1875-1918.
    • Stukken betreffende de verrekening van inkomsten uit de verkoop van rijkspublicaties. 1875-1918.
  9. Wetenschappelijke informatie
    • Introductie- en aanbevelingsbrieven van buitenlandse onderzoekers in Nederlandse instellingen, met correspondentie daarover. 1875-1918.
    • Aanbiedingen van boeken aan het ministerie, met dankbetuigingen. 1875-1918.(Prospectussen en andere beschrijvingen van de inhoud zijn bewaard gebleven, evenals verzoeken om ondersteuning door verspreiding.)
    • Stukken betreffende de publicatie van boektitels in de Staatscourant krachtens de uitvoering van de Wet op het Kopijrecht van 1877. 1876-1881.
    • Stukken betreffende de uitvoering van internationale ruilovereenkomsten van regeringspublicaties en tijdschriften. 1875-1918.
    • Stukken betreffende de aanschaf van boeken voor handbibliotheken van instellingen, vallend onder Kunsten en Wetenschappen. 1875-1918.

Verantwoording van de bewerking

1956

In dit jaar legde H.J. van Meerendonk het examen middelbaar archiefambtenaar af met een rapport over de opzet van een inventaris van het archief van de Afdeling Kunsten en Wetenschappen en een voorstel tot nadere beschrijving van de hoofdrubriek 'Archieven'. Dit rapport bevatte een afweging van de mogelijkheden tot verordening van het archief, die de inventarisator voor ogen stonden, en die als volgt werden opgesomd:
  • Zoals oorspronkelijk de bedoeling is geweest, n.l. in tijdrekenkundige orde ingevolge de dagtekeningen en nummer der agenda's' ('herstel van het verbaal' dus, J.B.)
  • Perfectioneren van de bestaande rubrieken. Het restant in een bevredigend rubriekenstelsel brengen.
  • De toestand waarin het archief is geraakt accepteren. De beschrijving verbeteren. Foutief geplaatste rubrieken omzetten. Het onderlinge verband logischer bepalen.'
    H.J. van Meerendonk, Inleiding op de inventaris..., p. 6/7.
Van Meerendonk koos voor mogelijkheid 3, beschreef de rubrieken volgens een schematische indeling en hield een grote rubriek 'Archieven-varia' over, die hij niet nader benoemde. Verder stelde hij een lijst op van de zich in het archief bevindende monumenten-dossiers en stelde hij een hoofdindeling van het gehele archief voor met de volgende hoofdstukken: I. Monumentenzorg, II. Zorg voor de Rijksgebouwen III. Museumwezen (= roerende monumenten), IV. Archeologische school in Athene, V. Bevordering van de beeldende kunst, VI. Bevordering van toonkunst, VII. Archiefwezen, VIII, Publicatiën, IX. Bibliotheek- en leeszaalwezen, X. Tentoonstellingen, XI. Congressen, XII. Zoölogische stations te Den Helder en Napels.

1973

Aan de hand van dit schema werd in 1973 door de Tweede Afdeling een werkplan vastgesteld voor een door meer personen uit te voeren inventarisatieproject
Correspondentie van de Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief, 1973, D 10.50.
. Geconstateerd werd dat bij de indeling van Van Meerendonk de ca. 15 m' grote rubriek 'Algemeen' - het rudiment van de oude chronologische serie - buiten beschouwing was gelaten. De veronderstelling van Van Meerendonk dat deze chronologisch geborgen stukken via klapper en agenda nog konden worden opgespoord, werd gelogenstraft door de structuur van de rubriek zelf, waar 'dossiers' met uit verscheidende jaren samengevoegde stukken de bedoelde orde hadden verstoord: de rubriek was een ontoegankelijke vergaarbak geworden. Daarnaast bleek dat niet zelden stukken over één bepaalde zaak over verschillende rubrieken verspreid waren geraakt, ook al hadden zij onderling verband. Men moest dus tot een nieuwe indeling kome en men gebruikte het schema van Van Meerendonk als uitgangspunt: I. Monumenten II. Gebouwen, III. Musea, IV. Beeldende kunsten, V. Uitvoerende kunsten, VI. Archieven, VII. Wetenschap, VIII. 'Algemeen-diversen' of nader in te delen stukken. Door de verschillende medewerkers zouden deel-inventarissen worden vervaardigd, die later zouden worden samengevoegd. Zo ontstond in 1974 het examenstuk van S.F.M. Plantinga: de beschrijving van stukken die waren ondergebracht in de rubriek 'Rijksmuseum' over de jaren 1875-1918)
S.F.M. Plantinga, Inventaris van de archiefbestanddelen van de Afdeling Kunsten en Wetenschappen van het Departement van Binnenlandse Zaken met betrekking tot het Rijksmuseum te Amsterdam, 1875-1918. (Den Haag, 1974).
. Ook hier werden de bestaande rubrieken als uitgangspunt van de beschrijving genomen, maar bij de beschrijving werd de door Van Meerendonk aangegeven 'mogelijkheid 2' toegepast.

1978-1979

In die jaren werd in het kader van de voorbereiding van de verhuizing van het Algemeen Rijksarchief in 1980 de grote rubriek 'Algemeen' geselecteerd en voorlopig geordend door M.G.H.A. de Graaff en H.A.J. van Schie. Zij stelden een lijst op aan de hand waarvan de stukken mogelijkerwijs in de bestaande rubrieken konden worden ingevoegd. In die periode voltooide ondergetekende voorlopige inventarissen betreffende 'Archieven', 'Gebouwen', 'Beeldende kunsten', 'uitvoerende Kunsten', 'Letterkunde' en 'Wetenschap en Kennisverbreiding'. Hij beschreef hierin slechts de stukken die in 1954 als afkomstig van de Afdeling Kunsten en Wetenschappen werden overgedragen. Tegelijkertijd echter stelde de Tweede Afdeling een beleidsplan op, waarin werd besloten om alle archivalia van de Ministeries van Binnenlandse Zaken, van Waterstaat, Handel en Nijverheid, van Landbouw, Nijverheid en Handel en de daaropvolgende ministeries zoveel mogelijk volgens het bestemmingsbeginsel te herordenen.
Dit betekende dat het archief van de Afdeling Kunsten en Wetenschappen in de jaren 1980-1982 alsnog werd aangevuld met de stukken betreffende de universiteitsgebouwen, de Koninklijke Akademie van Wetenschappen en de Rijkscommissie voor Graadmeting en Waterpassing (in 1954 aangetroffen in het archief van de Afdeling Hoger Onderwijs)
Van Meerendonk nam aan, dat deze stukken aan de Rijksgebouwendienst waren overgedragen.
, de tekenscholen en kunstacademies (in 1954 aangetroffen in het archief van de Afdeling Nijverheidsonderwijs), de gebouwen van Landbouwscholen (in het archief van de Directie van de Landbouw aangetroffen) en de Rijksveeartsenijschool, de Rijkskweekscholen voor Vroedvrouwen en de Rijksquarantaine- inrichting (in het oud-archief van het Ministerie van Volksgezondheid en Milieuhygiëne aangetroffen). AI deze stukken waren geagendeerd door de Afdeling Kunsten en Wetenschappen en droegen haar registratuurkenmerken.
Ook werden er stukken uit het archief verwijderd. De begrenzing werd vastgesteld in overeenstemming met de periode waarin de Afdeling Kunsten en Wetenschappen binnen het Ministerie van Binnenlandse Zaken functioneerde: stukken uit de periode voor 1 juli 1875 werden in het archief van de Afdeling Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen terug geborgen op de plaats waar soms de aanvraagbriefjes van de ambtenaren nog werden aangetroffen. De totale omvang hiervan was ca. 2 meter. Daarnaast gingen enige decimeters archief terug naar de archieven van de Afdelingen Algemene Zaken en Comptabiliteit, Kabinet en Waterstaat. Stukken over de periode na 1918 werden geruild met wat er nog in het oud-archief van het Ministerie van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen berustte. De omvang hiervan was 0,5 meter. Slechts één uitzondering werd gemaakt: de concept-archiefverslagen, die door Victor de Stuers werden verzameld en tot één bundel geordend, konden niet meer worden teruggevoerd, zijn bijeengehouden en in de rubriek Archiefwezen ondergebracht.
Op dezelfde manier werden de rubrieken intern behandeld. De stukken betreffende het Rijksmuseum over de jaren 1875-1885 werden uit deze rubriek verwijderd en onderverdeeld in nieuwe rubrieken betreffende de musea die aan het Rijksmuseum voorafgingen. Dit betekende een fundamentele wijziging van de 'inventaris-Plantinga'. Op die manier ontstond een rubrieksgewijze ordening, waarin zoveel mogelijk de objecten onderwerp van beschrijving werden. Een volledige aanpassing van de ordening aan de indeling van de standaardcode van de Algemene Classificatiecommissie voor de Overheidsadministratie (ACCO) werd afgewezen. In de moderne code zouden stukken betreffende de organisatie en het personeel van de afdeling stukken betreffende onder de afdeling vallende instellingen die over hetzelfde onderwerp gaan in één of twee rubrieken worden ondergebracht (07/08). De oorspronkelijke rubriekvorming zou erdoor worden verbroken.
Vorming van personeelsdossiers op naam bleek onmogelijk: veelvuldig werden in één beschikking meer personen benoemd, bevorderd of ontslagen en niet zelden ging het ontslag van een persoon gepaard met de benoeming van zijn opvolger. Personeelsgegevens tot en met 1911 kunnen via de tractementsregisters van het Ministerie van Binnenlandse Zaken worden opgespoord.
De hoofdindeling kreeg derhalve een functioneel karakter: nadat agenda's, indices en klappers in een afzonderlijke afdeling zijn ondergebracht, is de correspondentie zelf ('het gewijzigd verbaal') onderverdeeld in een kleine rubriek organisatie (namelijk van de afdeling zelf) en een elftal taakrubrieken. De taken bepalen de indeling, zoals zij in de inhoudsopgave is aangegeven. Stukken betreffende instellingen en organen die op grond van deze taken in het leven geroepen waren en betreffende personeelszaken van deze instellingen, zijn onder de desbetreffende hoofdrubrieken ondergebracht. Dit geldt ook voor de objecten, die onder de competentie van de desbetreffende instellingen vielen: de personeelsaangelegenheden van het Rijksmuseum voor Oudheden in Leiden zoeke men onder de rubriek Musea, maar stukken over het gebouw onder de rubriek Zorg voor gebouwen, omdat het museumlokaal een universiteitsgebouw was, dat onder toezicht viel van de rijksbouwkundige voor gebouwen van onderwijs. Daarentegen zijn de talrijke stukken betreffende de bouw van het Rijksmuseum, die geschiedde door de architect voor de rijksmusea, alle onder de rubriek zorg voor musea geplaatst.
Dit indelingsbeginsel op grond van bemoeienis of taak bleek het enige hanteerbare criterium te zijn voor een wederzijds uitsluitende classificatie van de beschrijvingen. Hoe anders bijvoorbeeld overheidsgebouwen te plaatsen, die tevens een monumentaal karakter hebben gehad of een onderscheid te maken tussen roerende monumenten die al dan niet in een museum zijn opgenomen? Het Amsterdamse Trippenhuis was rijksmuseum (tot 1885), monumentaal pand en zetel van de Koninklijke Akademie van Wetenschappen. Stukken hierover werden oorspronkelijk aangetroffen in de drie rubrieken Rijksmuseum, Monumenten en Koninklijke Akademie etc. en zijn nu ondergebracht onder Zorg voor monumenten, Zorg voor musea en Zorg voor wetenschap en kennisverbreiding
En wel in inventarisnummers 776, 777, 1630, 1631 en 3307.
. In de beschrijving van de verschillende inventarisnummers zijn daarom over en weer verwijzingen aangebracht. Dit verklaart ook het naast elkaar bestaan van 'acquisitiedossiers' van het Nederlands Museum in Den Haag en van de Afdeling Nederlands Museum in het Rijksmuseum in Amsterdam over de periode 1875-1885: De Stuers en Cuypers legden namelijk verzamelingen aan die in het Rijksmuseum zouden worden geplaatst, maar waarvoor in Den Haag kennelijk nog geen plaats was
Vgl. inventarisnummers- 1774-1777
. De inhoudsopgave van de gehele inventaris moest zich tot de hoofdindeling beperken. Een weergave van het gehele schema zou een twintigtal pagina's vergen en de overzichtelijkheid niet verhogen. Voor de nadere indeling wordt de raadpleger verwezen naar het begin van de beschrijving van de desbetreffende rubriek, hetgeen als bijkomend voordeel heeft, dat indeling en beschrijving in dezelfde band van deze meerdelige inventaris voorkomen. Ogenschijnlijke inconsequenties in de indeling die het gevolg zijn van de taakverdeling binnen het ministerie worden in een N.B. onder het hoofdstuk in de inhoudsopgave nader verklaard, hetgeen ook het geval is met enkele eigentijdse termen als 'landsgebouwen'.
De inventaris werd in 1984 voltooid door drs J.A.A. Bervoets, chartermeester I bij de Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief.

Ordening van het archief

De administratieve bescheiden van het Ministerie van Binnenlandse Zaken werden tot 1880 formeel geordend volgens het bij Koninklijk Besluit van 4 september 1823, nr. 7, voorgeschreven verbaalstelsel. Bij dit stelsel werden de ingekomen stukken als bijlagen gevoegd bij de minuten van de besluiten of uitgaande brieven, die naar aanleiding van die ingekomen stukken zijn genomen of geschreven
Over de geschiedenis van de registratuurstelsels van de departementen van Algemeen Bestuur zie er A.E.M. Ribberink, Registratuur en Rijksadministratie in de 19e eeuw, ('s-Gravenhage 1970), en M.G.H.A. de Graaff, Registratuur en Rijksadministratie in de 19e eeuw, ('s-Gravenhage, 1975).
. Als nadere toegang op deze chronologische serie gold een index, waarin de correspondentie systematisch onder hoofd werd gebracht en een klapper, die weer naar de index verwees. Hoe geschikt dit stelsel ook moge zijn voor de controle van interdepartementale correspondentie over concrete gevallen (personen of plaatsen), het bleek niet te werken, wanneer de administratie veelvuldig oudere bescheiden wilde raadplegen voor soortgelijke handelingen, oude aken opnieuw in behandeling moesten komen of bepaalde werkzaamheden continu aan eenzelfde object moesten worden verricht. Wanneer de administratie een begeleidende functie had of wanneer veel rapportage plaats vond, verwaterde het registratuurstelsel al gauw tot een agendastelsel.
Sedert 1831 bestond bij de Afdeling Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen de praktijk om de stukken eenvoudig op datum van binnenkomst op te bergen. Snel terugzoeken van stukken om deze tijdelijk in één 'dossier' op een bureau te hebben, was hier niet mogelijk. Zolang echter nog niet op de vervaardiging van indices en klappers werd bezuinigd, bleef het systeem werkbaar. Bij besluit van de minister van Binnenlandse Zaken van 30 december 1873, nr. 168, 1e afdeling, werd echter 'om eenheid van inrigting en behandeling der Agenda's, Indexen en Klappers bij de onderscheidene afdelingen van dit departement te verkrijgen' een instructie vastgesteld, die per 1 januari 1874 in werking is getreden. In feite hield dit een vereenvoudiging van de notities op de indices en bijgevolg een verminderde toegankelijkheid van het chronologisch archief in. Zeven jaar later is dit besluit ingetrokken en vervangen door een nieuw besluit van 25 oktober 1880 1a.A, afdeling A.Z.C.
Mededelingen, overgenomen uit H.J. van Meerendonk, Inleiding op de inventaris van het archief van de Afdeling Kunsten en Wetenschappen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, 1 juli 1875-25 september 1918. (Manuscript, 's-Gravenhage, 1956). De originele stukken werden niet in het archief van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, Afdeling Algemene Zaken en Comptabiliteit, aangetroffen.
Het stelde een nieuwe agenda- en indexformule vast, maar spreekt in artikel 17 ook over de klassering en de bewaring der stukken. Blijkbaar wilde men iets doen aan het tijdrovende gesnuffel in dynamische en semistatische archieven. Men bepaalde:
  • dat stukken na afdoening van een zaak nog een jaar bij de afdelingen in portefeuille bewaard mochten worden.
  • dat de stukken na een jaar aan het archief moesten worden overgedragen, waar ze dan in de oorspronkelijke chronologische orde zouden worden geborgen.
De overdracht zou volgens dit voorschrift maandelijks moeten geschieden. Hierop ontbrak echter alle controle. Het gevolg was een ontregeling van het chronologische stelsel, omdat stukken betreffende slepende kwesties in steeds lijviger wordende dossiers op de bureaus bleven liggen. Hersortering op datum werd bovendien steeds onaantrekkelijker, omdat de mankracht daartoe ontbrak.
De Stuers werkte als beheerder van het ministerieel archief de afbraak van dit chronologische stelsel in de hand. Voor de uitvoering van zijn eigen beleid had hij documentatie nodig en reeds voor 1880 overhandigde hij zijn archiefambtenaar stapeltjes stukken met verschillende beschikkingen in een- omslag met het opschrift 'bijeen houden'
Zoals bijvoorbeeld het geval is met het dossier, beschreven in inventarisnummer 3486. Als karakteristiek voor het werk van De Stuers als 'registrator' diepe nog het volgende archivistische curiosum. In het archief van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, Afdeling Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen, exh. 10 december 1873, nr. 198, dat handelt over rekesten van verschillende lieden om herstel van de St. Jan in 's Hertogenbosch, bevindt zich een informele brief van De Stuers aan minister Geertsema over het slopen van twee stadspoorten in Woerden, met als bijlage een artikel over de St. Jan. Dit stuk moet later in het exhibitum zijn gevoegd. De Stuers schreef in de marge met potlood: 'Dit is de 1e brief geloof ik dien ik aan de Minister over kunst schreef, tenzij die tot aankoop van de model van het graf van Tromp voorafgegaan zij.'
! Zelf streefde hij een ordening van zijn correspondentie op onderwerp na: hij sloot in zijn minuten informele nota's en aantekeningen die aan oude stukken refereerden. Herhaaldelijk liet hij zijn ambtenaren oude stukken lichten die hij in zijn portefeuille stopte en van een lijst voorzag. Al deze stukken verwerkte hij dusdanig om tot bureaudossiers dat reconstructie van de chronologische ordening onmogelijk was. Tussen geregistreerde correspondentie werden informele memoranda gelegd. Karakteristiek werden de marginale commentaren van De Stuers op de stukken: nu eens dijden zij uit tot bladzijden lange polemieken met Hubrecht over allerlei formele kwesties dan weer gebruikte De Stuers zijn vaardige tekenpen om zijn gevoelens te uiten. Het waren alle uitspattingen waarvoor het oorspronkelijke registratuurplan geen ruimte bood.
Zo ontstonden er nieuwe structuren. De Stuers ordende zijn monumentendossiers alfabetisch op plaatsnaam en voegde daarbij ook de informele nota's die hij van de architect Mulder ontving. Zo komt het, dat verschillende 'monumentendossiers' ongedateerde, want ongeregistreerde stukken bevatten, die door De Stuers als werkdocumentatie waren opgeslagen. Op die manier ontstond er allengs een dubbele archiefordening.
Naast de qua omvang steeds onbeduidender wordende chronologische serie groeide een soort rubriekenstelsel dat ongeveer samenviel met de taak van de Afdeling Kunsten en Wetenschappen; slechts wat daarbuiten viel of niet door de administratie nodig werd geacht, mocht in de chronologische serie worden opgeborgen. De toegankelijkheid van het archief werd dus bepaald door het subjectieve ordeningscriterium van de archiefvormende ambtenaren. Dit 'rubriekenstelsel in praktijkordening'
Terminologie, die sedert het verschijnen van er. A.E.M. Ribberink, Registratuur en Rijksadministratie in de 19e eeuw, (Den Haag, 1970) in zwang is geraakt.
werd door het gehele ministerie van Binnenlandse Zaken toegepast, waarbij de chronologische series schuil gingen achter termen als 'algemeen' of 'varia'. Tot aan de invoering van de voorschriften gegeven bij het Koninklijk Besluit van 20 oktober 1950, Stbl. K.425, waarin de behandeling van post- en archiefzaken door de rijksadministratie werd geregeld, werd deze geïmproviseerde en ongecontroleerde systematiek gehandhaafd.
Binnen de rubrieken plachten de ambtenaren hun stukken 'chronologisch in volgorde van afdoening' te ordenen, maar ook dit was voor subjectieve interpretatie vatbaar. Het gevolg was dat bijvoorbeeld een stuk betreffende een aanhangig gemaakte subsidie-aanvrage eerst tien of twaalf jaar later geborgen werd, omdat men eerst dan het 'subsidie-dossier' bij de herhaling van de beschikking niet meer nodig had.
Onafhankelijk van deze praktijkordening werden de agenda's bijgewerkt, waarop klappers en indices werden gemaakt. Deze laatste toegangen verwezen echter niet naar de op de bureaus gevormde rubrieken en konden dus niet de exacte vindplaats van de stukken aangeven. De indices verschraalden allengs tot een systematische trefwoordenlijst op de agenda. Deze kon weer dienen als een zelfstandige bron van informatie over handelingen die de afdeling op een bepaald tijdstip had verricht.